Jak ustalić ryczałt za godziny nadliczbowe

Kiedy można stosować ryczałt

Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych może się odnosić tylko do tej grupy pracowników, którzy wykonują pracę stale poza zakładem pracy. Nie może objąć wszystkich zatrudnionych. Przez „stałe wykonywanie pracy poza zakładem” należy rozumieć jej powtarzalne, regularne świadczenie poza siedzibą pracodawcy lub poza innymi miejscami prowadzenia działalności przez pracodawcę – praca w terenie, praca bezpośrednio u klienta. Jak wskazał SN w wyroku 12.11.2009 r. (III PK 44/09), wymóg „stałości” nie jest równoważny z wymogiem, aby praca była wykonywana poza zakładem „bez przerwy” czy też „wyłącznie”. Wystarczy, że są to powtarzające się, zaplanowane okresy pracy poza zakładem pracy.

W orzecznictwie sądowym słusznie wskazuje się na dodatkowy warunek. Przykładowo SN w wyroku z 19.05.2004 r. (I PK 630/03) stwierdził, że ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona.

Nieprawidłowe byłoby zatem ustalenie ryczałtu np. dla pracownika ochrony, który regularnie pilnuje fizycznie konkretnego obiektu klienta (pracuje poza zakładem pracy), gdyż przy tak zorganizowanej pracy jest możliwa kontrola liczby przepracowanych godzin.

Wskazane w pytaniu osoby wykonują prace serwisowe u różnych klientów – w różnym zakresie czasowym, w różnych lokalizacjach. Występują tu obie przesłanki ustalenia ryczałtu: regularność takiej pracy i faktyczne utrudnienia kontroli rzeczywiście przepracowanych godzin. Możliwe jest więc ustalenie dla tych pracowników ryczałtów za nadgodziny.

Konieczne wyraźne uzgodnienie

Warunkiem uznania, że wypłacane pracownikowi świadczenie ma charakter ryczałtu, jest co najmniej świadomość pracodawcy, że pracownik świadczy pracę w godzinach nadliczbowych z jednoczesną choćby dorozumianą akceptacją jej wykonywania (wyrok SN z 8.08.2018 r., I PK 170/17). Ważna jest pełna jasność dla pracownika, że jego nadgodziny objęte są rozliczeniem ryczałtowym. Ryczałt – aby uznać jego dopuszczalność – musi być ponadto wyraźnie przez strony uzgodniony, a jego wysokość nie może odbiegać na niekorzyść w stosunku do wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, ustalonego w myśl zasad wyrażonych w art. 151¹ Kp (wyrok Sądu Rejonowego w Człuchowie z 19.10.2021 r., IV P 9/21).

Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych może zostać wprowadzony dla pewnej grupy stanowisk w regulaminie wynagradzania lub w umowach o pracę. Nawet jeżeli ryczałty są ustanowione w regulaminie, to w treści umowy należy je doprecyzować – zindywidualizować, biorąc pod uwagę przewidywaną sytuację „nadgodzinową” danej osoby oraz jej zarobki. Od nich bowiem uzależnione jest, czy ryczałt może zostać uznany za ustalony prawidłowo.

Wysokość ryczałtu

Jak podkreślił SN w wyroku z 25.07.2018 r. (I PK 94/17), wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Do wyliczenia ryczałtu należy zatem przyjąć najbardziej prawdopodobną liczbę nadgodzin. Powinna zostać przeanalizowana historia czasu pracy na danym stanowisku. Należy odnieść się do:

• przeciętnej wypracowywanej liczby nadgodzin,
• podziału nadgodzin na te, które dają uprawnienie do 50 i 100% dodatku, gdyż w istotny sposób będzie to wpływać na kwotę ryczałtu,

i uwzględnić obowiązujące limity godzin nadliczbowych.

Maksymalny miesięczny ryczałt za godziny nadliczbowe będzie uzależniony od stosowanego w zakładzie pracy rocznego limitu nadgodzin. Standardowo – na podstawie limitów ustawowych – może zostać ustalony dla:

• 12,5 godz. – przy stosowaniu rocznego limitu nadgodzin 150, dla każdego pracownika, lub
• 21,66 godz. – w stosunku do kierowców przy stosowaniu ustawowego limitu nadgodzin (dla kierowców – zgodnie z przepisami ustawy o czasie pracy kierowców – wynosi 260 godz. rocznie).

W razie podwyższenia limitów nadgodzin w regulaminie pracy lub w umowie o pracę wysokość ryczałtu będzie uzależniona od stosowanego limitu. Przykładowo przy limicie 360 godz. będzie to 30 godz. miesięcznie.

Ustalony ryczałt powinien być weryfikowany:

• w zakresie ilości nadgodzin,
• przy zmianach wysokości wynagrodzenia.

Oczywiste jest to, że jeżeli pracownik wskazany w powyższym przykładzie uzyska podwyżkę pensji zasadniczej np. o 500 zł, to ustalony ryczałt będzie nieadekwatny do kwot, jakie uzyskiwałby przy rozliczaniu każdej godziny nadliczbowej.

Przy wypłatach ryczałtu należy uwzględniać nieobecności pracownika. W zapisach regulaminu wynagradzania lub w umowie o pracę warto wyraźnie wskazać, że ryczałt jest proporcjonalnie obniżany za czas nieobecności, za który pracownik nie zachowuje wynagrodzenia (urlop bezpłatny, wychowawczy, choroba itp.).

Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych to stały, miesięczny składnik wynagrodzenia, a zatem w miesiącach, w których pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego, jest wypłacany w stałej, zwykłej kwocie.