Ochrona danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy – zmiany od 4.05.2019

Zmiany wprowadziła ustawa z 21.02.2019 o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych [tzw. RODO – przyp. red.] oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DzU poz. 730). Nowelizuje ona ponad 100 ustaw, w tym Kp oraz ustawy o zfśs i rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

O co wolno pytać kandydata

Od 4.05.2019 od osoby starającej się o pracę nie można już żądać podania imion rodziców, a o informacje nt. kwalifikacji zawodowych, wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia można pytać jedynie, o ile są niezbędne na danym stanowisku. Kandydat nie musi też ujawniać miejsca zamieszkania – podaje wybrane przez siebie dane kontaktowe (np. miejsce zamieszkania lub pobytu, numer telefonu, adres e-mail, skrytkę pocztową). Ma obowiązek podać imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia oraz inne dane niezbędne do realizacji uprawnienia lub wykonania obowiązku, np. w sferze budżetowej zaświadczenie o niekaralności, stosunek do służby wojskowej, obywatelstwo (modyfikacja art. 22 Kp).

Swoje dane ujawnia w oświadczeniu, które można zatytułować jako kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie – mimo że rozporządzenie z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp) nie zawiera już pomocniczego wzoru takiego kwestionariusza.

Więcej informacji przy podpisaniu angażu

Od pracownika można wymagać podania miejsca zamieszkania, innych danych osobowych niezbędnych do realizacji uprawnienia lub wypełniania obowiązku (np. informacji o religii od pracownika innego wyznania niż katolicyzm, który chce skorzystać z wolnego w dniu swojego święta) oraz numeru PESEL, a w razie jego braku – rodzaju i numeru innego dokumentu potwierdzającego tożsamość (zmiana art. 22 Kp). Ponadto, tak jak dotychczas, pracownik podaje:

• numer rachunku płatniczego, jeśli nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• inne dane osobowe – swoje, dzieci i innych członków najbliższej rodziny – gdy jest to konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• dane o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o posadę.

Ww. informacje zatrudniony ujawnia w oświadczeniu, które nadal może być nazywane kwestionariuszem osobowym dla pracownika (choć rdp nie określa już jego wzoru).

Dane podawane dobrowolnie

Od 4.05.2019 inne dane osobowe (z wyjątkiem tzw. danych wrażliwych) pracownik i kandydat do pracy przekazują zatrudniającemu wyłącznie dobrowolnie za swoją zgodą, która może być wyrażona zarówno z inicjatywy własnej, jak i pracodawcy. Ten ostatni może zatem sugerować osobie starającej się o zatrudnienie, by w kwestionariuszu wpisała też szersze informacje o wykształceniu, kwalifikacjach i doświadczeniu niż wymagane na obsadzanym stanowisku.

Wrażliwe dane osobowe (pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne i biometryczne, nt. zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej) pracownik i kandydat do pracy podają fakultatywnie – za swoją zgodą i to wyrażoną wyłącznie z własnej inicjatywy. Sugestie pracodawcy co do udostępnienia danych wrażliwych są zatem generalnie zakazane.

Brak zgody pracownika lub kandydata do pracy na dobrowolne przekazanie danych zwykłych lub wrażliwych czy jej wycofanie nie mogą spowodować jego niekorzystnego traktowania ani żadnych negatywnych konsekwencji, zwłaszcza odmowy zatrudnienia. Dostęp do wrażliwych danych pracowników i kandydatów mogą mieć tylko osoby pisemnie upoważnione do ich przetwarzania, które są zobowiązane zachować je w tajemnicy. Upoważnienie do przetwarzania wrażliwych danych można umieścić w części B teczki personalnej uprawnionego pracownika (nowe art. 22a i 22b Kp).

Wyjątkiem na tle danych wrażliwych są dane biometryczne pracownika – ich udostępnienia pracodawca może się domagać ze względu na konieczność kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić go na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających wzmożonego nadzoru.

Profilaktyka zdrowotna pracowników

Nowelizacja wprowadziła również zmiany redakcyjne do art. 229 Kp, odnoszącego się do wstępnych badań lekarskich. Usunęła lukę, pozwalając pracodawcom żądać – od osoby przyjmowanej do pracy w ciągu 30 dni od rozwiązania bądź wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy lub pozostającej równocześnie w innym stosunku pracy – aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy oraz poprzedzającego go skierowania na badania lekarskie.

Chodzi o kandydatów do pracy, w przypadku których podmiot rekrutujący uważa, że nie musi ich kierować na wstępne badania lekarskie. Gdy stwierdzi, że warunki pracy opisane w skierowaniu z poprzedniego miejsca pracy nie odpowiadają oferowanym na stanowisku, zwraca zainteresowanemu wskazane skierowania i orzeczenia (w przeciwnym razie je przechowuje, podobnie jak inne skierowania i orzeczenia wystawione w związku ze wstępnymi, okresowymi i kontrolnymi badaniami lekarskimi).

Informacje o niepełnosprawności

W celach określonych w ustawie z 27.08.1997 o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (DzU z 2018 poz. 511) pracodawca ma prawo przetwarzać dane osobowe, w tym o stanie zdrowia m.in. niepełnosprawnych pracowników, byłych pracowników pozostających bez zajęcia, osób uczestniczących w rekrutacji i chałupników. Daje to pracodawcy podstawę prawną do wymagania ujawnienia niepełnosprawności na potrzeby realizacji uprawnień niepełnosprawnych pracowników, np. dodatkowego urlopu wypoczynkowego, krótszej dobowej normy czasu pracy czy zwolnień od pracy.

Przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających stan zdrowia jest jednak w tym przypadku dobrowolne.

Pracodawca przechowuje dane o niepełnosprawności wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne i w zakresie koniecznym do realizacji celów ich przetwarzania oraz dokonuje przeglądu ich przydatności nie rzadziej niż co 5 lat (nowy art. 2b ww. ustawy).

Pozyskiwanie danych socjalnych

Zmieniona ustawa o zfśs określa wreszcie sposób pozyskiwania przez pracodawcę, od osób ubiegających się o świadczenia socjalne, informacji potrzebnych do ustalenia uprawnienia i wysokości świadczenia.

Zainteresowany składa oświadczenie, ujawniając dane osobowe niezbędne do przyznania świadczenia z zfśs; a jakie konkretnie – trzeba dokładnie określić w regulaminie funduszu. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania ww. danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Udokumentowanie polega w szczególności na złożeniu oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Kwestie potwierdzania deklarowanych danych socjalnych również należy określić w regulaminie.

Do przetwarzania wrażliwych danych dotyczących zdrowia pracodawca może dopuścić tylko osoby pisemnie do tego upoważnione, które mają obowiązek zachowania tych danych w tajemnicy.

Dane osobowe podawane w celu uzyskania pomocy z zfśs pracodawca przechowuje nie dłużej, niż jest to niezbędne do przyznania ulgowej usługi, świadczenia czy dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres dochodzenia do nich praw lub roszczeń (eksperci przyjmują, że można je przechowywać do upływu okresu przedawnienia składek ZUS i podatków).

Pracodawca dokonuje przeglądu danych udostępnianych na potrzeby uzyskania pomocy z zfśs co najmniej raz w roku, w celu ustalenia konieczności ich dalszego przechowywania. W wyniku wskazanego przeglądu usuwa dane, które okażą się zbędne do tego celu.

Monitoring wizyjny

Dotychczas do wprowadzenia monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej (zoz) i sanitarnych wystarczyło uzasadnienie go koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji bądź zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę – pod warunkiem, że nie naruszało to godności i innych dóbr osobistych pracowników oraz zasady niezależności związków zawodowych.

Od 4.05.2019 pracodawca nie może w ogóle stosować monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach udostępnianych zoz. Jeśli dotąd go stosował, musi tego zaprzestać w ciągu 14 dni, czyli do 18.05.2019, informując o tym niezwłocznie zoz.

Monitoring wizyjny pomieszczeń sanitarnych wymaga obecnie dodatkowo akceptacji zoz albo w razie jej braku – przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym w zakładzie pracy. Pracodawca, który 4.05.2019 stosował monitoring wizyjny w pokojach sanitarnych, ma obowiązek zdobyć zgodę zoz albo przedstawicieli pracowników w ciągu 30 dni od wejścia w życie nowych przepisów, czyli do 3.06.2019. W ciągu 3 dni od uzyskania odmowy albo bezskutecznego upływu wskazanego terminu zaprzestaje monitoringu, o czym niezwłocznie zawiadamia zoz bądź reprezentację zatrudnionych (zmiana art. 22 Kp).