Księgi handlowe w biurze rachunkowym – kto i za co odpowiada

Na mocy art. 11 ust. 2 pkt 1 uor jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu, który powinien spełniać warunki określone w art. 76a uor. Wskazany przepis określa zakres czynności świadczonych w ramach usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wymagania stawiane podmiotom świadczącym tego rodzaju usługi.

Jakie warunki powinno spełniać biuro rachunkowe

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu Pp, która polega na świadczeniu usług w zakresie:

• prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• sporządzania sprawozdań finansowych,
• gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Działalność tę mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

• mają pełną zdolność do czynności prawnych,
• nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz przestępstwa określone w rozdz. 9 uor, czyli zasadniczo za czynności podejmowane wbrew przepisom tej ustawy.

Przedsiębiorca świadczący usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych nie musi posiadać dodatkowych uprawnień.

Ponadto ma obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, co wynika z art. 76h uor.

Odpowiedzialność za księgi przekazane do biura

O ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków określonych w uor, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki. Na podstawie art. 4 ust. 5 uor dotyczy to również przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości (z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) zostaną powierzone podmiotom zewnętrznym, w tym np. przedsiębiorcy, który świadczy usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych (biuro rachunkowe), za jego zgodą.

Przyjęcie tej odpowiedzialności przez biuro rachunkowe powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Jeżeli natomiast nie została wskazana osoba odpowiedzialna za wykonywanie określonych obowiązków w zakresie rachunkowości, odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, a jeśli kierownikiem tym jest organ wieloosobowy – odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Tym samym w przypadku przekazania ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego odpowiedzialność określoną przez uor ponoszą:

• biuro rachunkowe – w zakresie obowiązków wynikających z uor, które zostały przyjęte przez biuro w formie pisemnej (zwykle na podstawie umowy),
• kierownik jednostki – w pozostałym zakresie.

Na podobny zakres odpowiedzialności za księgi rachunkowe, w przypadku przekazania ich prowadzenia do biura rachunkowego, wskazuje uchwała Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (DzUrz MF z 2010 poz. 26). Zgodnie z tym stanowiskiem, wyrażonym w pkt 23–24, możliwe jest powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych innej jednostce, w tym np. biuru rachunkowemu, jednak czynność ta nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.

W takiej sytuacji, zgodnie z przedstawionym stanowiskiem, kierownik jednostki powinien przede wszystkim zapewnić wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości poprzez:

• staranny wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• odpowiednie zapisy w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy.

Szczególną uwagę należy zwrócić na te postanowienia umów, które przewidują odpowiedzialność innych – obok kierownika jednostki – osób za określone obszary rachunkowości. Efektywne sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub na żądanie).

Kierownik jednostki powinien również uzyskać informację dotyczącą kwalifikacji, w tym uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, osób faktycznie wykonujących te czynności w imieniu przedsiębiorcy (z zastrzeżeniem zasad określonych w ustawie o świadczeniu usług na terytorium RP) oraz informację dotyczącą posiadania ważnych polis OC.

Odpowiedzialność karna

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych z naruszeniem przepisów o rachunkowości zarówno kierownik jednostki, jak i biuro rachunkowe podlegają odpowiedzialności karnej na postawie art. 77 uor.

Zgodnie z tym przepisem karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do 2 lat (albo obu tym karom łącznie) podlega osoba, która wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

• nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
• niesporządzenia sprawozdania finansowego (sf), skonsolidowanego sf, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych.

Ponadto na podstawie art. 79 uor kierownik jednostki podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności, jeśli wbrew przepisom ustawy dopuścił się m.in. następujących naruszeń:

• nie poddał sf badaniu przez biegłego rewidenta,
• nie udzielił lub udzielił niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuścił go do pełnienia obowiązków,
• nie złożył sf do ogłoszenia,
• nie złożył sf, skonsolidowanego sf, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym,
• nie zamieścił na stronie internetowej jednostki dokumentów, o których mowa w art. 49b ust. 9, art. 55 ust. 2c oraz art. 69 ust. 5 uor,
• nie udostępnił sf i innych dokumentów, o których mowa w art. 68 uor.

Natomiast właściciel biura rachunkowego podlega tej samej odpowiedzialności karnej, o której mowa w art. 79 uor, tj. grzywnie albo karze ograniczenia wolności, jeśli prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia:

• warunków, o których mowa w art. 76a ust. 3 uor,
• obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia, o którym mowa w art. 76h ust. 1 uor.

Odpowiedzialność cywilna

Zasadniczo odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych niezgodnie z przepisami o rachunkowości ponosi więc kierownik jednostki. Odpowiada on również za rozliczenia podatkowe. Nie oznacza to jednak, że biuro rachunkowe, które dopuściło się uchybień, nie będzie ponosiło żadnych konsekwencji z tego tytułu. Jednostka korzystająca z usług biura może dochodzić odszkodowania za szkody wynikające z prowadzenia ksiąg rachunkowych z naruszeniem przepisów o rachunkowości na drodze powództwa cywilnego.

Odpowiedzialność cywilną biura rachunkowego określa Kc. Podstawę do wniesienia powództwa stanowi jego art. 471, który zobowiązuje dłużnika (biuro rachunkowe) do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub z nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które biuro odpowiedzialności nie ponosi.

Uzyskanie odszkodowania od biura rachunkowego wymaga precyzyjnego wskazania obowiązków, które zostały przez nie naruszone, co w efekcie doprowadziło do powstania szkody po stronie jednostki. Kluczowe są zapisy pisemnej umowy z biurem rachunkowym, które określają zakres obowiązków wykonywanych przez nie w związku z prowadzeniem ksiąg rachunkowych.

Aby wykazać naruszenie tych obowiązków, jednostka musi posiadać dowody w formie pisemnej, które będą wskazywały na niewykonanie lub na nienależyte wykonanie zobowiązania przez biuro. Mogą to być przykładowo e-maile, z których wynika skierowana przez jednostkę prośba o wyjaśnienie czy udzielenie informacji na dany temat wraz z odpowiedzią udzieloną przez osobę odpowiedzialną w biurze za prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki, która w sposób wadliwy, nienależyty, nieprecyzyjny wykonała dany obowiązek.

Reasumując: powierzenie przez jednostkę ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za ew. błędy popełnione przy prowadzeniu tych ksiąg przez biuro. Dlatego wybór biura nie może być przypadkowy. Biuro powinno być gwarancją solidnej i rzetelnej obsługi, na co m.in. wskazuje cytowana wyżej uchwała Komitetu Standardów Rachunkowości.

Warto więc sprawdzić, czy wybrane biuro cieszy się dobrą opinią klientów. Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to trudna i ważna decyzja, która na pewno nie powinna być podejmowana pochopnie, tj. na podstawie oferty jednego biura (bez porównania z innymi) lub najniższej ceny na rynku.