Kiedy podatek u źródła zapłacony z własnych środków może być kosztem podatkowym

To zależy od konkretnej sytuacji i powodów, dla których nie można było potrącić podatku z wynagrodzenia wypłacanego kontrahentowi. Choć co do zasady podatek dochodowy nie może być kosztem uzyskania przychodów, to jednak organy podatkowe niekiedy wyrażają zgodę, aby podatek u źródła nim był.

Kwestię tę rozpatrywała KIS w piśmie z 8.05.2019 (0111-KDIB2-1.4010.62.2019.1.MJ). Podatnik wskazał, że płacąc za świadczenie objęte podatkiem u źródła, z uwagi na realia życia gospodarczego często odprowadza ten podatek do US, finansując go z własnych środków, tzn. dokonując tzw. ubruttowienia należności dla kontrahenta. Pisemne umowy zawarte z kontrahentami mogą np. przewidywać, że ustalone w umowie wynagrodzenie kontrahenta jest wynagrodzeniem netto i płatnik ponosi ciężar wszelkich podatków płatnych w Polsce w związku z umową. Inne przypadki to m.in. zakup usług dostępu do serwisów informacyjnych czy baz materiałów graficznych i zdjęć. Uzyskanie dostępu jest możliwe jedynie po opłaceniu całej kwoty wynagrodzenia.

Ponadto niektórzy kontrahenci wprost odmawiają prośbie o przekazanie certyfikatu rezydencji (który ew. umożliwiłby niepobieranie podatku u źródła – zgodnie z postanowieniami właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania).

KIS potwierdziła, że wydatek na uregulowanie za zagranicznego kontrahenta podatku u źródła można zaliczyć do kosztów podatkowych w sytuacji, gdy obowiązek pokrycia tego podatku przez płatnika wynika z umowy z kontrahentem.

Brak takiej klauzuli umownej o ubruttowieniu (w umowie o świadczenie usług bądź odrębnej z kontrahentem), również – zdaniem organu – nie wyklucza możliwości uznania kwoty podatku u źródła (tj. kwoty ubruttowienia) za koszt uzyskania przychodów. Trzeba jednak wówczas wykazać, że spełnione są przesłanki z art. 15 ust. 1 updop, czyli ubruttowienie służyło osiągnięciu przychodów ze źródła przychodów, zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.

Organ wskazał bowiem, że jeżeli:

• zapłata podatku u źródła wiąże się z transakcjami nakierowanymi na osiągnięcie przychodów (pozostającymi w związku z działalnością gospodarczą płatnika),
• płatnik staje przed wyborem – nie przystępować do transakcji albo ponieść niekorzystne konsekwencje finansowe lub wizerunkowe czy też uregulować podatek z własnych środków przez ubruttowienie,
• wydatek na opłacenie podatku u źródła jest ponoszony bezpośrednio z majątku płatnika, tak jak wszystkie inne koszty transakcji,
• kwota zapłaconego podatku nie jest zwracana przez kontrahenta ani przez żaden inny podmiot, a zatem koszt ma definitywny charakter,
• wydatek ten jest właściwie udokumentowany (jego kwotę oraz fakt rzeczywistej zapłaty potwierdza wyciąg z rachunku bankowego płatnika),

to są spełnione warunki zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Dodatkowo w przywołanej interpretacji KIS potwierdziła, że gdy suma wypłat dla danego kontrahenta przekroczy w roku 2 mln zł i płatnik w myśl obowiązujących przepisów updop będzie zobligowany odprowadzić podatek u źródła, nie mogąc potrącić go z wynagrodzenia kontrahenta, to może zaliczyć ten podatek do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli z uwagi na obiektywne okoliczności nie będzie mógł ubiegać się o jego zwrot.

Oczywistą przeszkodą do ubiegania się o zwrot podatku u źródła, będącego obciążeniem ekonomicznym płatnika, jest chociażby brak certyfikatu rezydencji kontrahenta. Płatnik może także nie uzyskać od kontrahenta dodatkowych dokumentów i oświadczeń, które umożliwiałyby mu późniejsze wystąpienie z wnioskiem o zwrot zapłaconego podatku, zgodnie z art. 28b updop.

Wskazane jest jednak, aby płatnik dysponował dowodami na poparcie argumentu, że nie miał możliwości uzyskania od kontrahenta koniecznych dokumentów. Najlepszym dowodem wydaje się być korespondencja z kontrahentem.