Księgi handlowe w biurze rachunkowym – kto i za co odpowiada

Aneta Szwęch

Od nowego roku przekazaliśmy księgi rachunkowe spółki kapitałowej do biura rachunkowego.
Czy prowadzenie ksiąg przez biuro zwalnia spółkę z odpowiedzialności za ew. nieprawidłowości w tym zakresie? W jaki sposób ograniczyć negatywne konsekwencje związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych przez podmiot zewnętrzny?

Na mocy art. 11 ust. 2 pkt 1 uor jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu, który powinien spełniać warunki określone w art. 76a uor. Wskazany przepis określa zakres czynności świadczonych w ramach usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wymagania stawiane podmiotom świadczącym tego rodzaju usługi.

Jakie warunki powinno spełniać biuro rachunkowe

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu Pp, która polega na świadczeniu usług w zakresie:

  • MF – Minister Finansów
  • uor – ustawa o rachunkowości
  • Kc – Kodeks cywilny
  • sf – sprawozdanie finansowe
  • Pp – Prawo przedsiębiorców
  • prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
  • okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
  • wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
  • sporządzania sprawozdań finansowych,
  • gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Działalność tę mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

  • mają pełną zdolność do czynności prawnych,
  • nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz przestępstwa określone w rozdz. 9 uor, czyli zasadniczo za czynności podejmowane wbrew przepisom tej ustawy.

Przedsiębiorca świadczący usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych nie musi posiadać dodatkowych uprawnień.

Ponadto ma obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, co wynika z art. 76h uor.

Odpowiedzialność za księgi przekazane do biura

O ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków określonych w uor, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki. Na podstawie art. 4 ust. 5 uor dotyczy to również przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości (z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) zostaną powierzone podmiotom zewnętrznym, w tym np. przedsiębiorcy, który świadczy usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych (biuro rachunkowe), za jego zgodą.

Przyjęcie tej odpowiedzialności przez biuro rachunkowe powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Jeżeli natomiast nie została wskazana osoba odpowiedzialna za wykonywanie określonych obowiązków w zakresie rachunkowości, odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, a jeśli kierownikiem tym jest organ wieloosobowy – odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Tym samym w przypadku przekazania ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego odpowiedzialność określoną przez uor ponoszą:

  • biuro rachunkowe – w zakresie obowiązków wynikających z uor, które zostały przyjęte przez biuro w formie pisemnej (zwykle na podstawie umowy),
  • kierownik jednostki – w pozostałym zakresie.

Na podobny zakres odpowiedzialności za księgi rachunkowe, w przypadku przekazania ich prowadzenia do biura rachunkowego, wskazuje uchwała Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (DzUrz MF z 2010 poz. 26). Zgodnie z tym stanowiskiem, wyrażonym w pkt 23–24, możliwe jest powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych innej jednostce, w tym np. biuru rachunkowemu, jednak czynność ta nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.

W takiej sytuacji, zgodnie z przedstawionym stanowiskiem, kierownik jednostki powinien przede wszystkim zapewnić wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości poprzez:

  • staranny wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
  • odpowiednie zapisy w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych,
  • kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy.

Szczególną uwagę należy zwrócić na te postanowienia umów, które przewidują odpowiedzialność innych – obok kierownika jednostki – osób za określone obszary rachunkowości. Efektywne sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub na żądanie).

Kierownik jednostki powinien również uzyskać informację dotyczącą kwalifikacji, w tym uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, osób faktycznie wykonujących te czynności w imieniu przedsiębiorcy (z zastrzeżeniem zasad określonych w ustawie o świadczeniu usług na terytorium RP) oraz informację dotyczącą posiadania ważnych polis OC.

Odpowiedzialność karna

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych z naruszeniem przepisów o rachunkowości zarówno kierownik jednostki, jak i biuro rachunkowe podlegają odpowiedzialności karnej na postawie art. 77 uor.

Zgodnie z tym przepisem karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do 2 lat (albo obu tym karom łącznie) podlega osoba, która wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

  • nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
  • niesporządzenia sprawozdania finansowego (sf), skonsolidowanego sf, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych.

Ponadto na podstawie art. 79 uor kierownik jednostki podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności, jeśli wbrew przepisom ustawy dopuścił się m.in. następujących naruszeń:

  • nie poddał sf badaniu przez biegłego rewidenta,
  • nie udzielił lub udzielił niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuścił go do pełnienia obowiązków,
  • nie złożył sf do ogłoszenia,
  • nie złożył sf, skonsolidowanego sf, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym,
  • nie zamieścił na stronie internetowej jednostki dokumentów, o których mowa w art. 49b ust. 9, art. 55 ust. 2c oraz art. 69 ust. 5 uor,
  • nie udostępnił sf i innych dokumentów, o których mowa w art. 68 uor.

Natomiast właściciel biura rachunkowego podlega tej samej odpowiedzialności karnej, o której mowa w art. 79 uor, tj. grzywnie albo karze ograniczenia wolności, jeśli prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia:

  • warunków, o których mowa w art. 76a ust. 3 uor,
  • obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia, o którym mowa w art. 76h ust. 1 uor.

Odpowiedzialność cywilna

Zasadniczo odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych niezgodnie z przepisami o rachunkowości ponosi więc kierownik jednostki. Odpowiada on również za rozliczenia podatkowe. Nie oznacza to jednak, że biuro rachunkowe, które dopuściło się uchybień, nie będzie ponosiło żadnych konsekwencji z tego tytułu. Jednostka korzystająca z usług biura może dochodzić odszkodowania za szkody wynikające z prowadzenia ksiąg rachunkowych z naruszeniem przepisów o rachunkowości na drodze powództwa cywilnego.

Odpowiedzialność cywilną biura rachunkowego określa Kc. Podstawę do wniesienia powództwa stanowi jego art. 471, który zobowiązuje dłużnika (biuro rachunkowe) do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub z nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które biuro odpowiedzialności nie ponosi.

Uzyskanie odszkodowania od biura rachunkowego wymaga precyzyjnego wskazania obowiązków, które zostały przez nie naruszone, co w efekcie doprowadziło do powstania szkody po stronie jednostki. Kluczowe są zapisy pisemnej umowy z biurem rachunkowym, które określają zakres obowiązków wykonywanych przez nie w związku z prowadzeniem ksiąg rachunkowych.

Aby wykazać naruszenie tych obowiązków, jednostka musi posiadać dowody w formie pisemnej, które będą wskazywały na niewykonanie lub na nienależyte wykonanie zobowiązania przez biuro. Mogą to być przykładowo e-maile, z których wynika skierowana przez jednostkę prośba o wyjaśnienie czy udzielenie informacji na dany temat wraz z odpowiedzią udzieloną przez osobę odpowiedzialną w biurze za prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki, która w sposób wadliwy, nienależyty, nieprecyzyjny wykonała dany obowiązek.

Reasumując: powierzenie przez jednostkę ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za ew. błędy popełnione przy prowadzeniu tych ksiąg przez biuro. Dlatego wybór biura nie może być przypadkowy. Biuro powinno być gwarancją solidnej i rzetelnej obsługi, na co m.in. wskazuje cytowana wyżej uchwała Komitetu Standardów Rachunkowości.

Warto więc sprawdzić, czy wybrane biuro cieszy się dobrą opinią klientów. Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to trudna i ważna decyzja, która na pewno nie powinna być podejmowana pochopnie, tj. na podstawie oferty jednego biura (bez porównania z innymi) lub najniższej ceny na rynku.

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Temat: „Biuro Rachunkowe”
Biuro rachunkowe

Prowadzenie ksiąg to nie doradztwo

Czynności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg nie obejmują doradzania, jaką formę opodatkowania wybrać, ani nawet informowania klienta o przekroczeniu limitu uprawniającego np. do ryczałtu ewidencjonowanego. Zadaniem biura rachunkowego jest natomiast zaprowadzić właściwe księgi i ewidencje, gdy taki obowiązek wynika z przepisu.

To główne wnioski z zarządzenia Sądu Rejonowego Szczecin-Centrum w Szczecinie z 12.10.2020 (XI GC 362/20). Orzeczenie nie jest prawomocne.

Pozew złożony w tej sprawie przeciwko właścicielowi biura rachunkowego (o zapłatę ponad 68 tys. zł plus odsetki) wynikał z dwóch roszczeń.

Biura rachunkowe

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – obowiązki biur rachunkowych

W artykule omówiono zagadnienia związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, ze szczególnym uwzględnieniem roli biur rachunkowych i faktu, że ich oferta może wykraczać poza usługi księgowe.

Obowiązki w tym zakresie wynikają z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej upft) i ciążą na tzw. instytucjach obowiązanych (dalej IO).

Umowa o świadczenie usług doradczych nie może być wypowiedziana znienacka

Klient, który wypowie umowę bez ważnego powodu i z naruszeniem umówionego terminu, ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą. Szkoda odpowiada wysokości wynagrodzenia utraconego przez drugą stronę.

Tak orzekł SA w Lublinie w wyroku z 24.09.2019 (I ACa 558/18).

Chodziło o spółkę doradztwa podatkowego, która zobowiązała się do reprezentowania powiatu w postępowaniu o zwrot nadpłaty VAT za lata 2006–2015. Miało to związek z powiatową inwestycją dotyczącą rewitalizacji zespołu pałacowo-parkowego.

Księgowy może ostrzec klienta przed praniem brudnych pieniędzy

Od 30.11.2019 zaszła zmiana w obowiązkach biur rachunkowych związanych ze zwalczaniem prania brudnych pieniędzy.

Tego dnia weszła w życie ustawa z 16.10.2019 o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (DzU poz. 2088). Jest ona efektem postępowania sprawdzającego, przeprowadzonego przez Komisję Europejską, a dotyczącego regulacji zawartych w przepisach nowelizowanej ustawy (z 1.03.2018, DzU z 2019 poz. 1115, dalej uppp), będącej wdrożeniem przepisów dyrektywy 2015/849. Część tych regulacji wzbudziła wątpliwości KE.

Biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentacji klienta

Za odmowę wydania organom podatkowym dokumentacji klienta grozi biuru rachunkowemu kara porządkowa, nawet jeśli klient nie zapłacił za wykonane usługi.
Biuro rachunkowe

Standardowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego nie chroni przed błędną poradą prawną

Ubezpieczenie OC biura rachunkowego nie obejmuje czynności zastrzeżonych dla doradców podatkowych, adwokatów, radców prawnych i biegłych rewidentów – przypomniał Sąd Okręgowy w Bydgoszczy w wyroku z 10.04.2019 (VIII Ga 277/18).
Biuro rachunkowe

Zarzuty niezadowolonego klienta nie mogą być ogólnikowe ani gołosłowne

Biuro rachunkowe nie zapłaci za wynagrodzenie swego następcy, który na nowo wprowadził dokumenty księgowe i złożył skorygowane deklaracje, jeżeli nie wiadomo, jakiego okresu one dotyczyły i z czego ta korekta wynikała.
Biuro rachunkowe

Promocja biura rachunkowego na stronie internetowej

Właściwie zbudowana strona WWW to podstawowa przestrzeń prezentacji oferty biura rachunkowego.

Właściciele biur rachunkowych i zarządzający nimi stają przed wyzwaniem, jak prowadzić działania marketingowe, aby pozyskać nowych klientów. W artykule przedstawiono wyniki analizy zawartości ponad 120 stron internetowych biur rachunkowych działających w Polsce. Na tej podstawie autorzy wyselekcjonowali przykłady najlepszych praktyk i wskazali, na które elementy oferty warto zwrócić uwagę potencjalnego klienta, zamieszczając informacje na stronie WWW.

Biuro rachunkowe

Obowiązek wydania dokumentów księgowych w trakcie postępowania egzekucyjnego prowadzonego wobec klienta

Organ egzekucyjny może żądać dokumentów księgowych od doradcy będącego pełnomocnikiem podatnika w postępowaniu egzekucyjnym. Jednak żądane informacje muszą być niezbędne do wszczęcia lub prowadzenia postępowania egzekucyjnego.
Biuro rachunkowe

Informowanie Szefa KAS o schematach podatkowych – obowiązki biura rachunkowego

Czy biura rachunkowe muszą zgłaszać – w ramach nowej procedury informowania o schematach podatkowych – że klient wybiera ryczałt albo podatek liniowy lub że chce się rozliczyć wspólnie z małżonkiem?
Czy trzeba zawiadamiać o korzystaniu z ulgi na badania i rozwój lub z nowej ulgi patentowej IP Box? Co z pozostałymi ulgami, z których korzystają klienci biura, jak np. ulga prorodzinna, rehabilitacyjna? Czy biuro również musi o nich informować?

Zasadniczo biuro rachunkowe nie ma takiego obowiązku. Preferencje, o których mowa w pytaniu, dotyczą bowiem rozwiązań krajowych, a w tym wypadku mają znaczenie limity wskazane w art. 86a § 4 Op. Są one stosunkowo wysokie.

Nowe przepisy o informowaniu o schematach podatkowych (DzU z 2018 poz. 2193) weszły w życie 1.01.2019 i są zawarte w art. 86a–86o Op. MF 31.01.2019 wydał do nich urzędowe objaśnienia, na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 Op. Zastosowanie się do nich powoduje objęcie ochroną przewidzianą w art. 14k–14m Op (objaśnienia mogą być w przyszłości uzupełniane o nowe zagadnienia i komentarze).

Usługi księgowe są usługami ciągłymi

Nie można samodzielnie decydować o momencie powstania przychodu ani pomijać żadnych wpłat klientów.

Tak orzekł NSA w wyroku z 3.10.2018 (II FSK 3070/16).

Od właściciela biura rachunkowego wymaga się szczególnej staranności i profesjonalizmu przy rozliczeniach podatkowych, w tym własnych. Orzeczenie NSA, podobnie jak i sądu I instancji wskazuje, że i w tej branży zdarzają się uchybienia.

Biuro rachunkowe

Brak winy zwalnia właściciela biura z odpowiedzialności

Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za brak zmiany zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, jeżeli klient swoimi działaniami dąży do zachowania dotychczasowego statusu ubezpieczeniowego – wynika z wyroku SO w Olsztynie z 7.11.2018 (IX Ca 724/18).
Biuro rachunkowe

Kara za przywłaszczenie mienia klienta i podrabianie jego dokumentów

Pobranie od klienta kwot z tytułu zaliczek na podatek dochodowy i VAT i nieodprowadzenie ich na konto US to przywłaszczenie, a podpisywanie się za niego jego imieniem i nazwiskiem na deklaracjach podatkowych to podrabianie dokumentów. Oba czyny są zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 mies. do 5 lat.
Biuro rachunkowe

Umowa o świadczenie usług księgowych zawarta z przyszłym przedsiębiorcą

Jeżeli klient biura rachunkowego ma dopiero zamiar rozpocząć działalność gospodarczą, to podpisana z nim umowa jest umową z konsumentem. To zaś oznacza większe rygory związane z ochroną praw konsumenckich.

Księgowa działalność nieewidencjonowana

Jestem księgową i pracuję na etacie. Chcę rozpocząć po godzinach własną działalność – biuro rachunkowe.
Czy w początkowej fazie działalność taka może być prowadzone w ramach działalności nieewidencjonowanej? Czy PKD 69.20Z wyklucza prowadzenie działalności nieewidencjonowanej?

Czy i w jakim zakresie księgowy może korzystać z praw autorskich

Wzrost limitu kosztów autorskich od 1.01.2018 spowodował zwiększone zainteresowanie możliwością ich naliczania. Sprawdźmy zatem, jakie są możliwości zastosowania kosztów autorskich w biurze rachunkowym.

Obowiązki biur rachunkowych związane z RODO

Biura rachunkowe znajdują się w specyficznej sytuacji, jeżeli chodzi o obowiązki wynikające z RODO. Po pierwsze działają – podobnie jak większość przedsiębiorców – jako administratorzy danych osobowych (w stosunku do danych własnych pracowników oraz klientów lub osób reprezentujących klientów). Po drugie działają jako tzw. procesorzy, czyli podmioty przetwarzające w rozumieniu art. 28 RODO w odniesieniu do danych przekazywanych przez klientów. Dotyczy to np. sytuacji, w których firma będąca klientem biura rachunkowego przekazuje mu dane swoich pracowników lub klientów.
Temat miesiąca

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – zadania biura rachunkowego

Nowa ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wprowadza zmiany w procedurze postępowania tzw. instytucji obowiązanych, istotne m.in. dla biur rachunkowych, doradców podatkowych i biegłych rewidentów.

Chodzi o ustawę z 1.03.2018 (DzU poz. 723, dalej upft) zastępującą akt prawny o tym samym tytule z 16.11.2000. Większość jej przepisów obowiązuje od 13.07.2018. Na mocy regulacji przejściowych instytucje obowiązane (IO), w tym niektóre biura rachunkowe, doradcy i biegli, będą mieć 3 mies. na zapoznanie się z nowymi zasadami i wdrożenie stosownych reguł.

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....