Jakie dane musi zawierać dowód księgowy dokumentujący koszt podatkowy

Trzeba spełnić wszystkie niezbędne wymagania

KIS się z tym nie zgodziła. Podkreśliła, że kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy – zawarte w uor. Jeżeli na ich gruncie dowody wewnętrzne potwierdzające dokonanie wydatków spółki stanowią dowody księgowe będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, to taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów CIT.

W świetle uor dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych. Powinny również zawierać elementy wymienione w art. 21 ust. 1 uor. Tymczasem wystawiana przez spółkę asygnata nie zawiera danych kontrahenta (adresu osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej), a więc elementu wskazanego w art. 21 ust. 1 pkt 2 uor. Co prawda uor pozwala (art. 21 ust. 1a) na nieumieszczanie na dowodzie zakupu ww. danych, ale wyłącznie w przypadku, gdy wynika to z odrębnych przepisów.

Jeżeli więc spółka nabędzie palety drewniane od podmiotów, które nie udostępnią swoich danych osobowych (adresu), dowody wewnętrzne dokumentujące takie zakupy nie będą stanowiły dowodów księgowych. Nie spełniają bowiem wszelkich niezbędnych wymagań określonych w art. 21 ust. 1 uor. W związku z tym nie mogą stanowić podstawy do zaewidencjonowania zakupu towarów handlowych w księgach rachunkowych.

W konsekwencji – zdaniem KIS – w przypadku odmowy podania adresu przez zbywcę palet wydatki na zakup przez spółkę palet drewnianych (odpadów poużytkowych) od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, udokumentowany opisaną (…) asygnatą (niezawierającą adresu zbywcy) nie będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, na podstawie art. 15 ust. 1 updop.

Przepisy o rachunkowości mogą być przedmiotem interpretacji

Warto tu dodać, że początkowo KIS odmówiła spółce wydania interpretacji, wskazując, że może ona dotyczyć wyłącznie przepisów prawa podatkowego, a nie uor, która reguluje kwestie dokumentowania zdarzań gospodarczych. Wydała ją dopiero po przegranym postępowaniu przed NSA, który w wyroku z 15.05.2023 r. (II FSK 1003/22), orzekł, że dopuszczalne jest w postępowaniu interpretacyjnym dokonanie wykładni innych aniżeli przepisy prawa podatkowego przepisów prawa, które współtworzą normę konstrukcyjną dotyczącą danego podatku. Nie tylko bowiem w ustawach podatkowych uregulowano kwestie, od których zależy opodatkowanie i jego wysokość, zaś pod pojęciem prawa podatkowego należy rozumieć wszelkie normy prawne, które regulują elementy konstrukcyjne, czyli przedmiotowe i podmiotowe podatku, a zatem także normy prawne nieznajdujące się w ustawach podatkowych.