Data publikacji: 2020-02-03
Wynagrodzenia
Jak sporządzić listę płac za pracowników w 2020
Renata Majewska
prawnik, ekspert prawa pracy
Renata Majewska
Prawnik, ekspert prawa pracy, specjalizuje się w obliczaniu wynagrodzeń w ujęciu praktycznym.
Autor kilkuset artykułów z dziedziny szeroko pojętego prawa pracy, szczególnie ustalania wynagrodzeń i dodatkowych świadczeń oraz kalkulacji płac dla pracowników sfery budżetowej.
Doświadczony wykładowca i szkoleniowiec, właściciel firmy szkoleniowej Biuro Kadr i Płac
Przedstawiamy schemat rozliczania na liście płac pracowników podlegających nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.
Zmiany podatkowe wpływające na sposób sporządzania listy płac obowiązują już od 2019 („zerowy PIT” od sierpnia, a wyższe koszty pracownicze i niższa stawka PIT od października). Jednak od 2020 obowiązki pracodawców uległy pewnej modyfikacji. Przykładowo zwolnienie podatkowe dla osób do 26. roku życia płatnik od 1.01.2020 stosuje „z automatu” do przychodów młodego pracownika, bez konieczności składania przez niego pisemnego oświadczenia, a pracownik nie może już wnioskować o objęcie go stawką PIT 17,75%. Inaczej też nalicza się zaliczkę na PIT w miesiącu, w którym dochody zatrudnionego przekroczyły 85 528 zł. Poniżej przedstawiamy obowiązujące zasady.
| Element listy płac | Pracownik opodatkowany, niekorzystający z „zerowego PIT” i nieuczestniczący w PPK[*] | Pracownik będący uczestnikiem PPK w wieku powyżej 26 lat | Pracownik do 26 lat korzystający ze zwolnienia „zerowy PIT” |
| Przychód ze stosunku pracy | Wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania, w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za nadgodziny, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń, wypłacone bądź postawione do dyspozycji pracownika od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca. Do przychodów ze stosunku pracy uczestnika PPK dolicza się ponadto wartość wpłat do PPK finansowanych przez pracodawcę (podstawowej i ew. dodatkowej). Stanowią one przychód w miesiącu ich faktycznego wpłacenia na konto instytucji finansowej | ||
| Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika | Jest to przychód podatkowy z wyłączeniem: wynagrodzenia za czas choroby, zasiłków i przychodów wolnych od składek określonych w rozporządzeniu składkowym, a w przypadku pracowników będących uczestnikami PPK – wartości wpłat do PPK finansowanych przez pracodawcę (podstawowej i ew. dodatkowej), jednak nie wyższy od 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (156 810 zł w 2020), określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach, a jeżeli brak jest podstaw dla ustalenia tego wynagrodzenia – nie wyższy od 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z III kwartału 2019 | ||
| Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika[**] | Pracownik finansuje z własnych środków następujące składki na ubezpieczenia społeczne: emerytalną (9,76% podstawy wymiaru), rentowe (1,5%) i chorobową (2,45%). Nalicza je od przychodu, pobiera z niego oraz przekazuje do ZUS odpowiednio do 5., 10. lub 15. dnia następnego miesiąca[**] | ||
| Wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę | Nie dotyczy | Pracodawca finansuje wpłatę podstawową – 1,5% podstawy wymiaru obowiązkowych składek emerytalnej i rentowych, bez stosowania ograniczenia do limitu 30-krotności. W umowie o zarządzanie PPK może zadeklarować finansowanie wpłaty dodatkowej do kwoty maksymalnie 2,5% tej podstawy. Pracodawca nalicza te wpłaty przy sporządzaniu listy płac. Wnosi je na konto instytucji finansowej do 15. dnia następnego miesiąca | Nie dotyczy |
| Wpłaty do PPK finansowane przez pracownika | Nie dotyczy | Pracownik finansuje wpłatę podstawową do PPK w wysokości 2% podstawy i może zadeklarować wpłatę dodatkową do wysokości 2% podstawy. Wpłaty te nalicza pracodawca przy sporządzaniu listy płac i wnosi je na konto instytucji finansowej do 15. dnia następnego miesiąca | Nie dotyczy |
| Podstawa wymiaru składki zdrowotnej | Jest nią podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowych (bez stosowania ograniczenia do limitu 30-krotności), jednak włącznie z wynagrodzeniem za czas choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne potrącone ze środków pracownika. Z podstawy tej u pracownika-uczestnika PPK wyłącza się wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę (podstawową i ew. dodatkową) | ||
| Składka zdrowotna 9% | Pracodawca nalicza ją, pobiera z wynagrodzenia pracownika i odprowadza do ZUS odpowiednio do 5., 10. i 15. dnia następnego miesiąca | ||
| Jeżeli składka zdrowotna w wysokości 9% podstawy jej wymiaru jest wyższa od faktycznej zaliczki na PIT (pomniejszonej ew. o ulgę miesięczną 43,76 zł), składkę zmniejsza się do wysokości zaliczki | Gdy składka zdrowotna obliczona od przychodu zwolnionego z podatku w ramach „zerowego PIT” okaże się większa od zaliczki, jaką płatnik pobrałby z przychodów pracownika, gdyby nie stosowano zwolnienia, składkę zdrowotną obniża się do tej wysokości hipotetycznej zaliczki | ||
| Składka zdrowotna 7,75% | „Małą” składkę zdrowotną pracodawca nalicza od podstawy jej wymiaru i ujmuje z zaliczki na PIT | Nie dotyczy | |
| Koszty uzyskania przychodu | Zryczałtowane koszty ze stosunku pracy wynoszą 250 zł miesięcznie (podstawowe), a jeśli pracownik złożył oświadczenie o zamieszkiwaniu poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i niepobieraniu dodatku za rozłąkę – 300 zł miesięcznie (podwyższone). Obowiązują przy tym limity roczne, które weryfikuje się w zeznaniu rocznym. Do przychodów niektórych pracowników twórców płatnik stosuje tzw. koszty autorskie w wysokości 50% przychodów pomniejszonych o składki finansowane i pobrane ze środków pracownika. Koszty te w 2020 nie mogą przewyższyć kwoty 85 528 zł. Pracodawca nie nalicza ich od miesiąca uzyskania od pracownika pisemnego oświadczenia o rezygnacji z nich albo od następnego miesiąca, jeśli nie mógł w poprzednim miesiącu postąpić zgodnie z pismem. Oświadczenie składa się odrębnie dla każdego roku kalendarzowego |
Koszty uzyskania przychodów wynoszą 0 zł. Suma łącznych autorskich kosztów uzyskania oraz przychodów zwolnionych w ramach „zerowego PIT” nie może przy tym przekroczyć w 2020 kwoty 85 528 zł |
|
| Podstawa opodatkowania | Jest nią dochód podatkowy uzyskany w ciągu miesiąca, czyli przychód ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, pomniejszone o koszty ze stosunku pracy oraz o potrącone ze środków pracownika składki na ubezpieczenia społeczne, a w przypadku pracownika-uczestnika PPK – powiększone o wartość wpłaty do PPK (podstawowej i ew. dodatkowej) finansowanej przez pracodawcę, wniesionej za pracownika w danym miesiącu | Nie występuje podstawa opodatkowania, ponieważ pracownik korzysta z „zerowego PIT”. Od 2020 płatnik stosuje to zwolnienie z urzędu, bez składania przez pracownika oświadczenia – do chwili przekroczenia przez pracownika 26 lat albo limitu kwotowego zwolnienia, bądź do końca miesiąca, w którym pracownik złożył wniosek o pobór zaliczek bez stosowania tego zwolnienia | |
| Zaliczka na PIT |
Od 2020 płatnik stosuje do dochodu uzyskanego w danym miesiącu stawkę podatkową: – 17% – za miesiące, w których dochód liczony narastająco od początku roku nie przekroczył 85 528 zł, – 32% – od chwili (choćby przypadła w trakcie miesiąca) przekroczenia przez narastający dochód kwoty 85 528 zł. Jeżeli pracownik złoży oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody wspólnie z małżonkiem lub jako samotny rodzic, a za rok kalendarzowy przewidywane, określone w oświadczeniu jego dochody: – nie przekroczą 85 528 zł, a małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej – zaliczki za wszystkie miesiące wynoszą 17% dochodu miesiąca i pomniejsza się je o dodatkową ulgę miesięczną (43,76 zł), – przekroczą 85 528 zł, a małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej albo dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali podatkowej – zaliczki za wszystkie miesiące wynoszą 17% dochodu, bez stosowania ulgi miesięcznej. Wskazane oświadczenie płatnik respektuje od następnego miesiąca po miesiącu jego złożenia. Gdy pracownik złoży oświadczenie o zmianie stanu faktycznego, płatnik pobiera zaliczki na ogólnych zasadach od kolejnego miesiąca. Jeżeli świadczenia w naturze, świadczenia ponoszone za pracownika lub inne nieodpłatne przysługują za okres dłuższy niż miesiąc, nalicza się od nich zaliczkę – od wartości przypadającej na miesiąc. Jeżeli nie jest możliwe określenie, jaka część świadczenia przypada na dany miesiąc, a doliczenie całej wartości w miesiącu ich uzyskania spowodowałoby niewspółmiernie wysoką zaliczkę, płatnik na wniosek pracownika ogranicza pobór zaliczki za dany miesiąc, a pozostałość odprowadza w następnych miesiącach roku |
W 2020 płatnik zaczyna pobór zaliczek na PIT od dnia następnego po dniu ukończenia przez pracownika 26 lat, od momentu przekroczenia limitu kwotowego zwolnienia (85 528 zł) bądź najpóźniej od następnego miesiąca po miesiącu złożenia przez pracownika wniosku o pobór zaliczek, bez stosowania zwolnienia „zerowy PIT” | |
| Kwota zmniejszająca podatek (ulga miesięczna) | Pracownik może złożyć przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w 2020 oświadczenie PIT-2[***], deklarując że: – nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika, – nie osiąga dochodów z członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni produkcji rolnej, – nie osiąga dochodów z działalności gospodarczej i najmu, – nie otrzymuje świadczeń wypłacanych przez FGŚP lub FP, – ten zakład pracy jest właściwy do pomniejszania jego zaliczek na PIT o 1/12 rocznej kwoty zmniejszającej podatek (525,12 zł × 1/12 = 43,76 zł). Wówczas płatnik co miesiąc ujmuje z zaliczek tę kwotę. Oświadczenia nie składa się, jeżeli stan faktyczny wynikający z pierwszorazowego pisma nie uległ zmianie. Płatnik stosuje ulgę miesięczną do miesiąca włącznie, w którym dochody pracownika (liczone narastająco od początku roku kalendarzowego) przekroczyły 85 528 zł. Od następnego miesiąca już jej nie nalicza. Jeżeli pracownik złożył oświadczenie, że jego dochody przewyższą 85 528 zł, płatnik pobiera zaliczki bez obniżania o ulgę miesięczną od miesiąca uzyskania oświadczenia albo od następnego miesiąca, gdy nie był w stanie tego zrobić w poprzednim miesiącu |
Nie dotyczy | |
| Zaliczka na PIT do US | Od zaliczki na PIT (pomniejszonej ew. o ulgę miesięczną) płatnik odejmuje składkę zdrowotną pobraną w tym miesiącu ze środków pracownika, w wysokości 7,75% podstawy jej wymiaru. Tak ustaloną zaliczkę przekazuje do US do 20. dnia następnego miesiąca | Nie dotyczy | Wynagrodzenie netto |
Jest nim przychód pracownika uzyskany w danym miesiącu, pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane z jego środków, pełną składkę zdrowotną (9% podstawy wymiaru) i o zaliczkę na PIT odprowadzaną do US. U uczestnika PPK wynagrodzenie to pomniejsza się jeszcze o wpłaty do PPK finansowane przez pracownika (podstawową i ew. dodatkową) |
Jest nim przychód pracownika uzyskany w danym miesiącu, pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane z jego środków i o pełną składkę zdrowotną (9% podstawy wymiaru) |
[*] PPK – pracownicze plany kapitałowe, określone w ustawie z 4.19.2018 (DzU poz. 2215).
[**] Oprócz składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika, pracodawca nalicza od przychodu i odprowadza odpowiednio do 5., 10. i 15. dnia następnego miesiąca składki finansowane przez siebie na:
– ubezpieczenie emerytalne – 9,76% podstawy wymiaru,
– ubezpieczenia rentowe – 6,5% podstawy wymiaru,
– ubezpieczenie wypadkowe – od 1,67 do 3,33% podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowych (bez stosowania ograniczenia do limitu 30-krotności), w zależności od stopnia wypadkowości w zakładzie pracy,
– FP i Fundusz Solidarnościowy (FS) – od 2020 w wysokości 2% na FP i 0,45% na FS, czyli łącznie 2,45% podstawy wymiaru obowiązkowych składek emerytalnej i rentowych (bez stosowania limitu 30-krotności), wynoszącej w przeliczeniu na miesiąc co najmniej kwotę minimalnej płacy. Składki na podane fundusze płatnik oblicza i przekazuje do ZUS w łącznej sumie 2,45% podstawy wymiary, a następnie ZUS dzieli je odpowiednio i przesyła do FP i FS. Składki tej wysokości przewiduje projekt ustawy budżetowej na rok 2020, która na moment przygotowywania artykułu nie została jeszcze uchwalona; do czasu jej ogłoszenia wiążą stawki na fundusze celowe obowiązujące w poprzednim roku budżetowym (w 2019 odpowiednio 2,30 i 0,15%). Od wynagrodzeń wypłaconych w styczniu 2020, ale należnych za grudzień 2019 płatnik musi odprowadzić składkę na FP i FS, gdy kwoty oskładkowane wynoszą co najmniej kwotę minimalnej pensji z 2019 (2250 zł),
– FGŚP – w wysokości 0,10% podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowych, bez ograniczenia do limitu 30-krotności,
– FEP – za pracowników urodzonych po 31.12.1948, wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w wysokości 1,5% podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowych.
[***] Nowy wzór oświadczenia PIT-2, obowiązujący od 1.01.2020, określa rozporządzenie MF z 9.12.2019 w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (DzU poz. 2397).
Zamknij
Skróty w artykułach
akty prawne, standardy i interpretacje:
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
pozostałe skróty:
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
