Koszty grupowego ubezpieczenia zatrudnionych – ujęcie księgowe

Polisa finansowana w całości przez pracodawcę

W razie sfinansowania całości wydatków przez pracodawcę prawo do otrzymania świadczeń z umowy ubezpieczenia może przysługiwać pracodawcy lub pracownikowi. W pierwszym przypadku pokryta przez pracodawcę składka nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku pracy. W drugim jest takim przychodem zgodnie z art. 12 ust. 1 updof (w momencie uregulowania przez pracodawcę składki ubezpieczeniowej), a co za tym idzie, podlega PIT oraz wliczeniu do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Na pracodawcy ciąży zatem obowiązek doliczenia kwoty składki do przysługującego pracownikowi wynagrodzenia i kalkulacji od jego łącznej kwoty zaliczki na PIT oraz składek ZUS.

Zapisy w księgach rachunkowych będą następujące:

1. Ujęcie wydatków na polisę w ciężar kosztów operacyjnych:

– gdy składka ubezpieczeniowa została opłacona jednorazowo, za cały rok „z góry”:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów – ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (jeżeli ewidencja kosztów działalności operacyjnej jest powadzona w zespole 4 i 5 lub wyłącznie w zespole 4) lub konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” (jeżeli ewidencja kosztów działalności operacyjnej jest powadzona w zespole 5)

Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”

– gdy składka ubezpieczeniowa jest opłacana co miesiąc:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów – ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” i/lub odpowiednie konto zespołu 5 (w zależności od wariantu ewidencji kosztów działalności operacyjnej: ewidencja wyłącznie w zespole 4, ewidencja wyłącznie w zespole 5, ewidencja w obu zespołach)

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”

2. Opłacenie przez pracodawcę polisy ubezpieczeniowej jednorazowo, za cały rok „z góry”:

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”

3. Przeniesienie kosztu polisy do rozliczenia w czasie wobec jej opłacenia jednorazowo za cały rok „z góry” (jeżeli ewidencja kosztów działalności operacyjnej jest powadzona w zespole 4 i 5 lub wyłącznie w zespole 4):

Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”

Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”

4. Zarachowanie kosztu polisy ubezpieczeniowej do bieżącego okresu sprawozdawczego:

Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów” (jeżeli ewidencja kosztów działalności operacyjnej prowadzona jest wyłącznie w zespole 4) lub odpowiednie konto zespołu 5 (jeżeli ewidencja kosztów działalności operacyjnej jest powadzona w zespole 4 i 5 lub wyłącznie w zespole 5)

Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”

5. Zaliczka na PIT odprowadzana od uzyskanego przez pracownika przychodu:

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne – PIT”

6. Składki ZUS obciążające pracodawcę:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów – ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” i/lub odpowiednie konto zespołu 5 w zależności od wariantu ewidencji kosztów działalności operacyjnej

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne – ZUS”

7. Składki ZUS obciążające pracownika:

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne – ZUS”

8. Uregulowanie zobowiązań publicznoprawnych wobec US i ZUS:

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne – PIT, ZUS”

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”.

Polisa finansowana w całości przez pracowników

Gdy koszty grupowego ubezpieczenia pokrywają w całości sami pracownicy, to składka ubezpieczeniowa jest odliczana – na zasadzie tzw. dobrowolnych potrąceń – comiesięcznie z wynagrodzenia pracownika (za jego zgodą wyrażoną na piśmie, np. w polisie lub w stosownej deklaracji zgody). Pamiętać przy tym należy o kwocie wolnej od dobrowolnych potrąceń z wynagrodzenia, wynoszącej 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 91 § 2 pkt 2 Kp). Jeżeli wynagrodzenie netto pracownika nie przekracza kwoty wolnej, to otrzyma on od pracodawcy wynagrodzenie w wysokości niepomniejszonej o składkę na ubezpieczenie grupowe. Będzie jednak musiał wpłacić ją do firmowej kasy lub za pośrednictwem rachunku bankowego, tak aby pracodawca mógł ją następnie przekazać firmie ubezpieczeniowej.

Zapisy w księgach rachunkowych pracodawcy będą następujące:

1. Odliczenie składki z wynagrodzenia pracownika:

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”

2. Przekazanie pochodzącej od pracownika kwoty składki na rachunek bankowy firmy ubezpieczeniowej:

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”

3. Wypłata pracownikowi wynagrodzenia w wysokości pomniejszonej o składkę:

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”

4. Wpłata przez pracownika kwoty składki do firmowej kasy lub na firmowy rachunek bankowy (gdy pracodawca nie potrąca jej z wynagrodzenia za pracę):

Wn konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”.

Wariant „mieszany”

Jeżeli koszty grupowego ubezpieczenia pracowników w części obciążają pracodawcę, a w pozostałej części zainteresowanych pracowników, to zastosowanie znajdą odpowiednie zapisy księgowe przedstawione w dwóch pierwszych przypadkach.