Nadpłacona i zwrócona zaliczka w deklaracji PIT-4R i informacji PIT-11

PIT-4R informuje o zaliczkach należnych za poszczególne miesiące roku podatkowego, a nie zaliczkach faktycznie zapłaconych, więc nie należało tych ostatnich wpisywać w części C deklaracji, nawet jeśli zostały one zapłacone w kwocie wyższej niż należna. Przez „zaliczki należne” należy rozumieć zaliczki, które w ciągu roku podatkowego powinny zostać zapłacone do US. W przypadku wystąpienia różnicy pomiędzy kwotą pobranego podatku a kwotą wpłaconego podatku należy tę różnicę wyjaśnić w części D deklaracji w poz. 158. Płatnik tłumaczy w tym miejscu, dlaczego kwota wpłaty za dany miesiąc różni się od kwoty zaliczek na PIT, które powinien pobrać od podatników za dany miesiąc. Dotyczy to zarówno wpłaty podatku w mniejszej, jak i w większej wysokości niż należna. Nie ma przy tym znaczenia zwrot z US zaliczki, o której zwrócenie wnioskował płatnik. Deklaracja PIT-4R ma odzwierciedlać zaistniały stan faktyczny.

Jak wynika z pytania, płatnik w 2021 r. wpłacił zaliczkę na PIT w większej wysokości niż należało pobrać z wynagrodzenia podatnika. W tej sytuacji należało wyjaśnić różnicę między wysokością podatku wpłaconego a pobranego – z adnotacją, że kwota nadpłaty została już zwrócona w 2021 r. W wyjaśnieniu warto zamieścić informację, że nadpłacony podatek nie został pobrany z wynagrodzenia podatnika, ale poniesiony z majątku płatnika, dlatego też nie wykazuje się go w PIT-11.

W informacji PIT-11 jest wykazywana „zaliczka pobrana przez płatnika”, a nie – jak w PIT-4R – zaliczka należna, prawidłowo obliczona. Oznacza to, że w PIT-11 wpisuje się kwoty faktycznie potrąconych z wynagrodzenia zaliczek, nawet jeśli zostały potrącone w wysokości mniejszej lub większej niż należało. Dotyczy to jednak zaliczek potrąconych z wynagrodzenia podatnika, a więc zmniejszających jego majątek.

W opisywanym przypadku nadpłacona zaliczka na podatek nie została potrącona z wynagrodzenia pracowników, ale wpłacona do US z majątku płatnika (z powodu zdublowania wpłaty na skutek błędu ludzkiego lub technicznego). W związku z tym nadpłaconej zaliczki nie należało wykazywać w informacji PIT-11 żadnego pracownika.