Kiedy pracownik-twórca korzysta z wyższych kosztów

Z interpretacji ogólnej z 15.09.2020 (DD3.8201.1.2018) wynika, że niezbędne jest spełnienie trzech przesłanek:

• powstanie utworu będącego przedmiotem prawa autorskiego, warunkujące korzystanie przez twórcę z praw autorskich i umożliwiające rozporządzanie majątkowym prawem autorskim do utworu,
• dysponowanie obiektywnymi dowodami potwierdzającymi powstanie utworu będącego przedmiotem prawa autorskiego,
• wyraźne wyodrębnienie honorarium od innych składników wynagrodzenia (z nielicznymi wyjątkami, gdy w myśl odrębnych ustaw 50% koszty można stosować do całości wynagrodzenia twórcy).

Komu przysługują 50% koszty

Przypomnijmy, że w myśl art. 22 ust. 9b updof 50% koszty uzyskania przychodów w odniesieniu do przychodów z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich lub rozporządzania przez twórców tymi prawami mają zastosowanie wyłącznie do przychodów uzyskiwanych z ośmiu enumeratywnie wymienionych w tym przepisie tytułów. Ich wysokość ograniczona jest limitem kwotowym – 85 528 zł w roku podatkowym (art. 22 ust. 9a i 9aa updof). Utwór może powstać w ramach stosunku pracy czy umowy cywilnoprawnej (zlecenia lub o dzieło). Wynagrodzenie z tych umów może stanowić honorarium autorskie, do którego przysługują 50% koszty, przy spełnieniu ww. warunków.

W interpretacji MF wskazał m.in., że honorarium lub jego część za dany utwór może być wypłacone przed powstaniem utworu (np. w dacie podpisania umowy). Do takiego honorarium pracodawca też ma prawo zastosować 50% koszty uzyskania przychodów. Nie ma więc przeszkód, aby koszty te uwzględniać również przy wypłacie tego rodzaju wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik/wykonawca cywilnoprawny przebywał na urlopie czy na zwolnieniu lekarskim.

Ustalanie wysokości i dokumentowanie honorarium

Wysokość honorarium może wynikać z umowy o pracę lub z innych regulacji obowiązujących u pracodawcy (np. regulaminu wynagradzania czy umowy cywilnoprawnej). Niewystarczające jest procentowe określenie w umowie o pracę czasu przeznaczonego na pracę twórczą lub ustalenie go na podstawie ewidencji czasu pracy. Nie wynika bowiem z tego, czy jakikolwiek utwór rzeczywiście powstał. Powołując się na orzecznictwo sądów, MF stwierdził, że:

• ustalenie wysokości honorarium leży w zakresie swobody kontraktowej stron umowy,
• fakt uzyskania przychodu z praw autorskich i jego wysokość wymaga odpowiedniego udokumentowania, przy czym w grę wchodzi każdy prawnie dopuszczalny dowód.

Przykładowo pracodawca i pracownik mogą prowadzić ewidencję powstających utworów (także tych, co do których stosowana jest zaliczkowa forma wypłaty honorarium) i odrębnie stworzonych już utworów pracowniczych. W ewidencji pracodawca może też potwierdzać przyjęcie danego utworu lub inny moment warunkujący przeniesienie na niego autorskich praw majątkowych.

Pracodawca i pracownik mogą również dokumentować powstanie utworu w formie oświadczenia. Obowiązek składania takich oświadczeń może wynikać z umowy o pracę lub innych wewnątrzzakładowych regulacji. Z oświadczenia powinno wynikać, jaki konkretnie utwór powstał – złożenie oświadczenia o samym wykonywaniu pracy twórczej jest niewystarczające.

Umowa może wprost wskazywać kwotę honorarium lub przewidywać zasadę procentowego jego określania w stosunku do ogólnej kwoty wynagrodzenia, z tym że honorarium musi być powiązane z konkretnym utworem (czy utworami określonymi rodzajowo).

Według MF dopuszczalne jest też określenie wartości honorarium na podstawie ewidencji czasu pracy w powiązaniu z konkretnym utworem. Przykładowo, jeżeli 70% czasu pracy pracownika stanowił czas pracy twórczej (przeznaczonej na stworzenie czy tworzenie konkretnego dzieła), to można uznać, że 70% jego wynagrodzenia za pracę stanowiło honorarium i do tej części zastosować 50% koszty.

Szczególne zasady dla naukowców

MF odniósł się też do wynagrodzeń nauczycieli akademickich. Potwierdził, że 50% koszty odnoszą się aktualnie do całości ich wynagrodzenia, bowiem ustawa o szkolnictwie wyższym określa, że wykonywanie obowiązków nauczyciela akademickiego stanowi działalność twórczą o indywidualnym charakterze, o której mowa w art. 1 ust. 1 ustawy o prawie autorskim. Wyjątkiem jest wynagrodzenie wypłacane podczas urlopu dla poratowania zdrowia.

Podobne zasady obwiązują w przypadku pracowników naukowych i pracowników pionów badawczych, którym zastosowanie 50% kosztów do całości wynagrodzenia gwarantują odrębne ustawy.