Księgowanie spóźnionych dokumentów kosztowych w księdze przychodów i rozchodów

Tak wynika z interpretacji ogólnej MF z 23.02.2023 r. (DD2.8202.3.2022) w sprawie ujmowania w księdze przychodów i rozchodów kosztów uzyskania przychodów.

W myśl art. 22 ust. 4 updof koszty te są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. W przypadku podatników prowadzących pkpir (którzy nie zdecydowali się na stosowanie takich zasad, jak podatnicy prowadzący księgi rachunkowe) dzień poniesienia kosztu określa art. 22 ust. 6b updof. Jest to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Rozporządzenie MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymaga, by:

• zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych był wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży,
• pozostałe wydatki były wpisywane raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 updof,
• w razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe zapisy były dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Co jednak w przypadku, gdy podatnik otrzyma dowód księgowy z opóźnieniem, po dacie jego wystawienia, albo przekaże go z opóźnieniem do biura rachunkowego tak, że zostaną przekroczone ustawowe terminy do obliczenia miesięcznej albo kwartalnej zaliczki na PIT? Czy taki dowód może być wpisany do księgi „na bieżąco”, czy też trzeba go koniecznie ująć w miesiącu, w którym został wystawiony, poprzez korektę zapisów księgowych? Nieuwzględnienie dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu w miesiącu, w którym został wystawiony, nie powoduje zaniżenia dochodu, a co za tym idzie podstawy obliczenia należnej zaliczki. Wręcz przeciwnie, może to prowadzić jedynie do zawyżenia dochodu i należnej zaliczki.

Odpowiadając na te wątpliwości, MF wskazał, że art. 22 ust. 6b nie oznacza, że tylko w dniu wystawienia dowodu stanowiącego podstawę zaksięgowania (ujęcia) w pkpir podatnik ma prawo do potrącenia kosztu. Jak czytamy w interpretacji, art. 22 ust. 4 updof wskazuje, że koszty uzyskania przychodów są potrącane w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Podobnie (…) art. 22 ust. 5–5c updof wskazują na potrącalność kosztów uzyskania przychodów w określonym roku podatkowym. Przepisy te nie wskazują na inny okres rozliczeniowy niż rok podatkowy, czyli np. miesiąc albo kwartał. Natomiast art. 22 ust. 6b (…) precyzuje dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu przez podatników prowadzących pkpir, co pozwala na rozliczenie tego kosztu przy obliczaniu dochodu (straty) w konkretnym roku podatkowym.

Podsumowując, MF stwierdził, że dowód stanowiący podstawę do ujęcia kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie, może być zaksięgowany w pkpir w miesiącu jego otrzymania bądź przekazania do biura. Powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym zgodnie z art. 22 ust. 4 albo ust. 5–5c updof koszt ten może być potrącony. Księgując ten dowód w pkpir, w kolumnie drugiej podatnicy wpisują datę zdarzenia gospodarczego. Zgodnie z objaśnieniami do pkpir jest to dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Późniejsze wpisanie danego kosztu nie powoduje zatem zmiany daty jego poniesienia. Jednocześnie w kolumnie 17 „Uwagi” można opisać przyczyny późniejszego zaksięgowania (ujęcia) danego kosztu.

Należy jednak zauważyć, że MF w interpretacji nie różnicuje sposobu postępowania w zależności od tego, jaka była przyczyna późniejszego przekazania dokumentu księgowego do biura rachunkowego – czy było to spowodowane jego późniejszym otrzymaniem przez podatnika, czy też innymi okolicznościami (w tym od niego zależnymi).