KSeF zmienia reguły gry

„Wirtualna faktura” – realny problem

Już dziś w obiegu krążą pliki, które wyglądają jak faktury, ale nimi nie są – to tylko wizualizacje. Gdy ruszy KSeF, opłacenie takiego PDF-a bez numeru KSeF i kodu QR będzie proszeniem się o kłopoty: duplikaty, fałszywki, płatności

„na lewy rachunek”. Procedura w firmie powinna jasno mówić: płacimy wyłącznie po weryfikacji w KSeF (skan kodu QR/sprawdzenie numeru KSeF).

Czy „wirtualna” faktura – ustrukturyzowana w KSeF – jest sama w sobie wezwaniem do zapłaty? Podatkowo tak, handlowo tylko wtedy, gdy da się ją powiązać z umową, zamówieniem i potwierdzeniem dostawy. Nowy element układanki stanowi jawność i identyfikowalność osoby wystawiającej: w KSeF każda wysyłka jest przypisana do konkretnych uprawnień i użytkownika, z pełnym śladem audytowym. To już nie „anonimowy PDF od działu”, lecz konkretna osoba z imienia i nazwiska, której decyzja (kliknięcie „Wyślij”) ma skutki podatkowe i biznesowe – widoczne dla przełożonych i w razie kontroli – dla organów.

Ta transparentność zmienia psychologię pracy. Wystawiający faktury realnie czują ciężar odpowiedzialności: obawę przed błędem, korektami, a nawet odpowiedzialnością karnoskarbową. Równocześnie pracodawcy mierzą się z kosztami – szkolenia z przepisów i obsługi KSeF, aktualizacja procedur, testy oraz… wynagradzanie większej odpowiedzialności (dodatki, wyższe widełki, premia za bezbłędność, polisa OC). Bez tego łatwo o napięcia: wstrzymywanie wysyłek

i płatności do czasu weryfikacji w KSeF, „zamrażanie” limitów kupieckich, spory o daty i treść dokumentu. W praktyce oznacza to konieczność podniesienia rangi fakturowania do roli funkcji compliance, wspartej matrycą uprawnień,

zasadą „czterech oczu” i jasnym podziałem odpowiedzialności – tak, aby jawność w KSeF nie paraliżowała ludzi, tylko budowała bezpieczeństwo obrotu.

Kto ponosi odpowiedzialność

Kto odpowiada prawnie za wdrożenie, zgodność i treść faktur? Podatnik – czyli przedsiębiorca. Nawet jeśli deleguje zadania do działu finansów, IT czy biura rachunkowego, odpowiedzialność prawną za poprawność i terminowość

w KSeF ponosi właściciel firmy. Biuro może pomóc w procesie, ale nie zdejmuje z klienta odpowiedzialności za merytorykę dokumentu. To powinno być jasno zapisane w umowie i procedurach.

Z perspektywy biur rachunkowych granica będzie wyraźniejsza niż dotąd: akceptacja merytoryczna kosztu (czy wydatek jest zasadny biznesowo, kto go zatwierdził, który projekt/budżet) pozostaje po stronie klienta. Biuro prowadzi rozliczenia, ale nie jest „autorem” transakcji.

Koszty – dlaczego wzrosną

Wdrożenie KSeF jest nie tylko kliknięciem aktualizacji. To:

• integracja oprogramowania (ERP/finanse/sprzedaż), tokeny, uprawnienia
• i audyt dostępu,
• szkolenia sprzedających i zatwierdzających,
• przebudowa procesu (obieg akceptacji, powiązanie faktury z zamówieniem, budżetem, projektem),
• czas pracy – szczególnie w pierwszych miesiącach, gdy organizacje uczą się nowych obowiązków.

Nie będzie to „koszt jak zwykle”, lecz nowa pozycja w budżecie. W cenie pojawią się nie tylko licencje, integracje i utrzymanie łączy z KSeF, lecz także droższa obsługa księgowa – bo rola księgowej przesuwa się z „wprowadzania dokumentów” do funkcji compliance i kontroli jakości danych. Biura rachunkowe muszą dziś łączyć wiedzę merytoryczną z kompetencjami technicznymi,

a to oznacza więcej godzin analitycznych, testów, wdrożeń i odpowiedzialności.

Naturalną konsekwencją są nowe modele wyceny, a do tego wyższe stawki za konsultacje i bieżącą kontrolę poprawności faktur. Pracodawcy muszą doliczyć szkolenia sprzedawców i wystawiających faktury, aktualizację procedur, matryce uprawnień i – coraz częściej – dodatki płacowe za większą odpowiedzialność po stronie osób klikających wysyłkę do KSeF. Pytanie więc nie brzmi: czy biznes stać na te wydatki, lecz czy stać nas na brak przygotowania, skoro ryzyko błędów, przestojów w sprzedaży i sporów handlowych może kosztować wielokrotnie więcej.

KSeF przenosi fakturowanie z „ładnego dokumentu” do surowej warstwy danych, a to oznacza większą dojrzałość procesową po stronie firm. Rachunek – finansowy i prawny – zapłaci przede wszystkim przedsiębiorca. Dobre biuro rachunkowe pomoże ten koszt opanować i zmniejszyć ryzyko, ale nie zastąpi wewnętrznej odpowiedzialności za treść i obieg dokumentów. W 2026 r. wygrają ci, którzy zaczną działać dziś – zanim „wirtualna faktura” stanie się realnym problemem.

KSeF może docelowo stać się narzędziem ułatwiającym pracę biur rachunkowych – zautomatyzować pobór dokumentów, ograniczyć ręczne księgowanie i poprawić kontrolę jakości danych. Dziś jednak towarzyszą mu chaos legislacyjny, istotne koszty wdrożenia oraz odpowiedzialność przedsiębiorcy

i osoby wystawiającej faktury, które spędzają sen z powiek.