Data publikacji: 2022-06-06
Prawo pracy
Informacja o okresie archiwizacji dokumentacji pracowniczej – kiedy trzeba ją przekazać odchodzącemu pracownikowi
Pracownik odchodzi z firmy 30.06.2022 r. Był zatrudniony od 15.10.2015 r.
Czy trzeba mu wręczyć informację o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej przez 50 lat?
Nie, pracodawca nie musi dołączać do świadectwa pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat.
Okresy archiwizacji
Podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiąże się lub wygaśnie (art. 94 pkt 9b Kp). Jednak w wielu przypadkach wciąż obowiązuje okres 50 lat archiwizacji – patrz tabela. O tym, jaki okres należy stosować wobec konkretnego pracownika, rozstrzygają:
- przepisy Kp,
- ustawa z 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357, dalej ustawa zmieniająca),
- ustawa z 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2018 r. poz. 217, dalej ustawa archiwalna),
- ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2022 r. poz. 504, dalej ustawa emerytalna).
| Okres przechowywania | Do kogo się stosuje | Od kiedy się liczy | 10 lat | do stosunków pracy nawiązanych od 1.01.2019 r. (art. 13 ustawy zmieniającej) | od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł (art. 94 pkt 9b Kp) | 10 lat | do stosunku pracy nawiązanego ponownie, w ciągu 10 lat od ustania poprzedniego, z tym samym pracownikiem: – od 1.01.2019 r., – jeżeli poprzedni stosunek pracy trwał 1.01.2019 r., a pracodawca złożył raport informacyjny do ZUS (art. 945 § 2 Kp i art. 9 ustawy zmieniającej) | od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł (art. 945 § 2 Kp) | 10 lat | do stosunków pracy nawiązanych po 31.12.1998 r., a przed 1.01.2019 r., jeśli pracodawca złożył raporty informacyjne do ZUS (art. 7 ust. 3 ustawy zmieniającej) | od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony przez pracodawcę do ZUS (art. 7 ust. 3 ustawy zmieniającej) | 50 lat | do stosunków pracy nawiązanych przed 1.01.2019 r., z wyjątkiem zawartych w okresie od 31.12.1998 do 1.01.2019 r., jeżeli pracodawca złożył raporty informacyjne do ZUS (art. 7 ust. 2–3 ustawy zmieniającej) | od dnia zakończenia stosunku pracy w przypadku dokumentacji osobowej i od dnia wytworzenia dokumentacji płacowej (art. 51u ust. 1 ustawy archiwalnej w brzmieniu obowiązującym przed 1.01.2019 r.) | 50 lat | – do list płac, kart wynagrodzeń albo do innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty osób, których stosunek pracy był nawiązany przed 1.01.2019 r. (w tym w okresie od 31.12.1998 do 1.01.2019 r., jeżeli pracodawca nie złożył raportów informacyjnych do ZUS) – do pracowników wykonujących prace górnicze i równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów takiej pracy (art. 125a ust. 4–4a ustawy emerytalnej i art. 5 ustawy zmieniającej) | od zakończenia stosunku pracy (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej i art. 5 ustawy zmieniającej) |
Obowiązek informacyjny
Długość okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej w przypadku konkretnego pracownika ma zasadnicze znaczenie dla obowiązku informacyjnego, który pracodawca musi zrealizować wobec niego w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 946 Kp). Obowiązek ten polega na wydaniu przez pracodawcę wraz ze świadectwem pracy informacji (w postaci papierowej lub elektronicznej) o:
- 10 latach przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie 10 lat archiwizacji,
- zniszczeniu dokumentacji w razie jej nieodebrania we wskazanym terminie.
Pracodawca nie musi zatem przekazywać informacji pracownikowi, którego dokumentacja pracownicza będzie przechowywana przez 50 lat. Taką interpretację potwierdziło również MRPiPS w stanowisku z 22.01.2019 r.
Zamknij
Skróty w artykułach
akty prawne, standardy i interpretacje:
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
pozostałe skróty:
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Spis treści:
