Drugi pojazd w jednoosobowej działalności gospodarczej – zasadność ujęcia wydatków w pkpir

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie oznacza, że firma może dysponować tylko jednym pojazdem. Przepisy podatkowe nie zawierają ograniczeń co do liczby lub rodzaju środków transportu wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Ograniczenia te nie obejmują także wydatków na eksploatację kolejnego pojazdu.

Jeżeli charakter działalności gospodarczej podatnika (np. jej rozmiar lub sposób wykonywania usług) uzasadnia wykorzystywanie przy jej prowadzeniu dwóch środków transportu, tj. dwóch samochodów lub samochodu i motocykla, to zasadniczo wydatki związane z tymi pojazdami, w granicach określonych przez updof, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Wydatek poniesiony na zakup dodatkowego pojazdu powinien obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach zazwyczaj nie kwestionują wydatków ponoszonych przez przedsiębiorcę na zakup drugiego pojazdu i jego późniejsze używanie, jeśli zostanie wykazana celowość tej decyzji.

Przykładem takiego korzystnego stanowiska jest interpretacja KIS z 24.03.2021 (0112-KDIL2-2.4011.54.2021.2.MB), dotycząca podatniczki, która w ramach działalności gospodarczej pracowała jako pielęgniarka oraz ratownik medyczny, prowadząc także szkolenia m.in. z udzielania pierwszej pomocy. Na potrzeby działalności wykorzystywała samochód osobowy używany na podstawie umowy leasingu. W czasie pandemii podatniczka, mając do czynienia z pacjentami chorymi na COVID-19 lub podejrzanymi o zakażenie, była zobowiązana oddawać firmowe auto do odkażania i ozonowania. Była wówczas pozbawiona samochodu, który był jej potrzebny np. do przewiezienia sprzętu w celu przeprowadzenia szkolenia. Zamierzała więc zawrzeć kolejną umowę leasingu, której przedmiotem byłoby drugie, większe auto.

Jej zdaniem ten dodatkowy samochód umożliwiałby nie tylko transport sprzętu niezbędnego do szkoleń i przedmiotów związanych ze spełnieniem wymagań w zakresie ochrony i zapobiegania rozprzestrzenianiu się epidemii, ale także zwiększałby bezpieczeństwo sanitarno-epidemiologiczne uczestników szkoleń. Podatniczka miała jednak wątpliwości co do wykazywania w pkpir kosztów jego leasingu i użytkowania.

KIS wyjaśniła, że brak jest przeszkód prawnych, aby przedsiębiorca wykorzystywał kilka samochodów osobowych, o ile jest to uzasadnione rodzajem prowadzonej przez niego działalności gospodarczej: jeżeli drugi samochód będący przedmiotem leasingu jest wykorzystywany w działalności gospodarczej wnioskodawczyni, to ponoszone wydatki na opłaty leasingowe oraz koszty eksploatacji będą stanowić koszty uzyskania przychodów (…), zgodnie z art. 22 ust. 1 updof, o ile będą poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i zostaną prawidłowo udokumentowane, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z (…) art. 23 updof.

Updof nie sprzeciwia się również używaniu na potrzeby jednoosobowej działalności gospodarczej motocykla jako kolejnego (po samochodzie osobowym) środka transportu. Potwierdza to interpretacja KIS z 16.01.2018 (0114-KDIP3-1.4011.438.2017.1.IF) dotycząca przedsiębiorcy prowadzącego indywidualną praktykę lekarską, który na potrzeby działalności, poza samochodem osobowym, wykorzystywał także motocykl. Pojazd ten użytkował najczęściej w szczególnych okolicznościach, gdy było wymagane osobiste stawiennictwo lekarza o ściśle określonej porze (np. na dyżury w szpitalu oraz do pracy wykonywanej w kilku poradniach na terenie miasta) lub w możliwie najkrótszym czasie (np. dojazd do szpitala na wezwanie).

Zdaniem podatnika konieczność przybycia w wyznaczone miejsce o właściwej porze uzasadnia racjonalność wydatku na zakup motocykla. KIS wskazała, że wnioskodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania wydatki związane z wykorzystywaniem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej drugiego środka transportu niezależnie od jego rodzaju, a także podstawy prawnej jego użytkowania.

W sytuacji opisanej w pytaniu – w zależności od tego, czy kolejny środek transportu o wartości przekraczającej 10 tys. zł zostanie zakupiony na własność jako środek trwały, czy będzie używany na podstawie umowy leasingu operacyjnego – podatnik prowadzący pkpir wpisze w kolumnie 13 księgi jako „pozostałe wydatki”:

• odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej ww. środka transportu do wysokości limitu 150 tys. zł wskazanego w art. 23 ust. 1 pkt 4 updof, koszty używania pojazdu z ew. uwzględnieniem limitu 75% wynikającego z art. 23 ust. 1 pkt 46a updof, a także składki na jego ubezpieczenie z uwzględnieniem ograniczenia określonego w art. 23 ust. 1 pkt 47 updof,
• opłaty leasingowe ustalone w umowie leasingu operacyjnego do wysokości limitu 150 tys. zł określonego w art. 23 ust. 1 pkt 47a updof, koszty używania pojazdu z ew. uwzględnieniem limitu 75% wynikającego z art. 23 ust. 1 pkt 46a updof oraz składki na ubezpieczenie pojazdu do wysokości określonej w art. 23 ust. 1 pkt 47 updof, jeżeli w umowie leasingu zastrzeżono, że korzystający będzie ponosił ciężar tych składek niezależnie od opłat za używanie.

Na gruncie updof motocykl jest uznawany za pojazd samochodowy (samochód osobowy), co wynika z tego, że mieści się w definicji samochodu osobowego określonej w art. 5a pkt 19a updof. Dlatego wydatki związane z zakupem i eksploatacją motocykla również mogą być objęte ww. limitami.