Jak wyłonić reprezentację pracowników do porozumienia w sprawie obniżenia wymiaru czasu pracy

Jeśli u pracodawcy nie działają związki zawodowe, to zastosowanie znajdzie art. 15g ust. 11 pkt 4 ustawy z 2.03.2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU poz. 374, 567, 568, 695, tzw. specustawa). Mówi on, że warunki oraz tryb wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy ustala się w porozumieniu, które zawiera pracodawca oraz przedstawiciele pracowników, wyłonieni w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

W razie trudności w przeprowadzeniu wyborów przedstawicieli z powodu COVID-19, w szczególności wywołanych nieobecnością pracowników, trwającym przestojem lub wykonywaniem przez część załogi pracy zdalnej, porozumienie to może być zawarte z przedstawicielami wybranymi przez pracowników uprzednio do innych celów przewidzianych w prawie pracy.

„Wyłonienie reprezentacji pracowniczej w trybie przyjętym u danego pracodawcy” to sformułowanie znane w Kp i innych przepisach prawa pracy. U każdego pracodawcy może oznaczać co innego. W firmach istniejących dłużej, forma takich wyborów uciera się zwyczajowo. Jeśli jej nie wypracowano, to pracodawca może narzucić pracownikom sposób wyboru ich przedstawicieli do załatwienia określonej sprawy. Zwykle pracownicy wybierają spośród siebie kilka osób do negocjacji z pracodawcą. Tak powinno być i tym razem. Informację o konieczności dokonania takiego wyboru można przekazać pracownikom w dowolnej formie, np. e-mailem.

Jeśli zwyczajowa forma wyborów u danego pracodawcy jest trudna do zrealizowania w obecnej sytuacji, a zainicjowany przez pracodawcę wybór się nie powiedzie, można skorzystać z reprezentacji, która była wyłoniona wcześniej. Z tego typu reprezentacją pracowników mamy do czynienia na gruncie Kp m.in. przy:

• wyrażaniu zgody na monitoring pomieszczeń sanitarnych,
• określaniu warunków telepracy,
• przy wprowadzaniu systemu przerywanego czasu pracy,
• przedłużaniu okresu rozliczeniowego,
• tworzeniu wykazu prac szczególnie niebezpiecznych bądź związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym,
• konsultacjach z zakresu bhp.

Jeśli chodzi o regulacje z zakresu prawa pracy, ale pozakodeksowe, to wyłania się reprezentację pracowników np.:

• w celu przeprowadzenia zwolnień grupowych na podstawie ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,
• w procedurze wyboru rady pracowniczej,
• przy ustalaniu regulaminu zfśs.

Niekiedy pracodawcy umożliwiają pracownikom uczestnictwo w podejmowaniu decyzji, nawet gdy nie są do tego zobowiązani, np. w przypadku tworzenia regulaminów pracy lub wynagradzania. Na gruncie prawa pracy jest to dopuszczalne.

Jeśli chodzi o zaproszenie reprezentacji pracowników, która uczestniczyła w procedurze na potrzeby PPK, to sprawa nie jest jednoznaczna, choć ma duże znaczenie praktyczne. Ostatnio bowiem to właśnie najczęściej na potrzeby PPK były wyłaniane reprezentacje pracowników.

Zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy z 4.10.2018 o pracowniczych planach kapitałowych (DzU poz. 2215), jeżeli w podmiocie zatrudniającym nie działa zakładowa organizacja związkowa, to wybiera on instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym.

Ustawa odwołuje się zatem do konstrukcji znanej z prawa pracy – wyłaniania reprezentacji osób zatrudnionych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Natomiast problem polega na tym, że przepisy ustawy o PPK nie są przepisami prawa pracy, a już na pewno nie w ścisłym znaczeniu. Ustawie o PPK bliżej do regulacji z obszaru prawa rynku kapitałowego i ubezpieczeń. Jeśli nie ma możliwości skorzystania z reprezentacji uprzednio wybieranych do celów prawa pracy (np. dany pracownik już nie pracuje), to rozwiązaniem może być wybranie przez pracowników tej samej grupy przedstawicieli, których ostatnio wybrano w przypadku PPK. Ważne jednak, aby to pracownicy wskazali taką reprezentację, a nie dokonał tego jednostronnie pracodawca.

W praktyce raz wybrana przez pracowników reprezentacja dokonuje wszelkich ustaleń i konsultacji z pracodawcą. Wówczas fakt, że ostatnio brała udział w wyborze PPK, nie jest przeszkodą, aby zawarła porozumienie, o którym mowa w art. 15g specustawy.