Jak korzystać z ulgi IP Box – objaśnienia MF

Preferencja ta – obowiązująca od 1.01.2019 – została uregulowana w dwóch przepisach, odpowiednio art. 24d i art. 24e updop oraz art. 30ca i 30cb updof. Aby ułatwić ich stosowanie, MF wydał liczące 86 stron Objaśnienia podatkowe z dnia 15.07.2019 dotyczące preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej –IP Box.

Wymóg posiadania odrębnej ewidencji

W objaśnieniach wskazał m.in., jak powinna wyglądać ewidencja rachunkowa, której prowadzenie jest niezbędnym warunkiem korzystania z ulgi. Przepisy o IP Box nie określają, jaką powinna mieć formę. Stanowią ogólnie, że podatnik ma obowiązek wyodrębnić w niej każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej (dalej kwalifikowane IP) i że ma ona zapewniać ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty), przypadających na każde kwalifikowane IP, a także że trzeba w niej wyodrębnić koszty przypadające na każde kwalifikowane IP, w sposób zapewniający określenie kwalifikowanego dochodu.

Według MF sposoby prowadzenia takiej ewidencji można wyinterpretować z różnych przepisów updop oraz updof.

U prowadzących księgi rachunkowe

Podatnik prowadzący księgi rachunkowe powinien poprzez odpowiednie zmiany w dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości wyodrębnić w ewidencji księgowej operacje gospodarcze dotyczące każdego kwalifikowanego IP, co pozwoli na uzyskanie informacji niezbędnych do ustalenia przychodów, kosztów ich uzyskania oraz dochodu lub straty.

Wymóg zapewnienia wyodrębnionej ewidencji nie oznacza prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych, lecz wyodrębnienie operacji gospodarczych np. na kontach ksiąg pomocniczych.

Wymagana jest wyodrębniona ewidencja zarówno dla kont przychodów, kosztów uzyskania przychodów, dochodów (strat) z kwalifikowanych IP, kont dotyczących środków trwałych, jak i rozrachunków. Ewidencja wydatków kwalifikowanych powinna być prowadzona w podziale na każde kwalifikowane IP odrębnie.

U prowadzących księgę przychodów i rozchodów

Z kolei w przypadku podatników prowadzących pkpir wymóg zapewnienia odrębnej ewidencji dla projektu dotyczącego kwalifikowanego IP może być – zdaniem MF – spełniony poprzez sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego kumulatywnego, comiesięcznego zestawienia dokumentów, które potwierdzają poniesione wydatki dotyczące projektu kwalifikowanego IP na koniec danego miesiąca. Zestawienie kumulatywne obejmuje wydatki od początku realizacji działalności badawczo-rozwojowej, która zmierza do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia kwalifikowanego IP do końca danego miesiąca kalendarzowego. Zestawienie to sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków w odniesieniu do poszczególnych zadań. Należy je sporządzać w oparciu o zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana, natomiast konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie danych w okresie późniejszym według stanu na koniec poszczególnych miesięcy kalendarzowych.

Ewidencja kosztów pracowniczych

Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową (B+R), zwłaszcza pracujący nad wytworzeniem więcej niż jednego kwalifikowanego IP, powinni według MF prowadzić ewidencję projektów B+R, składającą się z: opisu projektu, czasu jego rozpoczęcia i zakończenia, wykazu osób zaangażowanych w pracę w poszczególnym projekcie, wykazu prac stworzonych w danym projekcie z imiennym przyporządkowaniem do konkretnej osoby wykonującej daną pracę.

Dodatkowo z umowy o pracę, z opisu stanowiska pracy lub z odpowiednich zapisów w regulaminie pracy powinno wynikać, jaka część wynagrodzenia stanowi wynagrodzenie z tytułu wykonywania prac związanych z kwalifikowaną działalnością B+R, a jaka wynagrodzenie za wykonywanie innych obowiązków pracowniczych, w efekcie których nie powstają kwalifikowane IP.

Gdy pracownik realizuje prace B+R prowadzące do wytworzenia kwalifikowanego IP w wymiarze mniejszym niż 100%, to do kosztów kwalifikowanej działalności B+R zalicza się jego wynagrodzenie w części, w jakiej czas przeznaczony na realizację tej działalności pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

MF wskazał, że jednym z możliwych wariantów prowadzenia przez podatnika (pracodawcę) ewidencji czasu pracy jest jej prowadzenie w arkuszu kalkulacyjnym, dla wszystkich projektów. Pracownik podatnika systematycznie wypełnia kartę czasu pracy, zaznaczając np. procentowo, ile czasu danego dnia poświęcił na dany projekt. Po zakończeniu wskazanego przez podatnika (pracodawcę) okresu, przykładowo miesiąca, taki raport przekazywany jest do komórki księgowej i kadrowo-płacowej w celu przypisania do danego projektu odpowiednich kosztów.

Nie ma potrzeby prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika, gdy z zakresu obowiązków pracownika wynika, że 100% jego czasu pracy to realizacja prac B+R prowadzących do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia kwalifikowanego IP.