Jak poprawnie złożyć zawiadomienie ZAW-NR

ZAW-NR składane do Szefa KAS na podstawie art. 117ba § 3 Op pozwala utrzymać możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów mimo zapłaty za transakcję o wartości ponad 15 tys. zł na rachunek spoza wykazu podatników VAT (tzw. biała lista). Umożliwia też uniknięcie odpowiedzialności solidarnej w podatku VAT (określonej w art. 117ba § 1 i 2 Op).

Termin i adresat

Termin na zawiadomienie o płatności na rachunek spoza białej listy został wydłużony z 3 do 14 dni na cały okres stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonych z powodu COVID-19, mocą ustawy z 31.03.2020 o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 568).

Ustawa, która na stałe wydłuża ten termin do 7 dni i jednocześnie zmienia organ, do którego należy złożyć zawiadomienie – będzie to naczelnik US właściwy dla podatnika realizującego przelew (a nie, jak wynika z obowiązujących przepisów, właściwy dla wystawcy faktury) – została uchwalona przez Sejm 6.05.2020 i ma zacząć obowiązywać od 1.07.2020, jednak w międzyczasie weszła w życie ustawa wydłużająca (czasowo) termin złożenia ZAW-NR do 14 dni.

Nie zmieniła ona jednak właściwości organu, do którego należy kierować takie zawiadomienie – do końca czerwca 2020 nadal jest to więc naczelnik US właściwy dla wystawcy faktury. Niemniej skierowanie zawiadomienia do niewłaściwego US nie powinno mieć negatywnych skutków. Ten przekaże bowiem pismo do właściwego organu, działając w trybie art. 170 § 1 Op, który stanowi, że jeżeli organ podatkowy, do którego wniesiono podanie, jest niewłaściwy w sprawie, powinien niezwłocznie przekazać je organowi właściwemu, zawiadamiając o tym wnoszącego podanie. Jednocześnie § 3 mówi, że podanie wniesione do organu niewłaściwego przed upływem terminu określonego przepisami prawa uważa się za wniesione z zachowaniem terminu (zob. interpretacja KIS z 21.01.2020, 0111-KDIB1-2.4010.418.2019.2.MS).

Przywrócenie terminu

W odpowiedzi z 31.01.2020 na interpelację poselską nr 1307 (PT8.054.1.2020.WLI.37E) MF wyjaśnił, że instytucja przywrócenia terminu na wniosek zainteresowanego znajduje zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do terminów procesowych, tj. terminów przewidzianych dla dokonywania dwóch czynności procesowych przez strony i innych uczestników postępowania podatkowego (art. 162 § 4 Op). (…) Art. 117ba § 3 Op (…) jest zamieszczony w rozdziale dotyczącym odpowiedzialności podatkowej osób trzecich stanowiącym część działu III „Zobowiązania podatkowe” i należy do przepisów ogólnego prawa podatkowego materialnego. Uchybienie temu terminowi wywołuje skutek w sferze prawa materialnego (…). W związku z tym termin wskazany w art. 117ba § 3 Op, jako termin materialnoprawny, nie podlega przywróceniu.

Zawiadomienie składa spółka

MF odniósł się też do kwestii, kto powinien złożyć ZAW-NR w przypadku spółek osobowych: jawnej, komandytowej, partnerskiej i cywilnej. Wszystkie są podatnikami VAT. Natomiast podatnikami PIT bądź CIT są ich wspólnicy. Z art. 22p ust. 4 updof i art. 15d ust. 4 updop wynika, że wyłączenia z kosztów podatkowych w przypadku płatności na rachunek spoza białej listy nie stosuje się, gdy „podatnik dokonujący płatności” złożył zawiadomienie, o którym mowa w art. 117ba § 3 Op, do właściwego naczelnika US. Ten zaś przepis odnosi się do pojęcia podatnika, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT.

Zdaniem MF, biorąc pod uwagę (…) różne definicje „podatnika” dla celów VAT oraz dla celów podatku dochodowego, uzasadnione i racjonalne jest, by zawiadomienie składała wyłącznie spółka osobowa (a nie poszczególni wspólnicy będący podatnikami podatków dochodowych). W przypadku zatem prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki niebędącej osobą prawną, która nie jest podatnikiem (…) PIT albo (…) CIT, zawiadomienie złożone przez tę spółkę wywiera skutki również na gruncie podatków dochodowych w stosunku do wspólników takiej spółki będących podatnikami PIT albo CIT. Oznacza to, że poszczególni wspólnicy nie muszą składać odrębnie zawiadomienia – składa je wyłącznie spółka.