„Kilometrówka” wreszcie w górę

Koszty pracodawcy

Podwyżka limitów wpłynie na wysokość kosztów podatkowych pracodawców. Na mocy art. 16 ust. 1 pkt 30 updop i art. 23 ust. 1 pkt 36 updof nie zalicza się bowiem do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników, z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy, w wysokości przekraczającej:

• w podróży służbowej (tzw. jazdy zamiejscowej) – kwotę ustaloną przy zastosowaniu maksymalnych stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, zależnych od pojemności skokowej silnika,
• w jazdach lokalnych – miesięczny ryczałt pieniężny albo kilometrówkę (iloczyn liczby faktycznie przebytych kilometrów i określonej w ww. rozporządzeniu maksymalnej stawki za 1 km przebiegu).

W razie wykorzystywania samochodu w podróży służbowej zawsze konieczne jest ustalenie liczby kilometrów przejechanych w celach służbowych. Limit kosztów ustala się, mnożąc maksymalne stawki za 1 km przebiegu przez długość trasy, wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu.

W przypadku jazd lokalnych kwotę zwrotu (i limit kosztów) można również ustalić w uproszczony sposób, przyjmując zryczałtowany przebieg, w zależności od liczby mieszkańców danej gminy lub miasta, w którym pracownik jest zatrudniony, i mnożąc go przez maksymalną stawkę za 1 km przebiegu pojazdu.

Zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu przysługuje po złożeniu przez pracownika oświadczenia o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Jeżeli pracownik złożył oświadczenie, które nie zostało rozpatrzone przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zmieniającego (tj. przed 17.01.2023 r.), do ustalenia kwoty ryczałtu pracodawca stosuje nowe stawki w nim określone (tak stanowi § 2 rozporządzenia zmieniającego).

Przychód pracownika

Przyjmuje się, że kilometrówka i ryczałt za używanie własnego pojazdu do celów służbowych stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy (w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof). Przychód ten może być objęty zwolnieniem od PIT. W przypadku:

• podróży służbowych (jazd zamiejscowych) – na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof, do wysokości limitu kilometrówki,
• jazd lokalnych – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b updof, do wysokości limitu kilometrówki (o ile przebieg pojazdu jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika) bądź miesięcznego ryczałtu, ale tylko jeżeli obowiązek ponoszenia kosztów używania pojazdu przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (w praktyce zwolnienie stosuje się tylko do określonych grup pracowników: listonoszy, leśników, pracowników socjalnych).

Pojazdy z alternatywnym napędem

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury określa zasady zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych prywatnych pojazdów zasilanych tradycyjnym silnikiem spalinowym. Nie odnosi się do samochodów z napędem elektrycznym lub hybrydowym, napędzanych wodorem czy zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii.

Pojawiło się kilka projektów ustaw mających usunąć tę lukę. Ostatni to projekt z 19.12.2022 r. nowelizacji ustawy o transporcie drogowym złożony przez Senacką Komisję Nadzwyczajną do spraw Klimatu (druk senacki nr 891), proponujący rozszerzenie katalogu pojazdów, za które przysługuje zwrot, o pojazdy elektryczne oraz z napędem alternatywnym. Warunki zwrotu ma określić Minister Infrastruktury, uwzględniając m.in. rodzaj pojazdu mechanicznego, moc silnika lub jego pojemność.