Jak skorzystać z ulgi na zakup kas fiskalnych on-line

Chodzi o rozporządzenie z 29.04.2019 w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (DzU poz. 820), które zastąpiło poprzednie, z 27.12.2010 (DzU z 2013 poz. 163).

Przepisy „starego” rozporządzenia nadal mają zastosowanie w przypadku korzystania z ulgi na zakup kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, który nastąpił przed 1.05.2019 (zakup po 30.04.2019 kasy starego typu nie uprawnia do ulgi).

Odliczenie lub zwrot wydatków

Zgodnie ze znowelizowanym art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy spełniający określone kryteria mogą odzyskać część kwoty wydanej na zakup kas rejestrujących – w wysokości 90% ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł (o zmianach wynikających z nowelizacji ustawy o VAT pisaliśmy w „RiP” nr 5/2019). Rozporządzenie określa warunki, jakie muszą być spełnione, aby podatnik mógł skorzystać z odliczenia lub zwrotu kwoty wydanej na zakup kasy on-line (zwrot dotyczy podatników zwolnionych podmiotowo lub wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku). Warunkami tymi są:

• rozpoczęcie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar o spełnieniu przez nią określonych w przepisach funkcji i wymagań technicznych oraz
• posiadanie faktury potwierdzającej zakup kasy on-line oraz dowodu zapłaty całej należności z tego tytułu.

W przypadku podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy użyciu więcej niż jednej kasy rejestrującej dodatkowym warunkiem jest rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przy użyciu każdej kasy w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w okresie 6 mies. od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika.

Jednocześnie zrezygnowano z obowiązującego w poprzednim rozporządzeniu warunku złożenia – do właściwego naczelnika US, przed terminem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży – pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania.

Prostsze zasady

Łatwiej można odliczyć kwotę wydaną na zakup kasy rejestrującej. Rozporządzenie wskazuje, że gdy ta kwota jest:

• niższa bądź równa kwocie VAT należnego w danym okresie rozliczeniowym – pomniejsza się kwotę tego podatku o wysokość kwoty wydanej na zakup kasy,
• wyższa od kwoty VAT należnego w danym okresie rozliczeniowym – pomniejsza się kwotę tego podatku o wysokość kwoty wydanej na zakup, a pozostałą część tej kwoty można w tym okresie rozliczeniowym:

• – wykazać do zwrotu na rachunek (w banku mającym siedzibę w Polsce lub skok),
• – powiększyć o nią VAT naliczony do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy

(analogicznie można postąpić w przypadku braku VAT należnego za dany okres rozliczeniowy).

W razie wystąpienia nadwyżki VAT naliczonego nad należnym nie trzeba więc, jak dotychczas, dzielić nieodliczonej kwoty na 4 (przy rozliczeniu miesięcznym) bądź na 2 (przy rozliczeniu kwartalnym) części przypadające do zwrotu w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Podobnie u podatników świadczących usługi taksówek osobowych (z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą), rozliczających się w formie ryczałtu, kwota wydana na zakup kasy może pomniejszyć kwotę VAT za dany okres rozliczeniowy, podlegającą wpłacie do US. Gdy kwota do odliczenia jest wyższa od kwoty podlegającej wpłacie do US, pozostałą jej część organ podatkowy zwraca na wniosek podatnika, złożony wraz z deklaracją.

Jeżeli podatnik ubiega się o zwrot kwoty wydatku na zakup kasy na swój rachunek, do wniosku o zwrot załącza kopie faktury zakupu kasy i dowodu zapłaty za nią (a nie oryginały jak dotychczas) oraz kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy (zamiast danych serwisu kasy).

Obowiązek zwrotu ulgi

Inaczej też określono sytuacje, w których podatnicy są zobowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydanych na zakup kas rejestrujących. Dotychczas obowiązek taki powstawał m.in. w razie zaprzestania prowadzenia działalności, otwarcia likwidacji, ogłoszenia upadłości czy dokonania odliczenia z naruszeniem warunków określonych w rozporządzeniu. Obecnie przesłanką do zwrotu ulgi jest:

• trwałe zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy oraz
• naruszenie obowiązków dotyczących zapewnienia połączenia, za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej, umożliwiającego przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas.

Zwrot jest konieczny, gdy powyższe okoliczności wystąpią w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy.

Dodatkowo obowiązek zwrotu powstanie, gdy w określonych terminach podatnik nie podda kasy rejestrującej obowiązkowemu przeglądowi technicznemu.

W każdym przypadku zwrot dotyczy tylko ulgi na zakup tych kas on-line, w stosunku do których wystąpiły powyższe okoliczności.