Koszty pracownicze przy dwóch listach płac

W ramach jednego stosunku pracy można potrącać zryczałtowane koszty ze stosunku pracy do miesięcznego limitu. Zatrudnionemu na podstawie dwóch umów o pracę – bez względu na to, czy u tego samego pracodawcy, czy u różnych  – potrącane są podwójne koszty. Tzw. ulgę miesięczną stosuje ten pracodawca, któremu pracownik złożył oświadczenie PIT-2.

Przychód pracownika pomniejsza się o zryczałtowane kwotowe koszty bądź rzadziej – o zryczałtowane procentowe (z tytułu prac twórczych). W pytaniu jest mowa o zryczałtowanych kwotowych kosztach.

Osobie pozostającej w jednym stosunku pracy przysługują tzw. podstawowe koszty, wynoszące 111,25 zł miesięcznie, a rocznie nie więcej niż 1335 zł. Ma ona jednak prawo do podwyższonych kosztów w wysokości 139,06 zł miesięcznie (rocznie 1668,72 zł), jeśli łącznie spełnia poniższe warunki:

• jej miejsce zamieszkania jest położne poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
• nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,
• nie dostaje zwrotu kosztów dojazdów lub dostaje, ale pracodawca dolicza je do dochodów opodatkowanych,
• złożyła pracodawcy oświadczenie o spełnianiu ww. wymogów, dające podstawę do stosowania podwyższonych kosztów (art. 22 ust. 2 pkt 3, art. 32 ust. 5 updof).

Oświadczenia o objęciu podwyższonymi kosztami ze stosunku pracy nie trzeba ponawiać w kolejnych latach, jeśli stan faktyczny nie ulega zmianie. Dopiero zaprzestanie spełniania któregoś z warunków wymaga powiadomienia o tym pracodawcy. Od tego momentu następuje powrót do podstawowych kosztów (art. 32 ust. 3a i 4 updof).

Pracownikowi zatrudnionemu na podstawie dwóch umów o pracę (z tym samym bądź innym pracodawcą) wskazane koszty – podstawowe lub podwyższone – odlicza się osobno z tytułu każdego zatrudnienia. Uprawnionemu do podstawowych kosztów należą się wtedy koszty: 111,25 zł miesięcznie z racji każdej umowy o pracę, ale maksymalnie 2002,05 zł za rok kalendarzowy, a uprawnionemu do podwyższonych kosztów – 139,06 zł miesięcznie, lecz nie więcej niż 2502,56 zł za rok kalendarzowy (art. 22 ust. 2–4 updof).

Z przywołanych przepisów wynika, że gdy pracownik ma jedną umowę o pracę, pracodawca stosuje pojedyncze koszty, do wyczerpania miesięcznego limitu (w opisanym przypadku 139,06 zł miesięcznie). Gdy wynagrodzenie zasadnicze okaże się zbyt niskie (np. z powodu absencji i pobierania w danym miesiącu zasiłku chorobowego), nadwyżkę kosztów można potrącić z premii za dobre wyniki, rozliczanej na osobnej liście płac w danym miesiącu.

Pracownikowi zatrudnionemu na kilku etatach każdy z pracodawców (bądź ten sam – jeśli zatrudnia daną osobę w ramach dwóch różnych stosunków pracy) ujmuje z przychodów uzyskanych z każdego etatu osobno koszty 139,06 zł do wyczerpania miesięcznego limitu. Gdy takie zdublowanie kosztów ze stosunków pracy „wieloetatowca” spowoduje przekroczenie limitu rocznego, pracownik skoryguje to w zeznaniu rocznym.

Inaczej jest z obniżeniem zaliczki na PIT o tzw. ulgę miesięczną (46,33 zł miesięcznie). Pomniejszenia dokonuje zawsze tylko jeden pracodawca, któremu pracownik przed pierwszą wypłatą w roku kalendarzowym złożył oświadczenie PIT-2, stwierdzając, że:

• nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika,
• nie uzyskuje dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,
• nie osiąga dochodów z działalności gospodarczej, z racji której odprowadza zaliczki określone w art. 44 ust. 3 updof (na zasadach ogólnych, według skali podatkowej),
• nie otrzymuje świadczeń wypłacanych z FP lub FGŚP,
• ten zakład pracy jest właściwy do stosowania ulgi miesięcznej (art. 32 ust. 3 updof).

PIT-2 nie trzeba składać ponownie w kolejnym roku, jeśli stan faktyczny nie uległ zmianie. Pracodawca nie pomniejsza zaliczki, jeżeli zatrudniony powiadomił go o zmianach stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia (art. 32 ust. 3a i 4 updof).