Karty przedpłacone sprezentowane pracownikom przez pracodawcę – ujęcie księgowe, rozliczenia podatkowe

Skutki w podatku dochodowym

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zfśs (art. 23 ust. 1 pkt 42 updof i art. 16 ust. 1 pkt 45 updop). Jeżeli pracodawca poniesie wydatki na zakup kart przedpłaconych, a nie mają one charakteru socjalnego, tzn. źródłem ich finansowania są środki obrotowe przedsiębiorstwa, to stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów według reguł ogólnych (art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop).

Wolna od PIT jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zfśs, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub z funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 1 tys. zł (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof). W związku z pandemią limit ten został podwyższony do 2 tys. zł (art. 52l pkt 3 updof). W takiej wysokości obowiązuje do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym zostanie odwołany stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19.

Na pracodawcy jako płatniku PIT będzie zatem ciążył obowiązek poboru zaliczek na ten podatek od wartości karty przedpłaconej sfinansowanej ze środków zfśs i przekazanej pracownikowi, tylko jeśli w 2021 przekroczy kwotę 2 tys. zł. Wartość kart przedpłaconych sfinansowanych ze środków obrotowych firmy w każdym przypadku stanowi natomiast przychód ze stosunku pracy podlegający PIT.

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs (w tym karty przedpłacone) podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego oraz art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Oskładkowane są natomiast karty przedpłacone sfinansowane ze środków obrotowych firmy.

Konsekwencje w VAT

Transakcja kupna–sprzedaży kart przedpłaconych nie podlega VAT, jako że karty te stanowią pieniądz elektroniczny umożliwiający zakup towarów i usług. Nie są towarem, którego dostawa podlegałaby VAT. Ich sprzedaży nie można także uznać za odpłatne świadczenie usług, ponieważ nie towarzyszą jej żadne wzajemne świadczenia (por. interpretacja IS w Bydgoszczy z 4.08.2016, ITPP1/4512-453/16/MN).

VAT nie podlega również – bez względu na źródło finansowania – przekazanie kart pracownikom przez przedsiębiorcę-pracodawcę. Dopiero bowiem ich użycie, czyli fizyczne nabycie towaru (usługi) przez pracownika, regulującego zapłatę przy użyciu karty, jest czynnością podlegającą VAT. Zatem tylko w momencie wydania towaru (wykonania usługi) wystąpi obowiązek podatkowy w VAT. Wydanie towarów (świadczenie usług) podlega w tym wypadku opodatkowaniu na zasadach ogólnych, według stawek właściwych dla danego towaru (usługi).

W konsekwencji w momencie wydania towaru lub wykonania usługi powinna być zaewidencjonowana faktyczna kwota za ten towar/wykonaną usługę (również ew. dopłata za droższy towar/usługę niż wartość wykorzystana z karty), zgodna z jego wartością i należnymi stawkami VAT (por. interpretacja KIS z 11.01.2019, 0114-KDIP1-1.4012.739.2018.1.RR).

Ujęcie księgowe

Operacje gospodarcze związane z kartami przedpłaconymi oferowanymi pracownikom przez pracodawcę np. w formie podarunku świątecznego, mogą być ujęte w księgach rachunkowych pracodawcy następująco:

1. Opłata z tytułu zakupu kart przedpłaconych

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”

Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”

oraz zaliczenie opłaty w ciężar kosztów operacyjnych

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5 albo konto 30 „Rozliczenie zakupu”

2. Uregulowanie ceny nabycia kart przedpłaconych

Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”

Ma konto 13 „Rachunki bankowe”

3. Zasilenie kart przedpłaconych

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 13 „Rachunki bankowe”

oraz wydanie kart pracownikom

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5 (w przypadku sfinansowania kart przedpłaconych ze środków obrotowych) albo konto 85 „Fundusze specjalne – zfśs” (w razie sfinansowania kart przedpłaconych ze środków zfśs)

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

4. Zaliczki na PIT i składki ZUS od wartości kart przedpłaconych wydanych pracownikom, pokrywane przez pracowników

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT, ZUS)

5. Składki ZUS oraz na FP, FS, FGŚP i FEP od wartości kart przedpłaconych wydanych pracownikom, pokrywane przez pracodawcę

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS).