Obowiązki pracodawców wobec osób powołanych na ćwiczenia wojskowe

Rozporządzenie RM z 11.02.2015 w sprawie wprowadzenia obowiązkowych ćwiczeń wojskowych (DzU poz. 321) przewiduje obowiązkowe ćwiczenia wojskowe (teoretyczne i praktyczne), które w 2017 mają objąć ok. 40 tys. żołnierzy rezerwy i osób przeniesionych do rezerwy niebędących żołnierzami rezerwy.

Ćwiczenia te dzielą się na:

• 1-dniowe – do 24 godzin,
• krótkotrwałe – od 2 do 30 dni kalendarzowych,
• długotrwałe – od 31 do 90 dni,
• rotacyjne – łącznie do 30 dni w roku, z przerwami w określonych dniach.

Powołania dokonuje wojskowy komendant uzupełnień właściwy dla miejsca pobytu stałego osoby wzywanej bądź miejsca pobytu czasowego ponad 3 miesiące, a w trybie natychmiastowym – Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego.

Karta powołania, określająca m.in. termin ćwiczeń oraz datę stawienia się, doręczana jest najpóźniej na 14 dni przed tą datą, z wyjątkiem wezwania w trybie natychmiastowym (rozporządzenie MON z 15.06.2015 w sprawie ćwiczeń wojskowych, DzU poz. 950). Ćwiczenia odbywają się zwykle w jednostce wojskowej, a „poborowi” są kwaterowani w koszarach i otrzymują umundurowanie.

Rekompensata pomniejszana o żołd

Pracownik dostał powołanie na ćwiczenia wojskowe. Wnosi o zaświadczenie o utraconym zarobku i pyta, jaki ekwiwalent mu przysługuje.

Jak obliczać ten utracony zarobek?

Za czas trwania ćwiczeń wojskowych wezwany pracownik otrzymuje uposażenie od wojska. Ma również prawo do rekompensaty utraconego z tego powodu wynagrodzenia – tzw. świadczenia pieniężnego, jeśli owo utracone wynagrodzenie jest wyższe od uzyskanego uposażenia. Stawkę dzienną utraconego zarobku podaje w zaświadczeniu pracodawca, a oblicza ją, dzieląc średnie miesięczne wynagrodzenie zatrudnionego (ustalone jak podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop) przez 21.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacania pracownikowi wynagrodzenia za czas ćwiczeń wojskowych. Tego rodzaju zwolnienia od pracy są nieodpłatne (§ 16 ust. 2 rozporządzenia MPiPS z 15.05.1996 w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, DzU z 2014 poz. 1632 ze zm., dalej run). Na wniosek pracownika pracodawca wydaje mu zatem zaświadczenie o utraconym zarobku w celu uzyskania odpowiedniej rekompensaty od wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie za ten czas, jeśli wynika to np. z regulaminu płacowego albo dobrowolnie, gdy tak zdecyduje. Jednak wtedy nie wystawia już zaświadczenia o utraconym zarobku, gdyż staje się ono bezprzedmiotowe.

Co do zasady za każdy dzień ćwiczeń wojskowych rezerwistom przysługuje od wojska uposażenie zasadnicze (art. 31 ustawy z 17.12.1974 o uposażeniu żołnierzy niezawodowych, DzU z 2016 poz. 616 ze zm. oraz rozporządzenie MON z 13.01.2017 w sprawie stawek uposażenia żołnierzy niezawodowych oraz dodatków do uposażenia zasadniczego żołnierzy niezawodowych, DzU poz. 171). Dzienne uposażenie zasadnicze stanowi odpowiedni procent najniższego uposażenia zasadniczego żołnierza zawodowego (obecnie 3200 zł, co wynika z rozporządzenia MON z 28.12.2016, DzU poz. 2278). Od 1.01.2017 dzienne uposażenie wynosi przykładowo dla:

• podporucznika – 134,40 zł (3200 × 4,20%),
• sierżanta – 110,40 zł (3200 zł × 3,45%),
• szeregowego – 91,20 zł (3200 zł × 2,85%).

Pracownikowi wezwanemu na ćwiczenia wojskowe (z wyłączeniem ćwiczeń trwających do 24 godzin odbywających się w czasie lub dniu wolnym od pracy) należy się ponadto od wojska pieniężna rekompensata utraconego z tej przyczyny wynagrodzenia, tzw. świadczenie pieniężne (art. 119a ustawy z 21.11.1967 o powszechnym obowiązku obrony RP, DzU z 2016 poz. 1534 ze zm., dalej upoo). Ustala się je w kwotowych stawkach dziennych i mnoży przez liczbę dni szkolenia, które stwierdza dowódca jednostki w rozkazie dziennym oraz w zaświadczeniu o odbyciu przez żołnierza ćwiczeń wojskowych. Podaje tam również kwotę uposażenia wypłaconego z racji ćwiczeń.

Stawka dzienna świadczenia pieniężnego to zasadniczo 1/21 miesięcznego wynagrodzenia, wykazana przez pracodawcę w tzw. zaświadczeniu o utraconym zarobku, które należy wydać w ciągu 7 dni od złożenia wniosku przez pracownika (rozporządzenie RM z 25.08.2015 w sprawie sposobu ustalania i trybu wypłacania świadczenia pieniężnego żołnierzom rezerwy oraz osobom przeniesionym do rezerwy niebędącym żołnierzami rezerwy, DzU poz. 1520, dalej rśwp).

Przepisy nie precyzują, jak dokładnie obliczać miesięczne wynagrodzenie zatrudnionego. Należy zatem brać pod uwagę wynagrodzenie ustalone jak podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, do której przyjmuje się składniki:

• w stałej stawce miesięcznej – w pełnej kwocie miesięcznej należnej wg umowy o pracę w miesiącu wystąpienia szkolenia,
• zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc – w średniej kwocie wypłaconej pracownikowi podczas 3 miesięcy poprzedzających miesiąc odbycia szkolenia,
• za okresy dłuższe niż miesiąc – w średniej kwocie wypłaconej podczas 12 miesięcy poprzedzających miesiąc odbycia szkolenia.

Tak określoną podstawę wymiaru utraconego zarobku należy podzielić przez 21. Uzyskaną w ten sposób stawkę dzienną utraconego zarobku pracodawca wykazuje w zaświadczeniu.

Następnie pracownik składa, w ciągu 3 miesięcy od zakończenia ćwiczeń, wniosek o ustalenie i wypłatę świadczenia pieniężnego – do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego dla miejsca pobytu stałego bądź czasowego ponad 3 miesiące, załączając zaświadczenie o odbyciu ćwiczeń wystawione przez dowódcę jednostki oraz zaświadczenie o utraconym zarobku wydane przez pracodawcę (§ 12 rśwp). Wskazane organy ustalają kwotę świadczenia pieniężnego, pamiętając o następujących ograniczeniach:

• Dzienna stawka świadczenia pieniężnego nie może przekroczyć 1/21 2,5-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw obowiązującego w okresie poprzedzającym termin powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych, którego wysokość ogłasza prezes GUS (art. 119a upoo). Jeśli więc pracownik dostał powołanie w lutym 2017, uwzględnia się przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw w styczniu 2017 (4277,32 zł); 250% tej kwoty to 10 693,30 zł; maksymalna stawka dzienna świadczenia pieniężnego wyniesie: 10 693,30 zł : 20,83 = 509,20 zł.

Jeśli dzienna stawka utraconego zarobku wykazana w zaświadczeniu pracodawcy jest wyższa od maksymalnej stawki dziennej świadczenia pieniężnego, ogranicza się ją do maksymalnej stawki dziennej. W przeciwnym razie przysługuje dzienna stawka utraconego zarobku (§ 8 ust. 4 rśwp). Ustaloną dzienną stawkę organ mnoży potem przez liczbę dni ćwiczeń wykazaną w zaświadczeniu dowódcy jednostki o odbytych ćwiczeniach.

• Od ustalonego w ww. sposób świadczenia pieniężnego organ odlicza uposażenie wypłacone pracownikowi za czas ćwiczeń wojskowych w wysokości wynikającej z zaświadczenia dowódcy jednostki.

Organ wypłaca świadczenie pieniężne niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku.

Świadczenie pieniężne stanowi rekompensatę części kosztów poniesionych z tytułu:

• zatrudnienia na umowę o pracę na czas określony osoby w zastępstwie,
• powierzenia czynności wykonywanych przez osobę powołaną pracownikowi zatrudnionemu już w danej firmie (art. 134a upoo).

Nie obejmuje ono jednak kwot wynagrodzenia wypłaconego tym zastępcom. Świadczenie pieniężne ma zrekompensować wydatki na:

• przeszkolenie nowego pracownika lub pracownika, któremu dodano nowe zadania,
• odbycie przez tych pracowników szkoleń bhp,
• przydzielenie im odzieży i obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej, jeśli wynika to z przepisów prawa i warunków zatrudnienia,
• opłaty za przeprowadzenie badań lekarskich lub psychologicznych przed objęciem nowego stanowiska lub dodatkowych czynności, a gdy przewidują to przepisy – także po zwolnieniu z tego stanowiska,
• ubezpieczenie związane ze specyfiką wykonywanego zawodu,
• rekrutację nowego pracownika.

Wymienione koszty pracodawca oblicza za czas trwania ćwiczeń żołnierza rezerwy z przydziałem kryzysowym, jednak stawka dzienna tak obliczonego świadczenia pieniężnego nie może przekroczyć 1/21 2,5-krotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w sektorze przedsiębiorstw, obowiązującego w okresie poprzedzającym miesiąc powołania. Dla przykładu: zakładając doręczenie karty powołania w lutym 2017, maksymalna stawka dzienna świadczenia pieniężnego wynosi 509,20 zł (przeciętne wynagrodzenie miesięczne w sektorze przedsiębiorstw w styczniu 2017 – 4277,32 zł × 250% : 21).

Wniosek o świadczenie pieniężne stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia MON z 27.05.2015 w sprawie świadczenia pieniężnego przysługującego pracodawcom zatrudniającym żołnierzy rezerwy posiadających nadany przydział kryzysowy za okres odbywania przez żołnierzy ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej (DzU poz. 842). Zakład pracy podaje w nim m.in. rodzaj czynnej służby wojskowej (tu ćwiczenia wojskowe), okres, za który naliczono koszty, poszczególne wydatki do zrefundowania, łączne koszty do zrefundowania oraz ich wysokość przypadającą na 1 dzień ćwiczeń wojskowych.

Wniosek składa się do wojewódzkiego szefa sztabu wojskowego właściwego dla siedziby pracodawcy w ciągu 90 dni od zakończenia ćwiczeń w formie pisemnej opatrzonej imienną pieczęcią i podpisem pracodawcy, kierownika właściwej jednostki organizacyjnej pracodawcy lub innej osoby przez nich upoważnionej albo w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Potem następuje sprawdzenie wniosku i limitu świadczenia i jego zatwierdzenie. Świadczenie pieniężne wypłaca jednorazowo dowódca jednostki właściwy ds. finansowych w formie bezgotówkowej bądź na rachunek bankowy wskazany przez pracodawcę, a wyjątkowo – przekazem pocztowym na adres wskazany przez pracodawcę.

Jeśli żołnierz rezerwy jest zatrudniony u kilku pracodawców, świadczenie pieniężne należy się każdemu z nich proporcjonalnie do poniesionych kosztów, z uwzględnieniem górnego limitu dziennego świadczenia (1/21 2,5-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw obowiązującego w miesiącu poprzedzającym miesiąc powołania na ćwiczenia).

Świadczenie pieniężne nie przysługuje pracodawcy za czas ćwiczeń wojskowych pracownika niebędącego żołnierzem rezerwy z nadanym przydziałem kryzysowym.