Jak zawrzeć porozumienie w sprawie wyboru instytucji finansowej zarządzającej środkami
Renata Majewska
Prawnik, ekspert prawa pracy, specjalizuje się w obliczaniu wynagrodzeń w ujęciu praktycznym.
Autor kilkuset artykułów z dziedziny szeroko pojętego prawa pracy, szczególnie ustalania wynagrodzeń i dodatkowych świadczeń oraz kalkulacji płac dla pracowników sfery budżetowej.
Doświadczony wykładowca i szkoleniowiec, właściciel firmy szkoleniowej Biuro Kadr i Płac
Jak wyłonić tę reprezentację? Czy może być jednoosobowa? Czy pracodawca może wskazać przedstawicieli pracowników? Jakich wymaga to formalności? Czy ww. porozumienie trzeba sporządzić na piśmie?
Od 1.01.2021 PPK wdrażają m.in. najmniejsze podmioty spoza sektora budżetowego, zatrudniające poniżej 20 osób. Niemający żadnej zakładowej organizacji związkowej, do 23.03.2021 powinni zawrzeć z reprezentacją osób zatrudnionych porozumienie ws. wyboru instytucji finansowej (IF) do zarządzania środkami PPK. Strony mają się przy tym kierować: oceną proponowanych przez IF warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywnością i doświadczeniem w zarządzaniu aktywami oraz najlepiej rozumianym interesem zatrudnionych. Jeśli do 23.03.2021 nie dojdzie do finalizacji ww. porozumienia, wyboru IF dokonuje samodzielnie pracodawca, biorąc pod uwagę wymienione kryteria (art. 7 ust. 4 ustawy z 4.10.2018 o pracowniczych planach kapitałowych, DzU z 2020 poz. 1342, dalej ustawa o PPK).
Reprezentacja osób zatrudnionych, a nie pracowników
Aby zawrzeć porozumienie ws. wyboru IF, trzeba wyłonić reprezentację osób zatrudnionych (a nie tylko pracowników) w sposób przyjęty w firmie (art. 7 ust. 4 ustawy o PPK). Przez osoby zatrudnione ustawa o PPK rozumie osoby, które mogą zostać uczestnikami programu, czyli w tym przypadku pracowników i zleceniobiorców podlegających obligatoryjnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a jeśli spółka zatrudnia członków rady nadzorczej pobierających wynagrodzenie za pełnienie funkcji – to także ich. Tryb wyboru tej reprezentacji będzie zatem różny w poszczególnych zakładach pracy, w zależności od struktury organizacyjnej. Przywołany przepis na pewno nie daje jednak pracodawcy uprawnienia do samodzielnego wskazania przedstawiciela osób zatrudnionych. Pracodawca – jako podmiot zobowiązany do organizacji toku pracy w zakładzie i ram prawnych jego funkcjonowania – określa jedynie tryb wyboru tej reprezentacji oraz czuwa nad jego przebiegiem i formalizacją. Wyboru muszą dokonać same osoby zatrudnione. Moim zdaniem reprezentacja osób zatrudnionych może się też składać z jednej osoby.
Wystarczy instrukcja głosowania
Zgodnie z interpretacjami zamieszczonymi na stronie internetowej mojeppk.pl u małego pracodawcy rolę takiej reprezentacji mogą przyjąć „starzy” przedstawiciele załogi, wybrani dotychczas na podstawie prawa pracy do innych celów, np. rada pracowników, osoba wskazana wcześniej do negocjacji treści regulaminu wynagradzania czy socjalnego, a także choćby pracownik socjalny.
Pracodawca ma zatem prawo zaproponować zatrudnionym, aby przy wyborze instytucji finansowej reprezentowało ich takie „stare” przedstawicielstwo – pod warunkiem, oczywiście, że wyrazi ono na to zgodę. Jednak nawet w tym przypadku należy przeprowadzić wśród zatrudnionych głosowanie, czy się na to zgadzają. W tym celu pracodawca powinien ogłosić instrukcję organizacji wyborów reprezentacji osób zatrudnionych, której przykład podajemy poniżej. Nie ma potrzeby tworzenia regulaminu wyboru reprezentacji osób zatrudnionych (jak twierdzą niektórzy), bo po pierwsze ustawa o PPK tego nie wymaga, a po drugie nie ma na to czasu.
Negocjacje z reprezentacją osób zatrudnionych
Po wyłonieniu reprezentacji osób zatrudnionych pracodawca powinien z nią negocjować wybór instytucji finansowej, która będzie gromadzić środki w ramach PPK i nimi zarządzać. Wyboru można dokonać spośród 20 IF zgłoszonych do ewidencji PPK udostępnionej na portalumojeppk.pl, czyli spośród 16 funduszy inwestycyjnych, 3 powszechnych funduszy emerytalnych i zakładu ubezpieczeń (do ewidencji nie zgłosił się żaden pracowniczy fundusz emerytalny). Należy się przy tym kierować przesłankami określonymi w pkt 11 wzoru instrukcji wyboru reprezentacji osób zatrudnionych (patrz niżej).
Porozumienie ws. wyboru IF należy zawrzeć do 23.03.2021. Ustawa o PPK nie narzuca jego formy, dopuszczalna jest zatem postać pisemna, ale również elektroniczna czy nawet ustna. Biorąc pod uwagę, że zakład pracy może podlegać kontroli wykonania nałożonych na niego obowiązków, najlepiej jednak byłoby porozumienie spisać i przechowywać.
Ustawa o PPK nie narzuca również treści takiego porozumienia. Ma z niego wynikać, jaką IF strony wybrały i że zrobiły to na mocy porozumienia stron (przykładowe porozumienie poniżej). Jeśli do 23.03.2021 nie dojdzie do jego zawarcia z jakiegokolwiek powodu, wyboru IF dokona sam pracodawca, stosując podane kryteria. Następnie pracodawca ma obowiązek nawiązać z IF umowę o zarządzanie PPK najpóźniej do 23.04.2021.
| Porozumienie pracodawcy z reprezentacją osób zatrudnionych w sprawie wyboru instytucji finansowej w ramach PPK z dnia ..................... |
|
| Strony wspólnie i zgodnie, po przeprowadzeniu negocjacji, oświadczają, że środkami gromadzonymi w ramach PPK tworzonego u pracodawcy będzie zarządzać następująca instytucja finansowa: | |
| ............................................................................................. (nazwa i adres siedziby organu zarządzającego wybraną instytucją finansową) |
|
| ......................................................... (podpisy reprezentacji osób zatrudnionych) |
......................................................... (podpisy pracodawcy lub osoby go reprezentującej) |
| Instrukcja wyboru reprezentacji osób zatrudnionych[*] | |
| 1) Pani Jadwiga Godosz, zatrudniona na stanowisku pracownik socjalny, zgodziła się kandydować na reprezentanta osób zatrudnionych, z którym pracodawca powinien zawrzeć porozumienie ws. wyboru instytucji finansowej do zarządzania środkami PPK do 23.03.2021. 2) Pracodawca ogłasza, że wybory reprezentacji osób zatrudnionych do celu określonego w pkt 1 odbędą się od 8.02.2021 do 10.02.2021. 3) W wyborach mogą brać udział osoby, które ukończyły 18 lat i nie ukończyły 70 lat, będące pracownikami lub zleceniobiorcami, objętymi obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi (zwani dalej osobami zatrudnionymi). 4) Wybory zostaną przeprowadzone w formie głosowania, poprzez wypełnienie karty wyborczej z pytaniem: „Czy zgadzasz się, aby p. Jadwiga Godosz reprezentowała Cię w negocjacjach z pracodawcą w sprawie wyboru instytucji finansowej?” z zakreśleniem pola „TAK” lub „NIE”. Każda osoba zatrudniona może zaznaczyć tylko jedno pole wyboru: „TAK” lub „NIE”. 5) Osoby zatrudnione, które w dniach wyborów będą obecne w pracy, mogą wypełnione karty wyborcze wrzucać do urny ulokowanej w gabinecie działu kadr. 6) Osoby zatrudnione, które w dniach wyborów nie będą obecne w pracy, mogą skorzystać z jednego z poniższych sposobów oddania głosów: a) przekazać wypełnioną kartę wyborczą w zamkniętej kopercie przez współpracownika, który wrzuci ją do urny lub przekaże do działu kadr, b) wysłać listem poleconym (decyduje data stempla pocztowego), c) wysłać wypełnioną kartę wyborczą zaszyfrowaną wiadomością e-mail (decyduje data dotarcia e-maila do działu kadr). 7) Nad przebiegiem wyborów od strony organizacyjnej czuwa p. Beata Kozłowska, kadrowa. Do niej należy kierować wszelkie pytania związane z wyborami. 8) Karty wyborcze wypełnione niezgodnie z pkt 4 zostaną uznane za nieważne. 9) Do dokonania skutecznego wyboru wystarczy zwykła większość głosów. 10) Wyniki wyborów zostaną ogłoszone 11.02.2021 do godz. 12, poprzez ich ogłoszenie na tablicy ogłoszeń przy dziale kadr oraz w firmowym intranecie, w formie protokołu powyborczego sporządzonego przez pracownika działu kadr i zatwierdzonego przez prezesa spółki, który stanowi protokół nr 1 do tej instrukcji. 11) Informuję, że jeśli osoby zatrudnione nie wezmą udziału w wyborach albo nie dojdzie do rozstrzygnięcia głosowania (równa liczba głosów) bądź pracownik socjalny zrezygnuje z kandydowania lub też w innych przypadkach niedokonania wyboru reprezentacji osób zatrudnionych do 23.03.2021, po tym dniu instytucję finansową pracodawca wybierze samodzielnie, kierując się następującymi kryteriami: a) środkami gromadzonymi w PPK, b) efektywnością instytucji finansowej w zarządzaniu aktywami, c) posiadanym przez nią doświadczeniem w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi, d) najlepiej rozumianym interesem osób zatrudnionych. |
|
| .......................................... podpis prezesa spółki |
.......................................... podpis kadrowej |
[*] U małego pracodawcy prywatnego zatrudniającego poniżej 20 osób.
| Protokół powyborczy | |
| Stwierdza się, że w wyborach reprezentacji osób zatrudnionych do wyłonienia instytucji finansowej, przeprowadzonych 8–10.02.2021, wzięło udział 14 osób zatrudnionych. Wszystkie głosy zostały oddane prawidłowo. P. Beata Kozłowska stwierdza, że stosunkiem głosów 12 do 2 osoby zatrudnione zgodziły się, by do reprezentacji osób zatrudnionych weszła p. Jadwiga Godosz, zatrudniona na stanowisku pracownika socjalnego. |
|
| .......................................... podpis prezesa spółki |
.......................................... podpis kadrowej |
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
