Zamówienie-Koszyk
Dokończ - Edytuj - Anuluj

Droga Użytkowniczko, Drogi Użytkowniku, klikając AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU wyrazisz zgodę na to aby Rachunkowość Sp. z o.o. oraz Zaufani Partnerzy przetwarzali Twoje dane osobowe takie jak identyfikatory plików cookie, adresy IP, otwierane adresy url, dane geolokalizacyjne, informacje o urządzeniu z jakiego korzystasz. Informacje gromadzone będą w celu technicznego dostosowanie treści, badania zainteresowań tematami, dostosowania niektórych treści do lokalizacji z której jest odczytywana oraz wyświetlania reklam we własnym serwisie oraz w wykupionych przez nas przestrzeniach reklamowych w Internecie. Wyrażenie zgody jest dobrowolne.

Klikając w przycisk AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU wyrażasz zgodę na zapisanie i przechowywanie na Twoim urządzeniu plików cookie. W każdej chwili możesz skasować pliki cookie oraz ograniczyć możliwość zapisywania nowych za pomocą ustawień przeglądarki.

Wyrażając zgodę, pozwalasz nam na wyświetlanie spersonalizowanych treści m.in. indywidualne rabaty, informacje o wykupionych przez Ciebie usługach, pomiar reklam i treści.

AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....

Najem mieszkania w celu realizacji zlecenia – ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Aneta Szwęch

Przedsiębiorczyni świadczy usługi sprzątania obiektów. PIT rozlicza na podstawie pkpir. Niedawno otrzymała w innym mieście większe zlecenie, które wymaga zakwaterowania tam na kilkanaście dni (w tym weekend). Codzienny powrót do domu byłby męczący i nieopłacalny, tym bardziej że umowa z klientem zobowiązuje ją do przestrzegania określonych terminów i godzin świadczenia usług. Jednocześnie, ze względu na dość wysokie koszty usług hotelowych oraz ryzyko braku miejsc noclegowych (okres wakacyjny), zdecydowała się na czas wykonania zlecenia wynająć lokal mieszkalny.
Czy wydatki na najem tego lokalu można ująć w pkpir? Jak je udokumentować?

Opisane w pytaniu wydatki na najem mieszkania w celach firmowych należy oceniać na zasadach ogólnych. Aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, konieczne jest, by łącznie spełniał następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi być pokryty z jego zasobów majątkowych (nie stanowią kosztu podatkowego wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez inne osoby),
  • był definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  • pozostawał w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
  • został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie był zawarty w katalogu wydatków określonych w art. 23 ust. 1 updof, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Najem lokalu mieszkalnego jako koszt podatkowy

Wydatki na najem mieszkania w celu realizacji zlecenia mogą stanowić koszty podatkowe po spełnieniu ww. warunków. Nie znajdują się w katalogu określonym w art. 23 ust. 1 updof. Możliwość uznania wydatku za koszt podatkowy jest uzależniona od całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik – w momencie dokonywania wydatku – mógł i powinien przewidzieć, że przyczyni się on do osiągnięcia przychodów. Zasadniczo możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodów lub ich zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Ze względu na odległość między miejscem zamieszkania (prowadzenia działalności) a miejscem zlecenia, która wyklucza codzienny powrót do domu, w celu dotrzymania umówionych terminów i godzin świadczenia usług oraz sprawnej organizacji pracy i większej jej wydajności, podatniczka zdecydowała się na skorzystanie z usług noclegowych. Kierując się przy tym racjonalnością ekonomiczną, uznała, że najem mieszkania będzie tańszy niż zakwaterowanie w hotelu. W jej ocenie zarówno codzienny powrót do domu, jak i zakwaterowanie w hotelu okazały się rozwiązaniami nieracjonalnymi.

W tych okolicznościach należy uznać, że pomiędzy opisanymi wydatkami na najem a przychodami z działalności gospodarczej istnieje nie tylko związek przyczynowo-skutkowy, ale ich poniesienie jest również ekonomicznie i racjonalnie uzasadnione. Dlatego wydatki te – ze względu na poniesienie ich w celu osiągnięcia przychodów – stanowią koszy uzyskania przychodów.

Podobnie uznała KIS w interpretacji z 12.05.2021 (0112-KDIL2-2.4011.315.2021.1.MW), dotyczącej podatnika prowadzącego jednoosobową działalność polegającą na obsłudze technicznej nieruchomości komercyjnych, który w celach noclegowych, po zawarciu umowy na obsługę nieruchomości w innym mieście, wynajął lokal mieszkalny. KIS stwierdziła, że o ile powodem wynajęcia przez wnioskodawcę mieszkania w W. była konieczność świadczenia na rzecz kontrahenta usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, a miasto W. nie jest miejscem zamieszkania wnioskodawcy (centrum jego interesów osobistych i gospodarczych), to wydatki poniesione z tego tytułu, jako niemające charakteru wydatków osobistych, spełniające przesłanki określone w art. 22 ust. 1 updof, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Dokumentowanie kosztów najmu

Wydatek na najem lokalu mieszkalnego musi być również właściwie udokumentowany. Zasady prowadzenia pkpir, w tym warunki, jakie musi spełniać dokument będący podstawą do ujęcia wydatku w księdze, reguluje rozporządzenie pkpir. Zasadniczo dowodem potwierdzającym najem lokalu, ujmowanym w pkpir, powinna być faktura lub rachunek wystawione przez wynajmującego (§ 11 ust. 3 rozporządzenia). Jeśli jednak jest on osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, najemca nie będzie dysponował takimi dokumentami. Może przedstawić jedynie umowę najmu lokalu mieszkalnego oraz przelewy.

Podstawę do ujęcia w pkpir wydatków na czynsz stanowi wówczas dowód wewnętrzny, o którym mowa w § 13 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia pkpir, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat (np. umowa wskazująca wymiar czynszu). Dowód wewnętrzny powinien zawierać:

  • datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków,
  • przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,
  • w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

W opisanej sytuacji koszty najmu lokalu mieszkalnego mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie dowodu wewnętrznego, sporządzonego w oparciu o umowę najmu.

Warto dodać, że posiadane przez podatnika dowody nie powinny ograniczać się wyłącznie do faktur lub rachunków, wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania, lub samego dowodu wewnętrznego (jeśli wynajmujący jest osobą prywatną), które stwierdzają jedynie wysokość poniesionych wydatków z tytułu najmu. Podatnik powinien również posiadać dowody świadczące o wykonanych w ramach działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której wynajął mieszkanie. Takim dokumentem będzie przede wszystkim umowa o świadczenie usług sprzątania, których czas wykonywania pokrywa się z okresem najmu, co potwierdza nie tylko istnienie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, ale również uzasadnia ich racjonalność.

Dla celów dowodowych wraz z dowodem wewnętrznym wskazane jest zatem przechowywać dokumenty (umowy i przelewy) będące podstawą ustalenia kosztów dotyczących najmu mieszkania na cele firmowe.

Moment ujęcia kosztów najmu w pkpir

Datę ujęcia czynszu w pkpir wyznacza data sporządzenia dowodu wewnętrznego, np. może to być ostatni dzień okresu, którego czynsz dotyczy. Nie ma tu znaczenia data dokonania przelewu za czynsz, ponieważ potwierdzenie przelewu pełni jedynie rolę dowodu faktycznego poniesienia wydatku i można je dołączyć do sporządzonego dowodu wewnętrznego. Dowód wewnętrzny stanowiący podstawę do ujęcia kosztu najmu mieszkania należy zatem ująć w pkpir pod datą jego sporządzenia, w kolumnie 13 jako „pozostałe wydatki”.


LinkedIn

Spis treści artykułu
Spis treści: