Można potrącić koszty, nie czekając na spóźnioną fakturę

Tak wynika z interpretacji KIS z 25.01.2021 (0113-KDIPT2-1.4011.881.2020.3.AP598785/I). Wystąpił o nią wspólnik spółki komandytowej (w okresie, gdy ta nie była jeszcze podatnikiem CIT).

Spółka kupuje usługi transportowe od krajowych i zagranicznych przewoźników, aby kompleksowo obsłużyć swoich klientów. Zlecenia im udzielane ewidencjonuje w specjalnym systemie, dzięki czemu jest na bieżąco poinformowana o wykonanych na jej rzecz w danym miesiącu transportach i o wysokości kosztów realizowanych przez danego przewoźnika usług. Z posiadanych przez nią danych (zlecenia zapisane w systemie, dokumenty przewozowe CMR) wynika sposób wyliczenia należności za wykonane w danym miesiącu usługi. Spółka potrafi precyzyjnie określić wysokość kosztów do ujęcia w księgach w tym okresie. Są to koszty bezpośrednio związane z przychodami spółki, rozliczane w tym miesiącu kalendarzowym co uzyskane przychody, na podstawie wystawionych przez przewoźników faktur.

Niestety, część przewoźników – z nieznanych spółce lub nieuzasadnionych przyczyn – wystawia faktury ze znacznym opóźnieniem. Ujmowanie ich w księgach w miesiącu otrzymania powodowałoby zniekształcenie wyniku podatkowego – oznaczałoby, że koszty podatkowe bezpośrednio związane z odpowiadającymi im przychodami byłyby rozliczane w innych miesiącach niż miesiąc, w którym uzyskano przychód podatkowy. W efekcie wspólnicy są zmuszeni do cyklicznych korekt rozliczeń podatku dochodowego.

Aby ich uniknąć, spółka zamierza ujmować w księgach rachunkowych niezafakturowane przez przewoźników wynagrodzenia za zlecone i wykonane w danym miesiącu usługi transportowe jako koszt tego okresu rozliczeniowego, na podstawie wewnętrznego dowodu księgowego zastępczego. Koszty te byłyby ujmowane na koncie rodzajowym zespołu 4 po stronie Wn i jednocześnie uznawane za koszty uzyskania przychodów, a po stronie Ma na koncie zespołu 3 jako „Rozliczenie zakupu z tytułu dostaw niefakturowanych”. W świetle przepisów bilansowych kategoria dostaw niefakturowanych nie stanowi ani rezerw, ani rozliczeń międzyokresowych kosztów, dlatego będą one ujmowane jako koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 5d updof.

Zdaniem wnioskodawcy brak faktury czy rachunku w momencie zamykania ksiąg rachunkowych nie dyskwalifikuje takich kosztów jako podatkowych, gdyż zgodnie z uor będą one ujmowane w księgach w wiarygodnie określonej kwocie na podstawie wewnętrznego dowodu księgowego – polecenia księgowania. W tym przypadku jest ono „innym dowodem księgowym” wymienionym w art. 22 ust. 5d updof. Koszt taki jest jednocześnie kosztem uzyskania przychodu w okresie sprawozdawczym, w którym ujęto go w księgach.

KIS potwierdziła prawidłowość tego stanowiska, mimo że przywołując w interpretacji ww. przepis, wyraźnie wskazała, że odnosi się on do kosztów pośrednio związanych z przychodem, a pytanie podatnika dotyczyło kosztów bezpośrednich, których moment potrącenia określają ust. 5, 5a i 5b art. 22 updof. Z przepisów tych wynika, że generalną zasadą jest ujęcie (potrącenie) w rachunku podatkowym kosztu bezpośrednio związanego z przychodem w roku jego związania z odpowiadającym mu przychodem, chyba że koszt taki został poniesiony po dniu sporządzenia sprawozdania finansowego po zakończonym roku podatkowym (nie późniejszym jednak niż termin określony do złożenia zeznania podatkowego) – w takim przypadku jest on potrącalny w roku podatkowym następującym po roku, którego dotyczy.

Z kolei w myśl art. 22 ust. 5c updof koszty uzyskania przychodów, inne niż bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, to stanowią koszty podatkowe proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Przywoływany art. 22 ust. 5d updof stanowi zaś, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.