Można już używać wirtualnych kas rejestrujących

Obowiązujący od 1.05.2019 art. 111b ust. 1 ustawy o VAT przewiduje możliwość prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas on-line, mających postać oprogramowania (nazywanych wirtualnymi kasami rejestrującymi), spełniających wymagania określone przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie art. 111b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT.

Do wirtualnych kas odpowiednio (a zatem z uwzględnieniem ich szczególnego charakteru) stosuje się wszystkie przepisy dotyczące „zwykłych” kas on-line (zob. art. 111b ust. 2 ustawy o VAT).

Żeby jednak było możliwe używanie takich kas, konieczne było wydanie przez MF przepisów wykonawczych (na podstawie art. 111b ust. 3 ustawy o VAT). Do końca maja 2020 przepisów takich jednak nie wydano. Dopiero 1.06.2020 weszły w życie rozporządzenia MF z:

• 26.05.2020 w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (DzU poz. 957),
• 29.05.2020 w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (DzU poz. 965).

Krąg uprawnionych

Z ostatniego w ww. rozporządzeń wynika, że wirtualne kasy rejestrujące mogą być używane do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób prywatnych m.in. przez podatników wykonujących działalność transportową (także usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego), noclegową, gastronomiczną oraz w zakresie sprzedaży wyrobów węglowych (zob. § 1 i 2 rozporządzenia).

Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców prowadzących taką działalność. Jest to o tyle istotne, że na etapie projektowania rozporządzenia przewidywano, że możliwość tę będą mieli jedynie podatnicy, u których wartość sprzedaży netto nie przekroczyła w co najmniej jednym z dwóch poprzednich lat podatkowych równowartości 10 mln euro.

Sposób używania kas

W rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania MF określił sposób używania wirtualnych kas (§ 6–20). Zasady obowiązujące w tym zakresie są bardzo podobne do tych obowiązujących przy używaniu „zwykłych” kas rejestrujących. Przykładowo podatnicy mają obowiązek:

• fiskalizacji kasy (§ 13),
• wystawiania raportów fiskalnych i okresowych, niekiedy w formie papierowej (§ 16),
• przypisywania odpowiednich oznaczeń literowych do poszczególnych stawek podatku VAT (§ 6 ust. 1 pkt 5),
• przechowywania dokumentów fiskalnych i zapewniania do nich dostępu (§ 6 ust. 1 pkt 7).

Na podatnikach ciążą również obowiązki związane z zapoznaniem osób prowadzących u nich ewidencję z informacją o zasadach ewidencji, obejmującą podstawowe zasady jej prowadzenia, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutki nieprzestrzegania tych zasad (zob. § 6 ust. 3–6).

Siłą rzeczy wirtualne kasy rejestrujące nie muszą być poddawane obowiązkowym przeglądom technicznym. Rozporządzenie nie przewiduje również wprowadzenia obowiązku o podobnym charakterze.

Wymagania techniczne

Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania określa wymagania techniczne dla wirtualnych kas rejestrujących (§ 3–5). Wszystkie muszą mieć certyfikat kasy (zob. § 3 ust. 1).

Certyfikaty są ważne nie krócej niż 5 i nie dłużej niż 10 lat od daty wystawienia (zob. § 3 ust. 2).

Do producentów wirtualnych kas rejestrujących skierowane są ponadto przepisy, z których wynika m.in.:

• że – podobnie jak kasy tradycyjne – wirtualne kasy muszą posiadać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełniają funkcje i wymagania techniczne dla kas rejestrujących; dla uzyskania takiego potwierdzenia konieczne jest, co do zasady, przeprowadzenie badań, których zakres, a także rodzaje danych zawarte zawartych w sprawozdaniu z badań kasy określają § 25 i 26 rozporządzenia,
• wymóg oznaczania wirtualnych kas rejestrujących numerem unikatowym (§ 27) oraz rodzaje dokumentów dołączanych przez producenta do każdej kasy wprowadzanej do obrotu (§ 28).

Dostępność kas

Omawiane przepisy obowiązują od 1.06.2020, lecz w praktyce wirtualne kasy rejestrujące nie są jeszcze dostępne na rynku. Biorąc pod uwagę konieczność uzyskania przez producentów potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że wirtualne kasy spełniają funkcje i wymagania techniczne dla kas rejestrujących, ich pojawienia się na rynku spodziewać się należy najwcześniej za kilka tygodni.