Kiedy i jak można anulować fakturę

Tak wynika z interpretacji KIS z 22.09.2020 (0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK). Dotyczyła ona spółki, która wystawia papierowe faktury w dwóch egzemplarzach i oryginały wysyła kontrahentom. Zdarza się jej omyłkowo wystawić fakturę, choć transakcja w rzeczywistości nie wystąpiła (dostawa czy usługa nie została wykonana ani nie wpłynęła zaliczka na poczet przyszłych świadczeń).

Kontrahent zwraca wówczas otrzymaną fakturę bez jej księgowania, niekiedy z adnotacją wskazującą, że znajdowała się w jego posiadaniu (np. w postaci tzw. prezentaty z datą otrzymania faktury). Bywa, że zwrócona faktura jest już ujęta w deklaracji VAT spółki.

Będąc w posiadaniu obu wystawionych egzemplarzy faktury, spółka stosuje następującą procedurę anulowania faktur:

• oba egzemplarze zostają przekreślone,
• na przekreślonych egzemplarzach zamieszczana jest adnotacja potwierdzająca fakt anulowania faktury i wskazująca przyczynę jej anulowania,
• anulowane faktury są przechowywane wraz z dokumentacją księgową.

KIS potwierdziła, że spółka postępuje prawidłowo: Skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (wystawiona faktura wraca do wnioskodawcy i nie jest ujęta w ewidencji kontrahenta) oraz nie dokumentują one faktycznie wykonanych zdarzeń gospodarczych w postaci dostawy towaru lub wykonania usługi, to wnioskodawca będzie miał prawo do anulowania takich faktur poprzez opatrzenie obu egzemplarzy faktury odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach ich anulowania i pozostawieniu ich w dokumentacji podatkowej.

KIS zaznaczyła, że anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. (…) Wnioskodawca powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

KIS odniosła się też do sposobu korekty deklaracji, w której ujęto anulowane faktury, wskazując, że spółka w celu usunięcia błędu powinna dokonać korekty deklaracji VAT za te miesiące, w których ww. faktury VAT zostały rozliczone, poprzez obniżenie odpowiednio kwoty zadeklarowanej podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, na zasadach wskazanych w art. 81 § 1 i 2 oraz z uwzględnieniem art. 75 § 3 Op.