Jak rozliczyć nadpłacone przez pomyłkę świadczenie chorobowe

Świadczenie nienależne

Osoba, która pobrała nienależne świadczenie z ubezpieczeń społecznych, jest obowiązana do jego zwrotu wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie, w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego (art. 84 ust. 1 usus). Szkopuł w tym, że świadczenia rehabilitacyjnego wypłaconego w opisanych okolicznościach nie da się zakwalifikować jako nienależnego.

Zgodnie z art. 66 ust. 2 ustawy zasiłkowej, jeżeli świadczenie zostało pobrane nienależnie z winy ubezpieczonego lub wskutek okoliczności z art. 15–17 (umyślnego przestępstwa lub wykroczenia, nadużycia alkoholu przez wykonującego pracę zarobkową podczas orzeczonej niezdolności do pracy czy wykorzystującego zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem) albo z art. 59 ust. 6 i 7 (uniemożliwienie badań lekarzowi orzecznikowi ZUS, niedostarczenie posiadanych wyników badań bądź określenie przez lekarza orzecznika wcześniejszej daty ustania niezdolności do pracy), wypłacone kwoty podlegają potrąceniu z należnych ubezpieczonemu zasiłków bieżących oraz z innych świadczeń z ubezpieczeń społecznych lub ściągnięciu w trybie egzekucji administracyjnej.

W świetle zaś art. 84 ust. 2 usus za nienależnie pobrane z winy beneficjenta uważa się świadczenie:

• wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie do niego prawa albo wstrzymanie jego wypłaty w całości lub w części, jeżeli osoba pobierająca została pouczona o braku prawa do ich pobierania;
• przyznane lub wypłacone na podstawie nieprawdziwych zeznań lub fałszywych dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzania w błąd organu wypłacającego świadczenia przez osobę pobierającą świadczenie.

Kosztowny błąd w rachunkach

W omawianej sytuacji błąd popełniła księgowa, więc nie da się zarzucić pracownikowi złej woli. Dlatego pracodawca nie może od niego żądać zwrotu nienależnego świadczenia rehabilitacyjnego. Może natomiast domagać się zwrotu bezpodstawnego wzbogacenia, ale szanse na jego odzyskanie są nikłe. W świetle art. 409 Kc obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa bowiem, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją, powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu. Do uzasadnienia przez pracownika odmowy zwrotu wystarczy zatem argument, że wydał już nadwyżkę świadczenia rehabilitacyjnego.

Również art. 84 ust. 6 usus wskazuje, że pobranie nienależnych świadczeń, spowodowane przekazaniem przez płatnika składek lub inny podmiot nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub na ich wysokość, powoduje obciążenie obowiązkiem zwrotu tych świadczeń wraz z odsetkami odpowiednio płatnika lub inny podmiot. To zatem pracodawca powinien zwrócić kwotę nadpłaty do ZUS, ponieważ w deklaracjach rozliczeniowych za październik i listopad 2020 rozliczył je w ciężar składek, niesłusznie je zaniżając. Od dobrej woli zatrudnionego zależy, czy nadpłatę odda, czy też nie.

Korekty w dokumentach ubezpieczeniowych

Po zauważeniu nieprawidłowości pracodawca powinien w pierwszej kolejności złożyć korekty zarówno imiennych raportów ZUS RSA za październik i listopad 2020, podając w nich prawidłowe, obniżone kwoty świadczenia rehabilitacyjnego za te miesiące, jak i deklaracji rozliczeniowych. Nie znamy dokładnych okoliczności wykrycia błędu, lecz skorygowane dokumenty należy zgłosić w ciągu:

• 7 dni od wykrycia pomyłki przez płatnika we własnym zakresie,
• 7 dni od otrzymania zawiadomienia ZUS o stwierdzeniu nieprawidłowości bądź od uprawomocnienia decyzji ustalającej poprawną wysokość świadczenia,
• 30 dni od otrzymania protokołu pokontrolnego (art. 23, art. 41, art. 46–47 usus).

Następnie pracodawca powinien niezwłocznie wyrównać niedopłatę składek powstałą przez ujęcie z nich zawyżonego w sposób nieuprawniony świadczenia rehabilitacyjnego i uiścić odsetki za zwłokę (tych nie nalicza się, jeśli ich wysokość nie przekracza 6,60 zł).

PIT bez przeliczeń

W opisanym przypadku nie ma obowiązku korygowania informacji podatkowej PIT-11 ani deklaracji PIT-4 za 2020. Pracodawca pobrał i odprowadził do US zaliczki na PIT w określonej wysokości, a sporządzone informacja i deklaracja odzwierciedlały zaistniały stan faktyczny. Dokumenty te służą do odwzorowania zaistniałego w trakcie roku podatkowego stanu faktycznego, a nie do jego kreowania. (…) Obowiązkiem płatnika jest wykazanie w informacji PIT-11 faktycznie osiągniętego przez pracownika przychodu i faktycznie pobranej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – wynika z interpretacji KIS z 31.01.2018 (0115-KDIT2-2.4011.371.2017.1.BK).

Nadpłacona przez pracodawcę kwota zasiłku nie kreuje też po stronie zatrudnionego dodatkowego przychodu. W świetle art. 84 ust. 6 usus skutki błędnego ustalenia podstawy wymiaru zasiłku ponosi wyłącznie pracodawca (płatnik). W konsekwencji nie ma on obowiązku zaliczenia do przychodu pracownika zwróconej (…) do ZUS z własnych środków kwoty zasiłku. Dokonując takiej wpłaty, wykonał ciążące na nim, a nie na pracowniku zobowiązanie. W takiej sytuacji nie można więc mówić o przychodzie podatkowym występującym po stronie pracownika – czytamy w przywołanym piśmie KIS.