Jak rozliczać na liście płac osobę współpracującą

Za osobę współpracującą z prowadzącym pozarolniczą działalność uważa się małżonka, dzieci (własne, drugiego małżonka i przysposobione), rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeśli pozostają z nim we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy wykonywaniu tej działalności. Nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego (art. 8 ust. 11 usus).

Jeżeli pracownik spełnia kryteria określone dla osób współpracujących, do celów ubezpieczeń społecznych traktuje się go jak osobę współpracującą (art. 8 ust. 2). Pracownik może więc być uznany za osobę współpracującą z indywidualnym przedsiębiorcą, jeśli łącznie spełnia poniższe warunki:

• należy do osób mu bliskich, wymienionych w art. 8 ust. 11,
• pozostaje z nim we wspólnym gospodarstwie domowym (oznacza to wspólne zamieszkanie, wspólne zaspokajanie potrzeb życiowych z budżetu rodziny i załatwianie codziennych spraw – interpretacja ZUS z 12.10.2017 r., WPI/200000/43/1090/2017),
• pomaga w prowadzeniu działalności – w sposób stały, zorganizowany, w pewnym minimalnym wymiarze czasu i o istotnym skutku ekonomicznym (postanowienie SN z 12.01.2021 r., I USK 1/21).

W świetle wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 15.10.2019 r. (III AUa 115/19) o współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej można mówić wtedy, gdy czynności podejmowane przez członka rodziny:

• mają ciężar gatunkowy istotny dla biznesu,
• nie mają charakteru wtórnego, tj. pozostają w bezpośrednim związku z przedmiotem działalności,
• cechuje pewna systematyczność, stabilność i zorganizowanie,
• charakteryzują się częstotliwością,
• zajmują mu znaczący czas.

Bratowa poza kręgiem bliskich

Jasne jest zatem, że choć bratowa należy do rodziny przedsiębiorcy, zatrudnienie u niego na umowę o pracę nie powoduje zmiany jej statusu na współpracownika. Zarówno dla ZUS, jak i US pozostaje ona pracownikiem. Do osób współpracujących z przedsiębiorcą można natomiast zaliczyć małżonkę. Jednak sam fakt jej angażu w firmie męża na umowę o pracę nie czyni z niej automatycznie współpracownika. Jak bowiem stwierdził SN w wyroku z 10.04.2024 r. (III USKP 46/23), weryfikacja w tym zakresie wymaga szczegółowych ustaleń faktycznych co do każdej z przesłanek, bez automatycznego utożsamiania świadczenia pracy ze współpracą o intensywności wymaganej dla zastosowania art. 8 ust. 11 usus. W orzeczeniu z 19.11.2024 r. (I USK 76/24) SN zastrzegł z kolei: Ocena, czy pomoc świadczona przez małżonka może być uznana za współpracę, wymaga uprzedniego zbadania stanu faktycznego nie tylko w zakresie charakteru i rodzaju czynności podejmowanych przez członka rodziny, lecz także czasu potrzebnego na ich wykonanie (w skali dnia, tygodnia, miesiąca), ich znaczenia i wartości dla prowadzonej działalności, a także zorganizowania i powiązania z działalnością gospodarczą.

Nawet jeśli w wyniku tej analizy okaże się, że żona przedsiębiorcy jest dla niego osobą współpracującą na potrzeby naliczenia składek ZUS, to w świetle przepisów updof należy ją nadal uważać za pracownika.

Składki społeczne i zdrowotna

Za pracownika (bratowa) składki społeczne ustala i odprowadza w pełnym wymiarze pracodawca, ale oboje partycypują w ich kosztach.

Osoba współpracująca (żona) podlega natomiast ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym oraz wypadkowemu i może przystąpić dobrowolnie do ubezpieczenia chorobowego (art. 6 ust. 1 pkt 5, art. 11 ust. 2, art. 12 ust. 1 usus). Podstawę wymiaru jej składek stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do wyznaczenia tzw. limitu 30-krotności na dany rok kalendarzowy, tj. w 2026 r. nie mniejsza niż 5652 zł. W odróżnieniu od pracowników wszystkie składki w całości opłaca za nią przedsiębiorca (płatnik).

Pracownik (bratowa) jest objęty obowiązkowym ubezpieczeniem zdrowotnym. Finansuje składkę zdrowotną w wysokości 9% od przychodów wchodzących do podstawy wymiaru składek społecznych (dodatkowo od wynagrodzenia chorobowego), pomniejszonych o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki emerytalną, rentowe i chorobową (art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a, art. 79 ust. 1, art. 81 ust. 1 i 6 ustawy zdrowotnej).

Za osobę współpracującą (żona) składkę zdrowotną w wysokości 9% oblicza, odprowadza i finansuje z własnych środków przedsiębiorca (art. 85 ust. 14 ustawy zdrowotnej). Podstawę jej wymiaru stanowi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez prezesa GUS w „Monitorze Polskim”. W 2026 r. składka zdrowotna za osoby współpracujące przy działalności gospodarczej wynosi 622,93 zł miesięcznie (6921,48 zł × 9%).

Fundusze pozaubezpieczeniowe

Obowiązkowe składki na FP płatnik opłaca za czas trwania obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, w trybie i na zasadach przewidzianych dla składek społecznych (art. 265 ust. 1 ustawy z 20.03.2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, DzU poz. 620; dalej ustawa o rynku pracy). Za pracownika (bratowa) oblicza i pokrywa je zatem pracodawca od kwot wchodzących do podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowych (bez stosowania ograniczenia do limitu 30-krotności), wynoszących w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę (art. 259 ust. 1).

Składkę na FP za współpracownika (żona) ustala się od zadeklarowanej podstawy, nie niższej w 2026 r. niż 5652 zł. W obu przypadkach płaci się ją razem ze składką na FS w łącznej wysokości 2,45% od wskazanych podstaw wymiaru (art. 260 ustawy o rynku pracy, art. 25 i 26 ustawy budżetowej na rok 2026 z 9.01.2026 r., DzU poz. 62, oraz art. 4 ustawy z 23.10.2018 r. o Funduszu Solidarnościowym, tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 1848).

Składkę na FGŚP za pracownika (bratowa) opłaca pracodawca, w wysokości 0,10% od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowych, bez stosowania ograniczenia do limitu 30-krotności (art. 9 i art. 29 ustawy z 13.07.2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy, tekst jedn. DzU z 2026 r. poz. 186, oraz art. 27 ustawy budżetowej na rok 2026). Trzeba ją również zapłacić za zatrudnianą na umowę o pracę żonę. Jak bowiem czytamy w poradniku centrali ZUS „Zasady opłacania składek na FP, FGŚP, FEP oraz FS”, od 5.09.2017 r. nowe brzmienie definicji pracownika nie zawiera wyłączenia odnoszącego się do osób bliskich pracodawcy. Oznacza to, że powstał obowiązek opłacania składek na FGŚP za wskazane osoby zatrudnione przez pracodawcę. W przypadku osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy obowiązek ten będzie dotyczył wszystkich pracowników nawet wówczas, gdy dana osoba w rozumieniu (…) usus będzie objęta obowiązkiem ubezpieczenia emerytalnego i ubezpieczeń rentowych jako osoba współpracująca.

Zaliczki na PIT

Zaliczki na podatek dochodowy od obu zatrudnionych ustala się jak od pracowników, obliczając je od dochodu ze stosunku pracy. Jednak dla każdej z nich należy ustalić ten dochód inaczej:

• w przypadku bratowej – pomniejszając przychód z pracy (5000 zł) o składki emerytalną, rentowe i chorobową potrącone w danym miesiącu przez płatnika ze środków pracownika oraz o koszty uzyskania przychodów,
• w przypadku żony – pomniejszając przychód z pracy (5000 zł) jedynie o koszty uzyskania przychodów (nie odlicza się składek ZUS, bo te w całości finansuje przedsiębiorca).

Do tak ustalonego dochodu stosuje się progresywną stawkę PIT (przy dochodach w tej wysokości – 12%), a następnie odejmuje kwotę zmniejszającą podatek – pełną (300 zł) albo częściową (100 zł lub 150 zł), jeśli zatrudnione złożyły stosowne wnioski na oświadczeniu PIT-2 (art. 32 updof).