Obowiązek przeprowadzania okresowych szkoleń bhp pracowników biurowych

Przedsiębiorca ma obowiązek kierować pracowników na okresowe szkolenia bhp, bo jego przeważająca działalność należy do wysokiej grupy ryzyka. Nie ma on jednak kompetencji do samodzielnego pełnienia roli służby bhp, a w konsekwencji do osobistego przeprowadzania takich szkoleń.

Obowiązek szkoleniowy

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie ma wymaganych kwalifikacji lub umiejętności potrzebnych do jej wykonywania, a także bez dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp.

Stąd konieczne jest zapewnienie pracownikom przeszkolenia bhp – przed dopuszczeniem do pracy (wstępnego) oraz okresowego (art. 237 § 1 i 2 Kp).

Szkolenia okresowe dzielą się na instruktaże ogólny i stanowiskowy. Mają na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy oraz umiejętności w dziedzinie bhp, a także zaznajomienie uczestników z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi w tym zakresie. Do końca 2018 podlegały im:

• osoby będące pracodawcami oraz inne kierujące pracownikami, w szczególności kierownicy, mistrzowie i brygadziści,
• pracownicy służby bhp i inne osoby wykonujące zadania tej służby,
• pracownicy: zatrudnieni na stanowiskach robotniczych; inżynieryjno-techniczni (w tym projektanci, konstruktorzy maszyn i innych urządzeń technicznych, technolodzy i organizatorzy produkcji); administracyjno-biurowi i inni, których charakter pracy wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne albo z odpowiedzialnością w zakresie bhp (§ 15 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27.07.2004 w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, DzU nr 180 poz. 1860, dalej rozporządzenie szkoleniowe).

Zmiany od 1.01.2019

Od 1.01.2019 nie trzeba już kierować pracowników administracyjno-biurowych na okresowe szkolenia bhp. Dotyczy to jednak tylko zatrudnionych u tych pracodawców, których rodzaj przeważającej działalności – w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej – znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż 3. kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (zmieniony art. 237 § 2 Kp). Odpowiednie grupy działalności i kategorie ryzyka określa zał. do rozporządzenia MPiPS z 29.11.2002 w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy, DzU z 2016 poz. 1005, dalej rozporządzenie wypadkowe.

Pracodawca ma obowiązek organizować okresowe szkolenia dla ww. pracowników, jeśli jest to konieczne wg dokonanej oceny ryzyka zawodowego.

Opisane zwolnienie przestaje obowiązywać, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy zostanie zakwalifikowany do grupy działalności o wyższej niż 3. kategorii ryzyka wypadkowego – np. na skutek zmiany profilu działalności, zmiany przepisów rozporządzenia wypadkowego, w wyniku której wzrośnie kategoria ryzyka danej grupy działalności, czy gdy kolejna ocena ryzyka zawodowego wykaże konieczność przeszkolenia tej kategorii pracowników (zmieniony art. 237 § 2 i 2 Kp). Pracodawca ma wówczas 6 mies. na poddanie pracowników administracyjno-biurowych szkoleniom okresowym bhp.

Niestety, przedsiębiorca nie skorzysta ze zwolnienia z obowiązku szkoleń okresowych, ponieważ jego przeważająca działalność (produkcja mebli) została przypisana do 5. kategorii ryzyka (poz. 30 tabeli z zał. do rozporządzenia wypadkowego). Powinien zatem zapewniać szkolenia okresowe pracowników działów administracji, w formie kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego, nie rzadziej niż raz na 6 lat, przy czym pierwsze w ciągu 12 mies. od rozpoczęcia pracy na ich stanowiskach.

Szkolenie okresowe kończy się egzaminem przed komisją powołaną przez organizatora, a potwierdzeniem jego pozytywnego ukończenia jest zaświadczenie. Odpis zaświadczenia umieszcza się w części B akt osobowych (§ 15 ust. 2, § 16 i zał. nr 3 do rozporządzenia szkoleniowego, § 3 pkt 2 ppkt h rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, DzU poz. 2369).

Kto w służbie bhp

Zgodnie ze zmienionym art. 237 § 1 pkt 1 i 2 Kp zadania służby bhp mogą pełnić samodzielnie pracodawcy zatrudniający do 10 pracowników bez względu na kategorię ryzyka (jak do tej pory) oraz zatrudniający do 50 pracowników i zakwalifikowani do grupy działalności z kategorią ryzyka nie wyższą niż 3. (dotychczas prawo to mieli zatrudniający do 20 pracowników i z kategorią ryzyka nie wyższą niż 3). Warunkiem jest odbycie szkolenia w formie kursu lub seminarium, wg ramowego programu określonego w części III zał. nr 1 do rozporządzenia szkoleniowego.

Reasumując: kategoria ryzyka nadana przedsiębiorcy nie pozwala mu samodzielnie sprawować służby bhp. Jako podmiot zatrudniający do 100 pracowników, zadanie to ma obowiązek powierzyć pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy albo w razie braku kompetentnego pracownika – specjalistom spoza firmy. W obu przypadkach osoby, na które sceduje on zadania służby bhp, muszą spełniać niezbędne wymagania co do kwalifikacji (art. 237 § 1 i 2 Kp, § 4 ust. 2 i 5 rozporządzenia RM z 2.09.1997 w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy, DzU nr 109 poz. 704).

Pracodawca instruktorem

Odrębną kwestią jest, czy pracodawca, o którym mowa w pytaniu, ma prawo sam przeprowadzać szkolenia okresowe pracowników administracyjno-biurowych.

Szkopuł w tym, że przepisy prawa pracy (w szczególności rozporządzenie szkoleniowe) nie rozstrzygają tej kwestii. Precyzują jednak, że szkolenia wstępne pracowników ma prawo prowadzić ten pracodawca, który:

• sam wykonuje zadania służby bhp (dotyczy to instruktażu ogólnego),
• ma odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz został przeszkolony w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego (bez wymogu pełnienia roli służby bhp, § 10 ust. 2 i § 11 ust. 5 rozporządzenia szkoleniowego).

Biorąc pod uwagę cel szkolenia okresowego (aktualizacja i ugruntowanie wiedzy i umiejętności w dziedzinie bhp oraz zaznajomienie z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi w tym zakresie), eksperci uznają je niejako za kontynuację instruktażu ogólnego. Dlatego uważają, że szkolenia okresowe może przeprowadzać ten pracodawca, który ma uprawnienie do prowadzenia instruktażu ogólnego, a więc pełniący u siebie zadania służby bhp.

To z kolei wyklucza wskazanego pracodawcę z kręgu pracodawców, którzy mogą sami prowadzić szkolenia okresowe pracowników. Musi on zatem powierzyć to zadanie wykładowcom i instruktorom posiadających zasób wiedzy, doświadczenie zawodowe i przygotowanie dydaktyczne zapewniające właściwą realizację programów szkolenia (§ 5 pkt 3 rozporządzenia szkoleniowego).