Najem mieszkania w celu realizacji zlecenia – ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Najem lokalu mieszkalnego jako koszt podatkowy

Wydatki na najem mieszkania w celu realizacji zlecenia mogą stanowić koszty podatkowe po spełnieniu ww. warunków. Nie znajdują się w katalogu określonym w art. 23 ust. 1 updof. Możliwość uznania wydatku za koszt podatkowy jest uzależniona od całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik – w momencie dokonywania wydatku – mógł i powinien przewidzieć, że przyczyni się on do osiągnięcia przychodów. Zasadniczo możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodów lub ich zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Ze względu na odległość między miejscem zamieszkania (prowadzenia działalności) a miejscem zlecenia, która wyklucza codzienny powrót do domu, w celu dotrzymania umówionych terminów i godzin świadczenia usług oraz sprawnej organizacji pracy i większej jej wydajności, podatniczka zdecydowała się na skorzystanie z usług noclegowych. Kierując się przy tym racjonalnością ekonomiczną, uznała, że najem mieszkania będzie tańszy niż zakwaterowanie w hotelu. W jej ocenie zarówno codzienny powrót do domu, jak i zakwaterowanie w hotelu okazały się rozwiązaniami nieracjonalnymi.

W tych okolicznościach należy uznać, że pomiędzy opisanymi wydatkami na najem a przychodami z działalności gospodarczej istnieje nie tylko związek przyczynowo-skutkowy, ale ich poniesienie jest również ekonomicznie i racjonalnie uzasadnione. Dlatego wydatki te – ze względu na poniesienie ich w celu osiągnięcia przychodów – stanowią koszy uzyskania przychodów.

Podobnie uznała KIS w interpretacji z 12.05.2021 (0112-KDIL2-2.4011.315.2021.1.MW), dotyczącej podatnika prowadzącego jednoosobową działalność polegającą na obsłudze technicznej nieruchomości komercyjnych, który w celach noclegowych, po zawarciu umowy na obsługę nieruchomości w innym mieście, wynajął lokal mieszkalny. KIS stwierdziła, że o ile powodem wynajęcia przez wnioskodawcę mieszkania w W. była konieczność świadczenia na rzecz kontrahenta usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, a miasto W. nie jest miejscem zamieszkania wnioskodawcy (centrum jego interesów osobistych i gospodarczych), to wydatki poniesione z tego tytułu, jako niemające charakteru wydatków osobistych, spełniające przesłanki określone w art. 22 ust. 1 updof, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Dokumentowanie kosztów najmu

Wydatek na najem lokalu mieszkalnego musi być również właściwie udokumentowany. Zasady prowadzenia pkpir, w tym warunki, jakie musi spełniać dokument będący podstawą do ujęcia wydatku w księdze, reguluje rozporządzenie pkpir. Zasadniczo dowodem potwierdzającym najem lokalu, ujmowanym w pkpir, powinna być faktura lub rachunek wystawione przez wynajmującego (§ 11 ust. 3 rozporządzenia). Jeśli jednak jest on osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, najemca nie będzie dysponował takimi dokumentami. Może przedstawić jedynie umowę najmu lokalu mieszkalnego oraz przelewy.

Podstawę do ujęcia w pkpir wydatków na czynsz stanowi wówczas dowód wewnętrzny, o którym mowa w § 13 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia pkpir, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat (np. umowa wskazująca wymiar czynszu). Dowód wewnętrzny powinien zawierać:

• datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków,
• przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,
• w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

W opisanej sytuacji koszty najmu lokalu mieszkalnego mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie dowodu wewnętrznego, sporządzonego w oparciu o umowę najmu.

Warto dodać, że posiadane przez podatnika dowody nie powinny ograniczać się wyłącznie do faktur lub rachunków, wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania, lub samego dowodu wewnętrznego (jeśli wynajmujący jest osobą prywatną), które stwierdzają jedynie wysokość poniesionych wydatków z tytułu najmu. Podatnik powinien również posiadać dowody świadczące o wykonanych w ramach działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której wynajął mieszkanie. Takim dokumentem będzie przede wszystkim umowa o świadczenie usług sprzątania, których czas wykonywania pokrywa się z okresem najmu, co potwierdza nie tylko istnienie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, ale również uzasadnia ich racjonalność.

Dla celów dowodowych wraz z dowodem wewnętrznym wskazane jest zatem przechowywać dokumenty (umowy i przelewy) będące podstawą ustalenia kosztów dotyczących najmu mieszkania na cele firmowe.

Moment ujęcia kosztów najmu w pkpir

Datę ujęcia czynszu w pkpir wyznacza data sporządzenia dowodu wewnętrznego, np. może to być ostatni dzień okresu, którego czynsz dotyczy. Nie ma tu znaczenia data dokonania przelewu za czynsz, ponieważ potwierdzenie przelewu pełni jedynie rolę dowodu faktycznego poniesienia wydatku i można je dołączyć do sporządzonego dowodu wewnętrznego. Dowód wewnętrzny stanowiący podstawę do ujęcia kosztu najmu mieszkania należy zatem ująć w pkpir pod datą jego sporządzenia, w kolumnie 13 jako „pozostałe wydatki”.