Obowiązki płatnika w związku z dofinansowaniem z zfśs wypoczynku dziecka pracownika

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 78 updof wolne od podatku dochodowego są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:

• z funduszu socjalnego, zfśs oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,
• z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2000 zł.

Zatem dopłaty do wypoczynku podlegają zwolnieniu od PIT, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

• wypoczynek jest zorganizowany,
• organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,
• forma wypoczynku nie odbiega charakterem od wymienionych form wypoczynku, takich jak wczasy, kolonie, obozy lub zimowiska, przy czym może to być również wypoczynek połączony z nauką, pobyt na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych, leczniczo-opiekuńczych,
• dopłata dotyczy dzieci i młodzieży uczestniczących w wypoczynku, które nie ukończyły 18. roku życia.

Wskazanie przez ustawodawcę form wypoczynku oznacza, że nie każda dopłata może korzystać ze zwolnienia, lecz tylko ta, która jest związana z wypoczynkiem zorganizowanym. Intencją ustawodawcy jest bowiem wyłączenie dopłat do niezorganizowanych form wypoczynku, takich jak np. wczasy „pod gruszą”. Wypoczynek zorganizowany, wykupiony w biurze podróży, obejmujący pobyt pracownika oraz pobyt jego dziecka (pod opieką rodzica), którym organizator zapewnia dojazd, nocleg, wyżywienie, ubezpieczenie, opiekę rezydenta i miejscowych pilotów oraz program, w istocie stanowi formę wypoczynku.

Aby zwolnienie miało zastosowanie, wypoczynek powinien być zorganizowany przez podmiot, który ma formalno-prawne umocowanie do wykonywania czynności związanych z organizowaniem wypoczynku, określone w dokumentach stanowiących podstawę jego funkcjonowania. Istotne jest zatem, żeby prowadził działalność w tym zakresie lub też statutowo zajmował się tego typu działalnością.

Podmiotami prowadzącymi działalność w zakresie wypoczynku są podmioty świadczące usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, np. biura turystyczne czy inne podmioty prowadzące działalność w formie domów wczasowych, pensjonatów, gospodarstw agroturystycznych. Natomiast podmiotami, które zajmują się statutowo tego rodzaju działalnością, są m.in. kościoły, stowarzyszenia, organizacje charytatywne, fundacje.

Jeżeli zatem wypoczynek organizuje podmiot świadczący usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności, w tym biuro podróży, to dofinansowanie tego rodzaju wypoczynku dziecka do ukończenia 18. roku życia (nawet wówczas, gdy w jego trakcie dziecko co do zasady znajduje się pod opieką rodziców) korzysta z ww. zwolnienia od PIT.

Skoro ustawodawca wskazał, że zwolnienie dotyczy dopłat do wypoczynku zorganizowanego i nie wprowadził przy tym żadnych ograniczeń, to należy uznać, że jego intencją było objęcie zwolnieniem dopłat także do wypoczynku, na który dziecko wyjeżdża wraz z rodzicami.

Dla zastosowania zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a updof wypoczynek dziecka pod opieką rodzica nie musi być zorganizowany zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z 30.03.2016 w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży (DzU poz. 452). Nie jest także konieczne dodatkowe potwierdzenie, że podmiot prowadzi działalność w zakresie organizacji wypoczynku dla dzieci i młodzieży do 18 lat w formie oświadczenia organizatora, wyciągu ze statutu organizatora lub zaświadczenia zgłoszenia wypoczynku dzieci i młodzieży kuratorowi oświaty, jeśli wypoczynek takiemu zgłoszeniu podlega.

Zwolnienie ma zastosowanie zarówno w sytuacji, gdy pracownik wykupił wczasy bezpośrednio w ośrodku wypoczynkowym (u organizatora wypoczynku), jak i gdy wykupił je w biurze podróży. Zwolnieniem objęta jest jedynie ta część dofinansowania, która faktycznie została wydatkowana na wypoczynek niepełnoletniego dziecka.

Podsumowując: kwota dofinansowania z zfśs do wypoczynku wykupionego za pośrednictwem biura podróży, zorganizowanego przez podmiot prowadzący działalność w zakresie organizacji wypoczynku – na każde niepełnoletnie dziecko – objęta jest zwolnieniem przedmiotowym wynikającym z art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a updof. W konsekwencji na pracodawcy nie ciąży obowiązek poboru zaliczki na PIT od wartości tego świadczenia.

Updof nie zawiera szczególnych unormowań dotyczących dokumentowania poniesionych na ten cel wydatków. Ma tu więc zastosowanie ogólna reguła, według której dowodem może być wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem – np. dowody zapłaty, a więc rachunki lub faktury wystawione przez organizatora wypoczynku, przelewy bankowe, przekazy pocztowe, jak również dokumenty wpłaty w kasie podmiotu prowadzącego działalność w tym zakresie.

Z dowodu powinno jednoznacznie wynikać, kto jest organizatorem wypoczynku, jaka jest forma wypoczynku, kto i w jakim okresie z niego korzystał, jaka jest kwota poniesionego wydatku na wypoczynek każdego z uczestników, powinien na nim widnieć także podpis wystawcy tego dokumentu.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (zob. np. interpretacja KIS z 13.11.2019, 0113-KDIPT3.4011.405.2019.2.MH).