Jak zaksięgować wpłaty w systemie PayU dokonywane przez klientów

Płatności internetowe realizowane za pośrednictwem wyspecjalizowanych instytucji płatniczych, jak np. PayU, są znacznie szybciej realizowane niż zwykły przelew bankowy i wygodniejsze zarówno dla klientów, jak i sprzedawców.

System PayU zapewnia sprawne przekazywanie środków pieniężnych pomiędzy kupującym a sprzedawcą. Kupujący może przelać dowolną kwotę na konto sprzedawcy w PayU za pomocą zaledwie kilku „kliknięć”, korzystając m.in. z karty bankomatowej lub swojego rachunku w internetowym banku. Wszystkie wpłaty są księgowane w czasie rzeczywistym, o czym sprzedający jest niezwłocznie informowany i po otrzymaniu zawiadomienia o wpłacie może wysłać towar do kupującego.

Wdrożenie płatności elektronicznych wymaga zintegrowania oprogramowania sklepu z wybranym systemem płatności. Jest to czynność dość prosta, ponieważ ułatwiają ją gotowe skrypty lub moduły oprogramowania. Niemniej jednak jest to raczej zadanie dla informatyka mającego już pewne doświadczenie w zakresie wyboru i uruchamiania programów do obsługi sklepów internetowych i integracji systemów płatniczych.

Moment powstania przychodu

Dla potrzeb księgowości istotne jest ustalenie momentu powstania przychodu ze sprzedaży, ponieważ decyduje on o dacie ujęcia przychodu w księgach rachunkowych. Niestety, uor nie określa, pod jaką datą przychód uważa się za zrealizowany. Wymaga ona jedynie, by w księgach rachunkowych jednostki zostały ujęte wszystkie uzyskane w danym okresie przypadające jej przychody oraz obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, bez względu na to, czy zostały opłacone, czy też nie (por. art. 6 ust. 1 uor).

Jeżeli klient zakupi towar, wybierając metodę płatności „płacę przez PayU”, spółka dostanie powiadomienie o rozpoczęciu zamówienia, a w kolejnej wiadomości – o dokonaniu zapłaty, która w tym czasie nie wpłynie jeszcze na jej rachunek bankowy. Zazwyczaj przelew na ten rachunek następuje kolejnego dnia po dokonaniu zapłaty w PayU przez klienta na konto sklepu spółki.

Ogólne zasady wyznaczania momentu powstania przychodu z działalności gospodarczej określa art. 12 ust. 3a updop (oraz odpowiednio art. 14 ust. 1c updof). Ustawy o podatku dochodowym zasadniczo za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uważają dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później jednak niż dzień wystawienia faktury albo dzień uregulowania należności.

Jeżeli więc zapłata za towar nastąpi przed jego wydaniem kupującemu (a tak będzie zazwyczaj), to przychód na potrzeby CIT powstanie w dacie otrzymania zapłaty. Uważam, że w takim przypadku spółka może w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości zamieścić zapis, że w celu uniknięcia rozbieżności między przepisami bilansowymi i podatkowymi moment powstania przychodu dla celów rachunkowych ustalany będzie wg przepisów updop, jeżeli nie zniekształci to w istotny sposób rzetelnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego spółki.

Wydaje się, że w przypadku ujmowania przychodów w momencie zapłaty – wcześniejszym o dzień lub 2 dni od dostawy towaru – takie niebezpieczeństwo nie zaistnieje, tym bardziej że informacja o tym zostanie podana w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego.

Obowiązek podatkowy w VAT

Dla księgowego ujęcia operacji istotny jest również moment powstania obowiązku podatkowego w VAT. Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek ten powstaje zasadniczo z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, ale w myśl art. 19a ust. 8, jeżeli przed dokonaniem dostawy otrzymano całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje w odniesieniu do otrzymanej kwoty – z chwilą jej otrzymania.

W przypadku korzystania przez spółkę z „pośrednictwa” PayU może powstać wątpliwość, czy przychód podatkowy i rachunkowy lub obowiązek podatkowy w VAT powstanie z chwilą wpłaty klientów na konto w PayU, czy dopiero w dacie przekazania tych środków na rachunek bankowy spółki. Wtedy też powstaje przychód i obowiązek podatkowy w VAT. Obecnie powszechnie przyjmuje się stanowisko, wyrażane przez fiskusa, że zapłata za sprzedany towar następuje już w momencie zarejestrowania wpłat klientów w PayU, a nie dopiero po przelewie środków na rachunek bankowy spółki.

Utożsamianie daty przychodu (i obowiązku podatkowego VAT) dopiero z datą wpływu pieniędzy na rachunek bankowy spółki byłoby błędne. Od momentu otrzymania wpłaty na konto PayU spółka ma już możliwość dysponowania tymi środkami.

Ponieważ niektórzy operatorzy płatności zezwalają w podpisywanych umowach na samodzielne przelewanie przez firmy środków uzyskanych w systemie internetowym, to przyjęcie daty pojawienia się środków na rachunku bankowym podatnika mogłoby prowadzić do nieprawidłowości w określeniu zobowiązań podatkowych. Niektóre firmy miałyby bowiem prawo przesuwać uzyskane środki pieniężne na rachunek bankowy z odstępstwem czasowym, w skrajnych przypadkach nawet po kilku tygodniach.

Ujęcie w księgach rachunkowych

Po przedstawieniu podstawowych zasad opodatkowania i ujmowania w księgach rachunkowych transakcji z wykorzystaniem platformy typu PayU przedstawiamy schemat ujęcia tych zdarzeń w księgach rachunkowych spółki, o co pytał Czytelnik.

Księgowania

1. Wpływ środków pieniężnych na konto spółki na platformie PayU:

Wn konto 14 „Krótkoterminowe aktywa finansowe” – w analityce „Środki pieniężne w drodze – konto płatności on-line”,

Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” – w analityce „Płatności dokonywane w systemie PayU”.

2. Przychód ze sprzedaży towarów:

Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” – w analityce „Płatności dokonywane w systemie PayU”,

Ma konto 73-0 „Sprzedaż towarów” – w analityce „Sprzedaż przez sklep internetowy”.

3. Podatek VAT od sprzedaży towarów:

Wn konto 73-0 „Sprzedaż towarów”,

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” – w analityce „Podatek VAT należny”.

4. Wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy spółki (w kwocie potwierdzonej wyciągiem z rachunku bankowego):

Wn konto 13-0 „Rachunek bieżący”,

Ma konto 14 „Krótkoterminowe aktywa finansowe” – w analityce „Środki pieniężne w drodze – konto płatności on-line”.

5. Koszt prowizji pobieranej przez firmę „PayU” pośredniczącą w transferze środków:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” – w analityce „Usługi obce” lub konto zespołu 5,

Ma konto 14 „Krótkoterminowe aktywa finansowe” – w analityce „Środki pieniężne w drodze – konto płatności on-line”.

6. Zapłata VAT:

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” – w analityce „Podatek VAT należny”,

Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.

Przedstawiony schemat księgowań ma charakter poglądowy, ponieważ księgowanie wpłat do systemu PayU powinno odbywać się w sposób zautomatyzowany, ze względu na liczbę dokonywanych codziennie operacji. Jest to jednak uzależnione od posiadanego przez sklep internetowy oprogramowania oraz jego integracji z systemem PayU oraz oprogramowaniem banku internetowego.

Tym niemniej w każdym przypadku istotne jest zachowanie obowiązujących terminów ujęcia przychodu ze sprzedaży, rozliczenia VAT, potrącenia prowizji platformy płatniczej za dany miesiąc usług.

W schemacie księgowań nie przedstawiono księgowania – w ślad za uzyskanym przychodem ze sprzedaży – kosztu sprzedanych towarów w cenach nabycia (zakupu). Powiązanie tych 2 operacji (sprzedaży i kosztu własnego) jest oczywiste, ale zależeć będzie (w kwestii jakościowej) od posiadanego oprogramowania i wyposażenia technicznego sklepu internetowego. Zawsze należy pamiętać, że sprzedaż towaru musi zostać obciążona kosztem towarów sprzedanych w cenach nabycia (zakupu).