Obowiązki pracodawcy wobec zatrudnionych przy monitorach ekranowych

Wymagane średnio 4 godz. pracy dziennie przy monitorze

Rozporządzenie – jak dotychczas – obejmuje każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującego w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, których nazywa pracownikami (§ 2 pkt 4).

Większość ekspertów przyjmuje, że zwrot „przez przynajmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy” odnosi się do pełnego etatu w rozumieniu art. 129 Kp, zgodnie z którym czas pracy nie może przekraczać 8 godz. na dobę. W konsekwencji rozporządzenie dotyczy zatrudnionych korzystających podczas pracy z monitora ekranowego przez co najmniej 4 godz. dziennie (lub nawet odpowiednio mniej, jeśli chodzi o pracownika objętego skróconą dobową normą czasu pracy) i to niezależnie od rozmiaru ich zatrudnienia (pełny lub niepełny etat) oraz od tego, czy pracują w podstawowym systemie czasu pracy, czy np. równoważnym, pozwalającym na wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy.

Nie wymaga się przy tym, by warunek ten spełniali regularnie, codziennie. Jak czytamy np. w wyroku WSA w Olsztynie z 10.10.2006 r. (II SA/Ol 535/06), nie jest istotna okoliczność, iż przekroczenie połowy dobowego wymiaru czasu pracy przy komputerze nie ma miejsca każdego dnia. Przyjęcie interpretacji, iż (…) § 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe wymaga, aby pracownik codziennie pracował więcej niż połowę dobowego wymiaru czasu pracy, prowadziłby do obejścia prawa.

To, czy jest spełniona przesłanka wykonywania pracy przy komputerze przeciętnie 4 godz. dziennie, ocenia samodzielnie pracodawca, kierując się zakresem i rodzajem obowiązków pracownika.

Unowocześnienie definicji stanowiska pracy

Od 17.11.2023 r. przez to pojęcie rozumie się przestrzeń pracy wraz z:

• wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
• krzesłem i stołem,
• opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Definicja stanowiska pracy została unowocześniona i zaktualizowana, zwłaszcza przez wyeliminowanie z niej przestarzałych urządzeń (dyskietka, trackball), których już się nie używa.

Zgodnie z dotychczasowym § 3 rozporządzenia, zawierającym katalog urządzeń nieobjętych jego zakresem, nie miało ono zastosowania m.in. do „systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy”. Po zmianie wyłączone z zakresu rozporządzenia zostały „systemy przenośne nieprzeznaczone do użytkowania co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy” (zmiana § 3 pkt 4 rozporządzenia). Systemy przenośne przeznaczone do użytkowania co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (a z tych korzystają zwykle pracownicy zdalni) znajdą się zatem od 17.11.2023 r. w zakresie regulacji rozporządzenia.

Od 17.11.2023 r. pracownicy korzystający z ww. systemów przenośnych (np. posługujący się laptopami) powinni być wyposażeni w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, a także w dodatkową klawiaturę i mysz.

Okulary albo soczewki

Ze znowelizowanego rozporządzenia wyraźnie wynika, że pracodawca może zapewnić uprawnionemu pracownikowi okulary profilaktyczne albo szkła korekcyjne (zmiana § 8 ust. 2). Wcześniej przepisy nie wspominały o soczewkach, ale taką możliwość potwierdzały interpretacje fiskusa (który odpowiadał na pytania pracodawców, czy mogą zaliczyć wydatki na ich zakup/refundację do kosztów podatkowych). Po zmianie pracodawca ma obowiązek zagwarantować okulary profilaktyczne albo szkła kontaktowe, gdy łącznie zostaną spełnione poniższe warunki:

• pracownik, praktykant lub stażysta użytkuje w czasie pracy monitor ekranowy średnio przez 4 godz. dziennie (lub mniej, jeśli chodzi o pracownika objętego skróconą normą czasu pracy),
• zaleca je lekarz w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej na podstawie wyników badań okulistycznych, które wykazują potrzebę stosowania takich okularów lub szkieł podczas obsługi monitora ekranowego.

Pracodawca sam decyduje, jak zrealizować ten obowiązek: sam nabędzie okulary/soczewki czy też je pracownikowi zrefunduje (zwykle praktykowane jest to drugie rozwiązanie). Wybór między okularami a soczewkami należy pozostawić lekarzowi, który powinien zalecić rozwiązanie korzystniejsze dla pracownika.

MRiPS w interpretacji z 13.04.2023 r. uznał, że pracownicy zdalni nie mają prawa do opisanej refundacji, ponieważ – w jego opinii – definicja stanowiska pracy z rozporządzenia nie jest tożsama z pojęciem stanowiska pracy zdalnej. Resort zapowiedział jednocześnie w tym piśmie podjęcie kroków w celu rozwiązania tego problemu. Jednak w omawianej nowelizacji nie ma zmian, które wprost odnosiłyby się do pracownika zdalnego.

Moim zdaniem rozporządzenie obejmowało i obejmuje pracowników zdalnych i w konsekwencji przysługuje im uprawnienie do zapewnienia im w pracy albo okularów profilaktycznych, albo soczewek – o ile spełniają określone w rozporządzeniu warunki.

Uprawnienia zleceniobiorców

Istnieją wątpliwości, czy rozporządzenie dotyczy zleceniobiorców. Jednak w świetle art. 304 Kp pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy określone w art. 207 § 2 Kp osobom wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub na innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Wydaje się zatem, że jeśli zleceniobiorca spełnia łącznie poniższe warunki:

• wykonuje pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wskazanym przez zleceniodawcę,
• użytkuje monitor ekranowy średnio przez 4 godz. dziennie,
• noszenie okularów (soczewek) zalecił mu lekarz w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej na podstawie wyników badań okulistycznych,

to zleceniodawca musi mu je zagwarantować.

Monitory ekranowe z nowymi wymaganiami ergonomicznymi

Sama definicja monitora ekranowego pozostała bez zmian – nadal jest to urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu. Jednak po zmianach monitor ekranowy powinien spełniać następujące warunki:

• znaki na ekranie powinny być wyraźne i czytelne,
• obraz na ekranie powinien być stabilny, bez migotania lub innych form niestabilności,
• jaskrawość i kontrast znaku na ekranie powinny być łatwe do regulowania w zależności od warunków oświetlenia stanowiska pracy,
• regulacje ustawienia monitora powinny umożliwiać pochylenie ekranu,
• ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie powinno wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi oraz powinno ograniczać olśnienie i odbicia światła,
• jego górna krawędź powinna się znajdować na wysokości oczu pracownika.

Główna zmiana polega na tym, że monitory ekranowe nie muszą już mieć tak szerokiej regulacji w zakresie pochylania do przodu i do tytułu oraz obrotu wokół własnej osi w obu kierunkach.

Pół roku na wdrożenie

W świetle przepisu przejściowego nowelizacji (§ 2) pracodawcy mają 6 mies. od czasu wejścia nowelizacji w życie na dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe do nowych lub zmienionych minimalnych wymagań bhp i ergonomicznych. Termin ten upłynie 17.05.2024 r.