Jak rozliczać nadgodziny w równoważnym systemie czasu pracy

System równoważny

Równoważny czas pracy jest uregulowany w kilku przepisach Kp. Najczęściej występujący („zwykły” system równoważny) pozwala na dobowe wydłużenie maksymalnie do 12 godz., przy braku szczególnych regulacji dotyczących odpoczynków, liczby dni pracy z rzędu, w których planuje się w harmonogramie dobowe wydłużenia czasu pracy ponad 8 godz. na dobę, itp.

Przy pracach przy dozorze urządzeń i związanych z pozostawaniem w częściowym pogotowiu do pracy (art. 136 Kp) można wprowadzić system z wydłużeniem do 16 godz. na dobę, zaś dla pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób oraz pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych (art. 137 Kp) – do 24 godz. na dobę. W obu tych systemach bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy, przysługuje odpoczynek przez czas odpowiadający co najmniej liczbie przepracowanych godzin, niezależnie od odpoczynku przewidzianego w art. 133 Kp.

Poniżej będziemy odnosić się do „standardowo” stosowanego systemu równoważnego, z maksymalnym dobowym wydłużeniem do 12 godz.

W systemie równoważnym nie wydłuża się norm czasu pracy. Daje on możliwość wydłużania dobowego wymiaru czasu pracy, przy uśrednieniu liczby godzin pracy dziennie do 8.

Praca w godzinach nadliczbowych

Zgodnie z definicją zawartą w art. 151 § 1 Kp pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obwiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, który wynika z obowiązującego danego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

Nadgodziny występują jako:

• dobowe (przekroczenie dobowej 8-godzinnej normy czasu pracy lub wydłużonego dobowego wymiaru czasu pracy),
• średniotygodniowe (przekroczenie przeciętnie 40-godzinnej normy tygodniowej czasu pracy, które nie zostało wcześniej zakwalifikowane jako nadgodziny dobowe).

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• szczególnych potrzeb pracodawcy.

Obie przesłanki umożliwiające polecenie pracy nadliczbowej odnoszą się do sytuacji niecodziennych, nieregularnych. Organizacja pracy, wygoda czy kwestia rachunku ekonomicznego związanego z nieopłacalnością zatrudnienia kolejnej osoby nie mogą być kwalifikowane jako szczególne potrzeby pracodawcy. Nie mogą być wynikiem stałych, powtarzalnych sytuacji związanych z organizacją pracy, lecz powinny dotyczyć pewnych konkretnych sytuacji uzasadniających zwiększone zapotrzebowanie na pracę. Są to potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością (wyrok SN z 26.05.2000 r., I PKN 667/99).

Nadgodziny dobowe

Powstają po przekroczeniu dziennej normy czasu pracy lub wydłużonego dobowego wymiaru czasu pracy zaplanowanego na dany dzień.

Ważne: błędem jest kwalifikowanie jako pracy nadliczbowej w systemie równoważnym dopiero przekroczenia 12 godz. Nadgodzinami nie jest przekroczenie maksymalnego możliwego wymiaru, jaki pracodawca mógłby zaplanować, lecz tego, który faktycznie zaplanował.

Nadgodziny średniotygodniowe

Można ustalić dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wynikają z przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy, które nie zostało wcześniej zaliczone do nadgodzin dobowych.

Nadgodziny średniotygodniowe ustala się w następujący sposób: od faktycznej liczby przepracowanych w okresie rozliczeniowym godzin odejmuje się wymiar czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego, następnie odejmuje się nadgodziny zakwalifikowane jako godziny nadliczbowe dobowe. Ostateczny wynik to godziny nadliczbowe średniotygodniowe.

Powstają one na skutek:

• przekroczenia planowanego dobowego wymiaru czasu pracy niższego niż norma czasu pracy (powyższy przykład – praca przez 2 godz. w środę i 3 godz. w piątek),
• nieprawidłowego rozplanowania czasu pracy w okresie rozliczeniowym – zaplanowania w harmonogramie (lub łącznie we wszystkich harmonogramach tworzonych na okres rozliczeniowy) większej liczby godzin niż wymiar czasu pracy dla okresu rozliczeniowego,
• niezrekompensowania dniami wolnymi pracy w dniach wolnych od pracy, jak również niepełnej rekompensaty tej pracy.

Przekroczenie kwalifikowane jako średniotygodniowe może też powstać w związku z pracą pomiędzy dobami pracowniczymi. Jak wskazano w piśmie MPiPS z 13.09.2013 r. („Rzeczpospolita” 2013/9652/5), pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Jeśli więc praca wykonywana w określonych godzinach nie może być zakwalifikowana jako praca nadliczbowa na dobę, bowiem nie przypada w dobie pracowniczej, a między kolejnymi dobami pracowniczymi, to powinna być ona rozliczona jako praca nadliczbowa wynikająca z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Dodatek za godziny nadliczbowe

Podział na pracę nadliczbową dobową i średniotygodniową wpływa na możliwości i terminy rekompensaty tej pracy. Za nadgodziny dobowe zasadniczo przysługuje – oprócz wynagrodzenia – 50% dodatek (poza wyjątkami takimi jak np. przekroczenia dobowe przypadające na niedzielę będącą dla pracownika dniem wolnym od pracy czy na porę nocną, za które dodatek wynosi 100%), zaś za nadgodziny średniotygodniowe – dodatek 100%.

W opinii GIP (pismo z 21.04.2009 r., GPP-306-4560-32/09/PE/RP) wskazano, że o ile godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy powstają dopiero z upływem okresu rozliczeniowego, o tyle godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowej normy czasu pracy powstają w dniu, w którym wystąpiły. Wtedy też pracownik nabywa prawo do opłacenia tych godzin, oprócz normalnego wynagrodzenia, stosownym dodatkiem. Pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty przekroczeń dobowych (wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych) jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 151² § 2 Kp i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.

W opinii Departamentu działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy nie uległ zakończeniu.

Przy pracy nadliczbowej dobowej do wyliczenia dodatku powinno zostać przyjęte wynagrodzenie z miesiąca, w którym powstały nadgodziny. Ponieważ ostateczne rozliczenie przekroczeń średniotygodniowych czasu pracy powstaje dopiero w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego, do ustalania dodatku za nadgodziny średniotygodniowe jest konieczne przyjęcie pensji z tego miesiąca (nie można brać pod uwagę wynagrodzeń w poszczególnych miesiącach). W razie stosowania długich okresów rozliczeniowych czasu pracy może to prowadzić do globalnie wyższej kwoty dodatku, niż gdyby były stosowane krótkie okresy (w przypadku podwyższania wysokości wynagrodzenia zasadniczego w trakcie okresu rozliczeniowego).

GIP w stanowisku z 26.08.2008 r. (GPP-306-4560-646/08/PE) stwierdził, że przy obliczaniu dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych wypracowanych w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym wynagrodzenie za 1 godz. ustala się, dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego.

Czas wolny

Praca nadliczbowa może być również rekompensowana czasem wolnym. W zależności od tego, czy czas wolny jest udzielany na pisemny wniosek pracownika, czy taka forma rozliczania nadgodzin narzucana jest przez pracodawcę, udziela się go w wymiarze 1 : 1 (gdy wniosek złożył pracownik) lub 1,5 godz. wolnego za każdą godzinę nadliczbową (gdy wniosku takiego nie ma). Tutaj jednak również widoczna jest różnica – bez wniosku pracownika pracodawca może udzielić czasu wolnego od pracy najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego. Skoro nadgodziny średniotygodniowe są wyodrębniane z końcem okresu rozliczeniowego, to nie ma już możliwości narzucenia za nie czasu wolnego. Możliwe jest zaś udzielenie go za pracę nadliczbową po zakończeniu okresu rozliczeniowego, jeżeli z wnioskiem o to wystąpi pracownik.