Kiedy pracodawca przekazuje informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pismo o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek przekazać wyłącznie pracownikom objętym 10-letnim okresem przechowywania dokumentacji (obowiązkowo lub dobrowolnie). Nie należy go wręczać zatrudnionym sprzed rokiem 1999, którzy podlegają 50-letniemu okresowi przechowywania.

Akta osobowe i dokumentację ze stosunku pracy (tzw. indywidualną) pracowników zatrudnionych od 1.01.2019 przechowuje się obligatoryjnie przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał lub ustanie ich stosunek pracy. Po jego rozwiązaniu bądź wygaśnięciu pracodawca, wraz ze świadectwem pracy wydaje im informację dotyczącą okresu przechowywania, o (art. 94 i art. 94 Kp):

• długości okresu przechowywania wskazanej dokumentacji,
• możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego przypadającego po okresie przechowywania (czyli w styczniu),
• jej zniszczeniu w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, w ciągu kolejnych 12 mies. (a więc do 31 stycznia kolejnego roku), jeżeli zainteresowany nie odbierze jej we wskazanym terminie.

Przykładowy wzór informacji dla pracownika objętego obowiązkowym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji opublikowaliśmy w „RiP” nr 1/2019.

Podobne pisma (nazwane pouczeniami) trzeba też przekazywać pracownikom i zleceniobiorcom objętym dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji.

Chodzi o zatrudnionych między 1.01.1999 a 31.12.2018, za których płatnik składek złożył do ZUS raport informacyjny ZUS RIA. Okres przechowywania ich dokumentacji skraca się do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym przekazano za nich ZUS RIA (art. 7 ust. 2 i 3 ustawy 10.01.2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, DzU poz. 357, dalej nowelizacja).

Przypomnijmy, że pracodawca/zleceniodawca (płatnik składek) ma w tym przypadku całkowitą dowolność co do podjęcia decyzji o skróceniu okresu przechowywania i co do daty, od kiedy to nastąpi. Należy to do jego wyłącznej kompetencji, nie musi swojej decyzji z nikim uzgadniać ani konsultować.

Jeżeli zdecyduje się na taki krok, to ma obowiązek spełnić łącznie 2 warunki, składając do ZUS:

• najpierw w dowolnym momencie oświadczenie ZUS OSW – deklarację o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych między 1.01.1999 a 31.12.2018 (płatnik może cofnąć to oświadczenie, dopóki nie złoży pierwszego ZUS RIA),
• następnie za wszystkie wymienione osoby raporty ZUS RIA: za wyrejestrowane z ubezpieczeń społecznych przed dniem przekazania oświadczenia ZUS OSW – w ciągu roku od daty jego przekazania, a za wyrejestrowanych z ubezpieczeń społecznych po dniu złożenia ZUS OSW – wraz z ich wyrejestrowaniem z ubezpieczeń (art. 41a, 41b i 41f usus).

Wyrejestrowując z ubezpieczeń społecznych pracownika objętego dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji, płatnik jest ponadto zobowiązany:

• przekazać mu kopię złożonego za niego ZUS RIA oraz dowody potwierdzające wykonywanie między 1.01.1999 a 31.12.2008: pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze w myśl art. 32 ustawy emerytalnej oraz art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19.12.2008 o emeryturach pomostowych (DzU z 2018 poz. 1924),
• pouczyć go o:

• skróconym okresie przechowywania jego akt personalnych i dokumentacji ze stosunku pracy,
• możliwości odbioru ww. dokumentacji do końca miesiąca zaczynającego się następnego dnia po upływie okresu przechowywania, czyli do 31 stycznia,
• prawie do uzyskania kopii tej dokumentacji (art. 41c ust. 1 usus).

Przykład pouczenia

Wyrejestrowując z ubezpieczeń zleceniobiorcę objętego dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania, płatnik przekazuje mu kopię ZUS RIA oraz poucza o:

• skróceniu okresu przechowywania list płac, indywidualnej kartoteki płacowej oraz innych dowodów mogących stanowić podstawę obliczenia emerytury lub renty (należą do nich m.in. umowa zlecenia i składane przez wykonawcę oświadczenie dla celów weryfikacji minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z art. ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę),
• prawie odbioru ww. dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego zaczynającego się następnego dnia po upływie okresu przechowywania, czyli do 31 stycznia.

Pracowników i zleceniobiorców objętych dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania, którzy zostali lub zostaną wyrejestrowani z ubezpieczeń społecznych przed datą złożenia przez płatnika oświadczenia ZUS OSW, o długości okresu przechowywania dokumentacji informuje ZUS w informacji o stanie konta za rok kalendarzowy, w którym płatnik przekaże za nich raporty ZUS OSW.

Jeśli chodzi o osoby pobierające emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy, renty strukturalne, renty socjalne, zasiłki przedemerytalne, świadczenia przedemerytalne lub nauczycielskie świadczenia kompensacyjne, ZUS przekazuje im taką informację wraz z:

• rocznym obliczeniem podatku za rok, w którym złożono za zainteresowanego ZUS RIA,
• imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu za rok, w którym za daną osobę zostanie złożony ZUS RIA, jeśli organ rentowy nie ma obowiązku sporządzać rocznego obliczenia podatku (art. 41d ust. 1 i 2 usus, art. 34 ust. 7 i 8 updof).

Przykład pouczenia

W pouczeniu zamieszczonym w informacji o stanie konta albo jako załącznik do rocznego obliczenia podatku/informacji o wysokości uzyskanego dochodu ZUS podaje te same dane, co w przykładowych wzorach, a w przypadku byłego pracownika instruuje także o konieczności wystąpienia do płatnika składek o wydanie dowodów potwierdzających wykonywanie między 1.01.1999 a 31.12.2008 pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, w myśl art. 32 ustawy emerytalnej i art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych (art. 41d ust. 4 usus).

Tym samym pracodawcy nie informują o okresie przechowywania dokumentacji pracowników podlegających 50-letniemu okresowi przechowywania, a więc zatrudnionych:

• przed 1.01.1999,
• między 1.01.1999 a 31.12.2018, za których nie złożyli ZUS RIA (art. 7 ust. 2 w zw. z ust. 1 nowelizacji).

Potwierdziło to również MRPiPS w wyjaśnieniach z 10.01.2019.