Formy dokumentowania dla celów VAT wydatków związanych z podróżami

Od 1.01.2020 faktura dla przedsiębiorcy – z NIP nabywcy – może zostać wystawiona na podstawie paragonu fiskalnego tylko, jeżeli jest na nim zamieszczony NIP nabywcy (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). Paragon fiskalny wystawiany na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (100 euro) brutto jest sam w sobie fakturą, tyle że uproszczoną (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT) i nie należy wystawiać dla nabywcy odrębnego dokumentu (faktury standardowej) – stwierdziła KIS w interpretacjach z 18.03.2020 (0114-KDIP1-3.4012.61.2020.1.ISK) i 27.04.2020 (0114-KDIP1-3.4012.161.2020.1.ISK).

Trzeba pamiętać, że art. 106b ust. 5 ustawy o VAT dotyczy jedynie sprzedaży ewidencjonowanej w kasie rejestrującej. Jeżeli sprzedawca nie ma obowiązku używania kasy fiskalnej, faktura może być wystawiona na podstawie biletu (zwanego czasem paragonem) bez NIP nabywcy. Taki bilet nie jest bowiem paragonem fiskalnym.

Przejazd taksówką

Taksówkarze mogą wystawiać faktury uprawniające do odliczenia VAT, nawet gdy na paragonie nie ma NIP nabywcy (art. 106b ust. 7 ustawy o VAT). Argumentem do ustanowienia dla nich wyjątku było to, że większość kas używanych przez taksówkarzy jest starego typu i nie można wpisać NIP na paragonie.

Wyjątku tego nie uczyniono dla innych grup zawodowych. Nie dotyczy on również wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0).

Podróż na odległość co najmniej 50 km

Jednorazowy bilet na odległość co najmniej 50 km jest jednocześnie fakturą, z której można odliczyć VAT, mimo że nie musi on zawierać wszystkich danych wymaganych na fakturze.

Wystarczy, że znajdą się na nim dane wymienione w § 3 pkt 4 rozporządzenia MF z 3.12.2013 w sprawie wystawiania faktur (DzU poz. 1485, dalej rozporządzenie ws. faktur), czyli:

numer i data wystawienia,

imię i nazwisko lub nazwa podatnika (sprzedawcy),

numer, za pomocą którego podatnik (sprzedawca) jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

kwota podatku,

kwota należności ogółem.

Przepis ten dotyczy biletów jednorazowych wystawianych przez przewoźników kolejowych (kolejami normalnotorowymi) i przewoźników świadczących usługi przewozu osób:

• taborem samochodowym,
• statkami pełnomorskimi,
• środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej,
• promami,
• samolotami i śmigłowcami.

Podróż krótsza niż 50 km

Bilet nie jest fakturą, jeżeli podróż odbywa się na odległość poniżej 50 km. W tym przypadku nie ma zastosowania § 3 pkt 4 rozporządzenia ws. faktur. Podatnik VAT ma wtedy 3 możliwości:

• wymienić paragon na fakturę,
• od razu poprosić o wydanie faktury,
• kupić bilet w biletomacie.

Od 1.01.2020 wymiana na fakturę dającą prawo do odliczenia VAT jest możliwa tylko, gdy na paragonie jest NIP nabywcy. Nie na każdej stacji kolejowej znajduje się kasa fiskalna, która umożliwia wystawienie paragonu z NIP nabywcy. W takiej sytuacji, żeby móc odliczyć VAT naliczony, należy od razu wziąć fakturę albo kupić bilet w biletomacie.

Zakup w biletomacie

Przy zakupie biletu w biletomacie nie jest wymagane podanie NIP nabywcy, ponieważ – jak wyjaśniła KIS w interpretacji z 27.11.2019 (0114-KDIP1-3.4012.400.2019.2.ISK) – wymiana na faktury paragonów z NIP nabywcy dotyczy tylko sprzedaży ewidencjonowanej w kasie rejestrującej. Natomiast sprzedaż biletu w biletomacie (obsługiwanym samodzielnie przez klienta) jest zwolniona z ewidencjonowania w kasie, zgodnie z § 2 ust. 1 i poz. 40 zał. do rozporządzenia MF z 28.12.2018 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU poz. 2519).

Sprzedawca zwolniony z tego obowiązku może więc wystawić fakturę uprawniającą do odliczenia VAT, mimo że na bilecie nie ma NIP nabywcy.

Dotyczy to również przewozów autobusami komunikacji miejskiej. W tym zakresie powstała wątpliwość, bowiem z § 4 ust. 1 przywołanego rozporządzenia wynika, że zwolnień z obowiązku ewidencjonowania obrotu w kasach fiskalnych, o których mowa w § 2 (a więc również dla czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia) nie stosuje się w przypadku świadczenia usług przewozów pasażerskich w komunikacji samochodowej.

Wyjątek uczyniono jednak dla przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika, czyli przewozów miejskich rozkładowych pasażerskich, innych niż kolejowe, za które są pobierane opłaty ustalone przez gminę (w Warszawie przez Radę m.st. Warszawy) lub związek komunalny.

Tak więc sprzedaż biletów za pomocą biletomatów na przejazd autobusami komunikacji miejskiej jest zwolniona z ewidencjonowania w kasie fiskalnej. To oznacza, że takie bilety również mogą być zamieniane na fakturę uprawniającą do odliczenia VAT, mimo że nie ma na nich NIP nabywcy. Potwierdziła to KIS w interpretacji z 8.04.2020 (0112-KDIL3.4012.72.2020.2.EN).

Przewóz łączony

Zdarza się, że klient otrzymuje jeden bilet na przewóz wykonywany przez kilku przewoźników tej samej gałęzi lub różnych, w ramach zintegrowanego systemu taryfowo-biletowego. Dopuszcza to art. 6 ust. 1 Prawa przewozowego (DzU z 2020 poz. 8). W komentarzach do tego przepisu podkreśla się, że wszyscy przewoźnicy biorący udział w takim przewozie są stroną jednej umowy, która może być zawarta przez jednego z nich, działającego w imieniu własnym oraz w imieniu i na rzecz pozostałych przewoźników.

Dla celów podatkowych KIS przyjmuje jednak, że nie ma znaczenia długość łącznej trasy przewozu (czy jest ona nie mniejsza niż 50 km). Liczy się odcinek trasy obsługiwany przez danego przewoźnika.

Tym samym, jeżeli bilet kolejowy danego przewoźnika będzie umową transportu zawartą na przejazd o trasie co najmniej 50 km, oraz będzie posiadał wszystkie elementy wskazane w § 3 pkt 4 rozporządzenia dotyczącego faktur, to będzie traktowany jak faktura – wyjaśniła KIS w interpretacji z 6.09.2018 (0114-KDIP1-3.4012.280.2018.2.ISK).

Nie zgodziła się ze stanowiskiem, że bilet będzie fakturą także, gdy odcinki trasy wykonywanej przez poszczególnych przewoźników będą mniejsze niż 50 km, ale łączna trasa udokumentowana tym biletem będzie nie mniejsza niż 50 km.

Opłaty za autostradę

Bilet za przejazd autostradą jest fakturą, jeżeli zawiera dane wymienione w § 3 pkt 4 rozporządzenia ws. faktur. Powinny więc znaleźć się na nim:

• numer i data wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwa podatnika (sprzedawcy),
• numer, za pomocą którego podatnik (sprzedawca) jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
• kwota podatku,
• kwota należności ogółem.

Opłaty za parkingi

Wydruki wydawane przez automat płatniczy (kasę automatyczną) lub parkometr są nazywane biletami lub paragonami, ale w rzeczywistości nie są dokumentami fiskalnymi (paragonami fiskalnymi), ponieważ potwierdzają jedynie zawarcie transakcji i opłacenie należności za usługę parkingową. Tu również jednak (podobnie jak w przypadku biletomatów) ma zastosowanie zwolnienie z ewidencjonowania w kasie fiskalnej, zgodnie z poz. 40 zał. do rozporządzenia MF.

Mimo więc że na takich wydrukach nie ma NIP nabywcy, to na ich podstawie mogą być wystawiane faktury z prawem do odliczenia VAT, bez obawy o naruszenie art. 106b ust. 5 ustawy o VAT. Potwierdziła to KIS w interpretacji z 18.12.2019 (0114-KDIP1-3.4012.536.2019.1.MT).