Koszty mediów dotyczące wynajmowanych mieszkań – ujęcie w księdze przychodów i rozchodów

Kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (art. 22 ust. 1 updof).

Przedsiębiorca ponosi wskazane wydatki w celu osiągnięcia przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, a jednocześnie nie zostały one wymienione wśród kosztów, których nie uważa się za koszty podatkowe.

Aby można było uznać koszt za koszt uzyskania przychodów, jego poniesienie musi być należycie udokumentowane (wyrok NSA z 19.06.2019, II FSK 548/17). Przedsiębiorca prowadzi pkpir, więc obowiązujące go zasady dokumentowania kosztów określa rozporządzenie pkpir. Pozwala ono na dokumentowanie niektórych zapisów w księdze za pomocą dowodów wewnętrznych (§ 13 ust. 1). W ten sposób mogą być dokumentowane m.in. opłaty za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą. Podstawą do sporządzenia dowodu wewnętrznego jest dokument obejmujący całość opłat na te cele (§ 13 ust. 2 pkt 7).

Moim zdaniem za pomocą dowodów wewnętrznych mogą być ujmowane w pkpir również koszty opłat dotyczących wynajmowanych lokali. Potwierdzają to organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji IS w Łodzi z 12.11.2015 (IPTPB1/4511-541/15-2/MM) czytamy: jeżeli wystawiane przez wnioskodawcę dowody wewnętrzne potwierdzające zapłatę czynszu i opłat z tytułu najmu spełniają ww. wymagania określone przepisami rozporządzenia pkpir, to dopuszczalne jest dokumentowanie wydatków związanych z wynajmem mieszkania dowodami wewnętrznymi, stosownie do § 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia (…) [obecnie § 13 ust. 2 pkt 7 – przyp. aut.]. Dowód wewnętrzny musi jednak zawierać dane wskazane w § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia [obecnie § 13 ust. 1], by możliwe było ujęcie takiego wydatku w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 22 ust. 1 updof.

Uważam zatem, że w przedstawionej sytuacji przedsiębiorca może zaliczać koszty mediów udokumentowane fakturami wystawionymi:

• na jego prywatne dane – na podstawie tych faktur, gdyż brak danych „firmowych” czy NIP nie wyłącza możliwości uznania faktur za dowody księgowe w rozumieniu rozporządzenia pkpir (w grę wchodzi również sporządzanie dowodów wewnętrznych do tych faktur i ujmowanie kosztów na ich podstawie),
• na żonę – na podstawie sporządzonych do tych faktur dowodów wewnętrznych.