Mniej biurokracji w obowiązkach bhp

Zmiany są głównie wynikiem przyjętej przez rząd 28.06.2018 Informacji dotyczącej deregulacji obowiązku stosowania pieczęci przez obywateli i przedsiębiorców (ministrowie zostali wówczas zobowiązani do przedstawienia w ciągu roku efektów swoich działań w tej dziedzinie). Częściowo stanowią też dostosowanie do zmienionych przepisów odrębnych albo są wynikiem wdrożenia zasady minimalizacji danych osobowych zatrudnionych.

Dokumentowanie wypadków w pracy

Od 25.06.2019 rubryka z miejscem na pieczęć pracodawcy zniknęła z wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, nazywanego powypadkowym (określa go nowe rozporządzenie MRPiPS z 24.05.2019, DzU poz. 1071). Od tej daty w protokole pracodawca nie podaje już swojego numeru REGON, a poszkodowany pracownik – numeru NIP, miejsca urodzenia i imienia ojca. Ofiarę wypadku wciąż identyfikuje się w tym dokumencie numerem PESEL, a jeżeli nie został on nadany – numerem dowodu osobistego albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Dane te ustawodawca uznał za niezbędne w sytuacji, gdy pracodawca lub pracownik jest cudzoziemcem.

Rubryka z miejscem na pieczęć pracodawcy została również od 29.06.2019 usunięta z wzoru statystycznej karty wypadku Z-KW (nowelizacja z 4.06.2019 rozporządzenia w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy, DzU poz. 1106). Zastąpiła ją rubryka „Dane pracodawcy: nazwa i adres”.

Przypomnijmy, że pracodawcy muszą:

• I część karty (podstawową) – sporządzić w ciągu 14 dni roboczych od zatwierdzenia protokołu powypadkowego bądź spisania karty wypadku, a następnie przekazać do GUS w formie elektronicznej (wyjątkowo na papierze) na jego portal sprawozdawczy – do 15. dnia roboczego następnego miesiąca,
• II część karty (uzupełniającą) – sporządzić i przekazać do GUS najpóźniej z upływem 6 mies. od dnia zatwierdzenia protokołu powypadkowego albo spisania karty wypadku.

Powyższe nie oznacza zakazu stosowania pieczęci zakładu pracy w karcie. Osoba wypełniająca sama zdecyduje, czy użyć pieczęci, czy w inny sposób wskazać dane pracodawcy.

Pozostałe korekty we wzorze karty mają charakter dostosowujący do zmienionych regulacji i nazewnictwa używanego w innych aktach prawnych.

Szkolenia bhp

Od 28.06.2019 pracodawcy nie mają obowiązku stawiania pieczęci na kartach szkolenia wstępnego w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (bhp), a organizatorzy szkolenia – na zaświadczeniu o ukończeniu szkolenia w dziedzinie bhp, wydawanym pracodawcom wykonującym zadania służby bhp oraz dla potwierdzenia szkolenia okresowego pracownika (nowelizacja z 29.05.2019 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, DzU poz. 1099). Nie oznacza to jednak zakazu stosowania pieczęci w rubrykach dotychczas na to przeznaczonych. Jest wybór – można postawić pieczęć albo podać oznaczenie pisemne.

Jednocześnie we wzorze zaświadczenia o ukończeniu szkolenia bhp zrezygnowano z podawania miejsca urodzenia pracownika-uczestnika. Kp nigdy nie pozwalał na pozyskiwanie od zatrudnionych takiej informacji, a od czasu obowiązywania RODO (25.05.2018) należy przestrzegać m.in. zasady minimalizacji danych osobowych pracowników i ograniczenia ich przetwarzania.

Od 28.06.2019 nie powinno być już wątpliwości, dla jakich pracowników należy organizować okresowe szkolenia bhp. Nowelizacja sprecyzowała ich wykaz, zawarty w § 15 ust. 2 rozporządzenia, rozbijając dotychczasowy pkt 5 na dwie jednostki redakcyjne. W szkoleniach tych uczestniczą zatem m.in. pracownicy:

• na stanowiskach administracyjno-biurowych (z wyjątkiem sytuacji, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono najwyżej trzecią kategorię ryzyka, a z dokonanej jego oceny wynika, że szkolenie nie jest konieczne),
• niewymienieni w pkt 1–5, których charakter pracy wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne albo z odpowiedzialnością w zakresie bhp.

Ponadto uściślono i zaktualizowano listy jednostek organizacyjnych prowadzących działalność szkoleniową w dziedzinie bhp (organizatorów szkoleń bhp). Według zmienionego § 1a pkt 2 rozporządzenia są to: placówki kształcenia ustawicznego i centra kształcenia zawodowego; szkoły ponadpodstawowe; podmioty wchodzące w skład systemu szkolnictwa wyższego i nauki, o których mowa w art. 7 ust. 1 Prawa o szkolnictwie wyższym; stowarzyszenia, których statutowym celem jest działalność związana z bhp oraz przedsiębiorcy wykonujący działalność oświatową na zasadach określonych w Pp, jeżeli prowadzą działalność szkoleniową w dziedzinie bhp.

Tym samym nowelizacja z kręgu organizatorów takich szkoleń jednoznacznie wykluczyła osoby fizyczne prowadzące działalność nieewidencjonowaną (nie są one przedsiębiorcami).

Zapasy trzeba zużyć do końca roku

Ze zmienionych przepisów wynika, że protokoły powypadkowe, statystyczne karty wypadku, karty szkolenia wstępnego oraz zaświadczenia o ukończeniu szkolenia wydane przed zmianą (czyli odpowiednio do 24.06.2019, 27.06.2019 i 28.06.2019) zachowują ważność. Można też zużyć posiadane w zapasach druki tych dokumentów – oczywiście bez konieczności ich pieczętowania – jednak najpóźniej do 31.12.2019. Potem trzeba już stosować nowe wzory.