Mimo kontynuacji zatrudnienia trzeba założyć nową teczkę personalną

Nie można w tej sytuacji kontynuować prowadzenia teczki personalnej poświęconej pierwszemu angażowi, ponieważ dokumentacja kadrowa obu umów podlega różnym okresom przechowywania (z pierwszej umowy – 50 lat od ustania zatrudnienia, a z następnej – 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu bądź wygaśnięciu). Jednak choćby 1-dniowa przerwa między angażami zmienia wszystko.

Według powołanego stanowiska MRPiPS nie ma takiej możliwości, trzeba założyć nową teczkę personalną dla stosunku pracy rozpoczynającego się od 1.06.2019.

W razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tą samą osobą podczas biegu 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (licząc od końca roku kalendarzowego ustania zatrudnienia) pracodawca kontynuuje prowadzenie „starej” dokumentacji pracowniczej (składa się ona z akt osobowych i dokumentacji indywidualnej).

Reguła ta, określona w art. 945 Kp, dotyczy pracowników zatrudnionych począwszy od 1.01.2019, a następnie zwolnionych z pracy i ponownie przyjętych (są to pracownicy obowiązkowo objęci 10-letnim okresem przechowywania dokumentacji pracowniczej). Okres przechowywania kontynuowanej teczki personalnej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie ostatni stosunek pracy zawarty między stronami.

Osoby zatrudnione między 1.01.1999 a 31.12.2018 określa się mianem pracowników przejściowych. Ich dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 50 lat od ustania zatrudnienia. Jednak jeśli pracodawca złoży za nich do ZUS raporty informacyjne ZUS RIA, okres przechowywania dokumentacji skróci się do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym za daną osobę zostanie złożony raport ZUS RIA.

Zgodnie z przepisem przejściowym (art. 9) nowelizacji Kp z 10.01.2018 (DzU poz. 357, dalej nowelizacja) ponowne nawiązanie stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał 1.01.2019, powoduje obowiązek kontynuacji dokumentacji założonej dla pierwszego angażu (w tym akt osobowych) – pod warunkiem że płatnik złożył za niego ZUS RIA przy wyrejestrowaniu z ubezpieczeń pierwszej umowy.

Jeżeli tak się stało, okres przechowywania tej dokumentacji wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie nowy stosunek pracy łączący strony. Gdy płatnik nie zgłosi za danego pracownika przejściowego raportu ZUS RIA, okres przechowywania dla pierwszej umowy o pracę wynosi 50, a dla drugiej – 10 lat. Wtedy obowiązkowo trzeba rozpocząć prowadzenie nowej dokumentacji pracowniczej.

Pracodawcy mają wątpliwości co do stosowania zasady z art. 9 nowelizacji w sytuacji opisanej w przykładzie, gdy pierwsza umowa o pracę z pracownikiem przejściowym zakończyła się np. 31.05.2019, a drugą umowę strony nawiązały od 1.06.2019. Szkopuł w tym, że w razie kontynuacji zatrudnienia (zawarcie kolejnej umowy bezpośrednio po poprzedniej, bez dnia przerwy) płatnik zgodnie z wyjaśnieniami ZUS nie ma obowiązku wyrejestrowania tej osoby z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w związku z rozwiązaniem pierwszej umowy o pracę.

W konsekwencji nie jest możliwe złożenie raportu informacyjnego, ponieważ zgodnie z art. 41b pkt 1 usus płatnik składek przekazuje raport informacyjny za ubezpieczonego wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia [ZUS OSW – przyp. red.]. Powyższe oznacza, iż powołany wyżej art. 9 nie ma w tym przypadku zastosowania i pracodawca jest zobowiązany założyć nową dokumentację pracowniczą dla ostatniego stosunku pracy – czytamy w interpretacji resortu pracy.

Gdyby jednak w okolicznościach wskazanych w przykładzie między umowami wystąpiła choćby 1-dniowa przerwa (np. kolejną umowę strony podpisałyby od 3.06.2019), sytuacja ulega zmianie. Wówczas płatnik mógłby za tego pracownika złożyć raport ZUS RIA z racji jego wyrejestrowania z ubezpieczeń z tytułu poprzedniej umowy i w konsekwencji dla drugiego angażu mógłby kontynuować prowadzenie poprzedniej dokumentacji, w tym teczki personalnej.