Kserokopia faktury to nie duplikat

Niestety, nie. Duplikat podlega ścisłym regulacjom prawnym, ponieważ ma taką samą moc jak faktura pierwotna. Prawidłowo wystawiony duplikat zawiera słowo „duplikat” oraz datę jego wystawienia.

Kserokopia oryginału faktury wraz z dopiskiem „duplikat” nie jest duplikatem faktury. Ujmowanie takiej faktury w księgach i odliczanie VAT naliczonego, wynikającego z takiego dokumentu, jest nieprawidłowe.

Duplikaty faktur najczęściej są wystawiane, kiedy faktura nie dociera do nabywcy towaru lub usługi (albo kontrahent tak twierdzi) i nie ma możliwości wyegzekwowania płatności za przeprowadzoną transakcję. Wystawianie duplikatów reguluje art. 106l ustawy o VAT. Główne wytyczne tego przepisu to wystawianie duplikatów „na wniosek nabywcy” oraz zgodnie z danymi zawartymi w fakturze pierwotnej. Forma „wniosku” o wystawienie duplikatu nie została sprecyzowana, przyjmuje się więc, że może być on wyrażony także w rozmowie telefonicznej.

Najistotniejszą cechą duplikatu faktury jest to, że zawiera określenie „duplikat” oraz datę wystawienia tego duplikatu, której nie należy mylić z datą faktury pierwotnej (art. 106l pkt 2 ustawy o VAT). Wszystkie pozostałe elementy powinny być identyczne jak na fakturze pierwotnej, włączając datę płatności.

Dla sprzedawcy wystawienie duplikatu faktury nie ma wpływu na rozliczenie podatkowe. Sprzedający powinien ująć dokumentowaną transakcję zgodnie z obowiązkiem podatkowym, a fakt zagubienia bądź zniszczenia faktury nie ma znaczenia. Wystawca faktury jest jednak zobowiązany archiwizować wszystkie wystawione duplikaty oraz nadawać im unikalne numery w systemie finansowo-księgowym. Warto podkreślić, że ponowne „wydrukowanie” faktury pierwotnej nie jest tożsame z wystawieniem duplikatu i może nie zostać zaakceptowane przez kontrahenta.

Dla nabywcy otrzymanie duplikatu faktury ma ogromne znaczenie. Jeżeli pierwotna faktura nie dotarła do adresata i w związku z tym nie została ujęta w ewidencji oraz deklaracji VAT, jej duplikat ma taką samą moc formalnoprawną jak faktura pierwotna. Prawo do odliczenia VAT z duplikatu faktury przysługuje wówczas w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano duplikat, lub w dwóch następnych okresach rozliczeniowych.