Jak obliczyć podstawę wymiaru nagrody jubileuszowej, jeśli pracownik korzystał z urlopu

Podstawa wymiaru to miesięczna średnia

Do podstawy wymiaru wskazanej nagrody jubileuszowej nie przyjmuje się zasadniczo wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy ani za czas innych usprawiedliwionych absencji (§ 6 pkt 4 rozporządzenia urlopowego). Podstawa ta ma odzwierciedlać średnią miesięczną pensję pracownika, dlatego składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc (do których należą wszystkie podane w pytaniu) wlicza się do niej w średniej kwocie wypłaconej w ciągu 3 mies. poprzedzających miesiąc nabycia prawa do „jubileuszówki”, czyli w czerwcu, maju i kwietniu 2023 r. Wcześniej jednak należy sprawdzić, czy w trakcie tych 3 mies. pracownik przepracował pełny wymiar czasu pracy. Jeśli nie, wynagrodzenie brane do podstawy wymiaru nagrody jubileuszowej należy uzupełnić następująco:

• wynagrodzenie faktycznie wypłacone w ciągu tych 3 mies. podzielić przez liczbę dni faktycznej pracy, za jakie ono przysługiwało,
• następnie pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy zgodnie z jego rozkładem czasu pracy,
• potem podzielić przez 3.

Bez dzielenia przez współczynnik ekwiwalentu

Zgodnie z rozporządzeniem urlopowym podstawę wymiaru należałoby podzielić przez tzw. współczynnik ekwiwalentu, który w 2023 r. wynosi 20,83. Jednak ze świadczeniami o wartości miesięcznej pensji bądź jej wielokrotności (tj. m.in. z nagrodą jubileuszową) postępuje się inaczej. Pomija się ten etap obliczeń, a w zamian podstawę wymiaru po prostu mnoży przez 1, 2 czy 3 mies.

Pośrednio wyjątek ten wynika z § 2 rozporządzenia MPiPS z 29.05.1996 w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (DzU z 2017 r. poz. 927). Potwierdzenie odnajdujemy również w uchwale SN z 9.05.2000 r. (III ZP 12/00), w świetle której nagroda jubileuszowa powinna zasadniczo odpowiadać wynagrodzeniu (jego wielokrotności) zwykle otrzymywanemu przez pracownika w danym miesiącu i nie powinna odbiegać od niego ani na jego niekorzyść, ani też na jego korzyść, a przepisów dotyczących obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nie można przy jej ustalaniu stosować w całości i w sposób mechaniczny.

Z PIT, ale bez składek

Dodajmy, że nagrody jubileuszowe, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują nie częściej niż co 5 lat, są wolne od składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 728). Trzeba od nich natomiast pobrać zaliczkę na PIT.