Mniej czasu na poinformowanie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy

Krótszy termin

Ukraińcy przebywający u nas legalnie oraz ci, których pobyt sanuje specustawa (z 12.03.2022 r., DzU z 2024 r. poz. 167), mogą bez ograniczeń podejmować pracę, bez konieczności zdobywania zezwolenia na pracę czy innego dokumentu. Zatrudniający ma jedynie obowiązek zgłosić ten fakt (wyłącznie w postaci elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego na stronie internetowej www.praca.gov.pl) powiatowemu urzędowi pracy (PUP) właściwemu dla jego siedziby lub miejsca zamieszkania. Dotychczas musiał to zrobić w ciągu 14 dni od podjęcia pracy przez Ukraińca. Nowelizacja skraca termin do 7 dni, licząc od podjęcia pracy.

Uwaga: skrócony 7-dniowy termin powiadomienia stosuje się do pracy powierzanej począwszy od 1 lipca br. Na mocy przepisu przejściowego (art. 25 nowelizacji) pracodawca, który zatrudni obywatela Ukrainy do końca czerwca, nadal ma na to 14 dni.

Zmiany w powiadomieniu

W składanym do PUP powiadomieniu pracodawca informował dotąd o:

• powierzeniu pracy w wymiarze czasu pracy lub liczbie godzin nie mniejszej niż wskazana oraz za wynagrodzeniem nie niższym od stawki określonej w powiadomieniu,
• proporcjonalnym zwiększeniu wynagrodzenia w razie podwyższenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy.

Od 1 lipca br. musi zapewnić Ukraińcowi co najmniej minimalną pensję/stawkę godzinową w każdym przypadku, gdy mają zastosowanie przepisy o minimalnym wynagrodzeniu, a więc w razie angażowania go na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia (zmiana art. 22 ust. 1 specustawy).

Ponadto ponownego powiadomienia wymagają od tej daty istotne modyfikacje warunków zatrudnienia uchodźcy, polegające na:

• zmianie rodzaju umowy zatrudnieniowej,
• przesunięciu na inne stanowisko bądź do innego rodzaju pracy,
• zmniejszeniu wymiaru czasu pracy albo liczby godzin pracy na tydzień lub miesiąc, określonych w zgłoszeniu,
• obniżeniu określonej w zgłoszeniu miesięcznej lub godzinowej stawki wynagrodzenia.

Wystąpienie którejś z tych okoliczności trzeba będzie zgłosić w PUP w ciągu 7 dni.

Od 1 lipca br. rozszerzono również zakres danych podawanych w powiadomieniu przez agencje pracy tymczasowej o informacje dotyczące pracodawcy użytkownika: nazwę albo jego imię (imiona) i nazwisko, adres siedziby albo miejsca zamieszkania, służbowy numer telefonu lub adres służbowej poczty elektronicznej oraz NIP i REGON w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą albo PESEL w przypadku osoby fizycznej (art. 22 ust. 2 i 9 specustawy).

Obowiązek powiadomienia PUP nie dotyczy przypadku, gdy obywatel Ukrainy wykonuje pracę zgodnie z art. 87 ustawy z 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (chyba że uzyskane przez niego zezwolenie na pobyt i pracę określa wymóg powiadomienia). Jeśli Ukrainiec zatrudnił się w tym trybie nie mając zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, to nowelizacja nakłada na niego obowiązek poinformowania pracodawcy o uzyskaniu ww. zezwolenia. Musi to zrobić w ciągu 7 dni od doręczenia mu decyzji w tej sprawie (wojewoda poucza go o tej powinności). Pracodawca zaś powinien wtedy powiadomić PUP o jego zatrudnieniu w ciągu 7 dni od dnia, w którym uzyskał stosowną informację. Przy zachowaniu wskazanego trybu i terminów nie trzeba rozwiązywać umowy zatrudnieniowej i ponownie nawiązywać, a pracę cudzoziemca w „okresie przejściowym” uznaje się za legalną (art. 22 ust. 5–7 specustawy).

Specjalna karta pobytu

Nowe przepisy wprowadzają szczególną procedurę przekształcenia statusu pobytowego osób legitymujących się numerem PESEL UKR na zezwolenie na pobyt czasowy po zniesieniu ochrony tymczasowej (czyli po 30.09.2025 r.). Od dnia określonego w komunikacie właściwego ministra będą mogli składać do wojewody wnioski (wyłącznie elektronicznie) od razu o karty pobytu – pod warunkiem, że mieli status UKR 4.03.2024 r., mają go w dniu złożenia wniosku o wydanie karty pobytu oraz posiadali czynny status UKR nieprzerwanie przez 365 dni. Karta będzie wydawana w ciągu 90 dni, a w dniu jej otrzymania stanie się zezwoleniem na pobyt czasowy 3 lat. Otworzy to uchodźcom możliwość wykonywania pracy w Polsce na zasadach dotyczących polskich obywateli – bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę (a nawet bez obowiązku powiadamiania PUP) czy prowadzenia tu działalności gospodarczej (art. 42c–42w specustawy oraz art. 33 ust. 1 pkt 1 nowelizacji).

Niższe wpłaty na PFRON

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nieosiągający wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, muszą dokonywać co miesiąc wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Jeśli zatrudniają obywateli Ukrainy niebędących osobami niepełnosprawnymi, którym udzielili urlopu bezpłatnego w celu powrotu do kraju i wzięcia udziału w wojnie, mieli obowiązek wliczać ich do stanu zatrudnienia ogółem, od którego oblicza się wymagany poziom zatrudnienia niepełnosprawnych.

W wyniku nowelizacji te osoby nie będą wliczane do stanu zatrudnienia, o ile przybyły do Polski z Ukrainy w związku z wojną, a u polskiego pracodawcy przebywają obecnie na urlopie bezpłatnym wziętym w celu uczestniczenia w działaniach zbrojnych w Ukrainie. Będzie się je pomijać przy ustalaniu wpłat na PFRON, należnych za miesiące przypadających podczas tych działań, w okresie od marca do grudnia 2024 r. Pracownicy ci zostaną wyłączeni, proporcjonalnie do ich przeciętnego miesięcznego wymiaru czasu pracy i pod warunkiem złożenia pisemnego oświadczenia o celu udzielonego urlopu bezpłatnego (art. 35a i 35b specustawy).

W deklaracjach wpłat na PFRON pracodawca przekazuje wykazy numerów PESEL takich osób, ich przeciętnych miesięcznych wymiarów czasu pracy oraz dat zatrudnienia.