Ewidencja faktury typu prognoza

Przy ujmowaniu w księgach rachunkowych jednostek, w tym budżetowych, faktur za dostawy mediów (np. energii elektrycznej) uwzględnienia wymagają zasady: memoriału, współmierności i istotności.

Zasada memoriału (art. 6 ust. 1 uor) zobowiązuje jednostki do ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich osiągniętych, przypadających na ich rzecz przychodów i obciążających je kosztów związanych z tymi przychodami, dotyczących danego roku obrotowego (okresu sprawozdawczego), niezależnie od terminu ich zapłaty.

Z kolei zasada współmierności (art. 6 ust. 2 uor) stanowi, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego będą zaliczane koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Prowadząc księgi rachunkowe i ustalając wynik finansowy, stosuje się także zasadę istotności (art. 4 ust. 4 i 4a oraz art. 8 ust. 1 uor), która zezwala jednostkom na przyjęcie pewnych uproszczeń, pod warunkiem że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego. Innymi słowy oznacza to, że wywołane uproszczeniami pominięcia lub zniekształcenia ani pojedynczo, ani łącznie nie wprowadzają odbiorcy sprawozdania finansowego w błąd.

Faktury dotyczące dostaw mediów, w tym energii elektrycznej, co do zasady obciążają koszty działalności operacyjnej (Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii”), niezależnie od tego, czy dotyczą rzeczywistego, czy przewidywanego (prognozowanego) zużycia. Prognozowana wielkość zużycia została bowiem ustalona na podstawie rzeczywistego zużycia w analogicznym przedziale czasowym poprzedniego okresu rozliczeniowego.

Jeżeli jednak jednostka otrzymuje faktury za prognozowane dostawy mediów, które nastąpią w kolejnych miesiącach (zarówno bieżącego, jak i następnego roku obrotowego), to – uwzględniając przedstawione zasady rachunkowości – można przyjąć rozwiązanie ewidencyjne, polegające na rozliczaniu kosztów mediów w czasie, przez ujęcie kwot wynikających z faktur za dostawy, które jeszcze nie nastąpiły, na koncie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Rozliczenia międzyokresowe są skutkiem stosowania zasady współmierności i polegają na przesunięciu w całości lub w części na następny okres (np. rok lub lata) już poniesionych wydatków z tytułu zakupu lub wykonania na własne potrzeby usług, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (art. 39 ust. 1 uor). Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub do wielkości świadczeń, odpowiednio do ich wysokości i rodzaju. Dokonując czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, uwzględnia się także pozostałe zasady rachunkowości, a w szczególności istotności i ostrożności.

Nieznaczne i nieistotne kwoty kosztów, nawet jeśli dotyczyłyby kilku okresów sprawozdawczych, mogą nie być rozliczane w czasie, gdy nie wpływa to ujemnie na rzetelność i jasność obrazu sytuacji jednostki. Ocena, czy kwoty podlegające rozliczaniu w czasie są istotne, czy też nieistotne, należy do jednostki.

Uwzględniając powyższe wyjaśnienia, fakturę prognozującą zużycie energii elektrycznej za styczeń 2021 r., wystawioną i otrzymaną w grudniu 2020 r., jednostka mogła ująć w księgach rachunkowych miesiąca, w którym ją otrzymała, tj. grudnia 2020 r., zapisem:

Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii”,

Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

oraz równolegle przenieść koszty do rozliczenia w czasie:

Wn konto 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,

Ma konto 490 „Rozliczenie kosztów”,

i przeksięgować koszty ujęte na koncie 640 w ciężar kosztów działalności operacyjnej.

Zapisy w księgach rachunkowych stycznia 2021 r.,

tj. miesiąca, którego koszty dotyczą, były następujące:

Wn konto 490 „Rozliczenie kosztów”,

Ma konto 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Jeżeli jednak faktura dotyczy zużycia, które nastąpi w przyszłym okresie, a nie jest wymagalna lub opłacona w okresie jej otrzymania i nie nastąpiło potrącenie VAT naliczonego (co nie dotyczy jednostek budżetowych), to faktura taka nie wymaga ujęcia w księgach, do momentu gdy nastąpi jedno z ww. realnych zdarzeń. Samo otrzymanie faktury nie jest zdarzeniem gospodarczym.