Dotacja – ewidencja przychodów i kosztów w różnych latach

Przypomnijmy, że zgodnie z uor dotacje zalicza się do:

• pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych – z chwilą ich przekazania lub otrzymania na inne cele niż dopłaty do cen sprzedaży (wówczas są to przychody z podstawowej działalności operacyjnej), nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. h),
• rozliczeń międzyokresowych przychodów, co dotyczy w szczególności dotacji otrzymanych na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych (art. 41 ust. 1 pkt 2).

Jedną z nadrzędnych zasad rachunkowości, do których przestrzegania zobligowane są jednostki prowadzące księgi rachunkowe zgodnie z uor, jest zasada współmierności przychodów i kosztów (art. 6 ust. 2 uor), w myśl której koszty poniesione na uzyskanie określonych przychodów (domyślnie operacyjnych) wpływają na wynik finansowy w tym samym okresie sprawozdawczym, co odpowiadające im przychody.

Może się zdarzyć, że dotacja – w formie refundacji kosztów – wpłynie do jednostki w roku następnym po ich poniesieniu. Koszty (jeśli nie dotyczy to nakładów inwestycyjnych) odnoszone są wówczas w koszty działalności operacyjnej i wynik finansowy danego roku obrotowego, natomiast kwota dotacji zwiększa przychody i wynik roku następnego.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy jednostka otrzyma dotację do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. W tym przypadku trzeba ją ująć jeszcze w przychodach roku, w którym poniesiono koszt (analogicznie postępuje się w razie istnienia dużego prawdopodobieństwa uzyskania dotacji, gdy jej kwota jest jednostce znana). Oznacza to, że pod datą 31 grudnia należy zaksięgować należną dotację zapisem: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Na taką sytuację wskazuje Czytelnik, należy zatem uznać, że spółka i badający ją biegły rewident postąpili właściwie. W roku kolejnym – otrzymania dotacji (tu 2023) – jej wpływ ujmuje się wyłącznie kasowo, z pominięciem konta przychodów: Wn konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”, Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.

Jeżeli jednak dotacja wpłynie na konto bankowe jednostki po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za okres, w którym ujęto dotyczące jej koszty, to nie ma już możliwości jej ujęcia w (zamkniętych) księgach roku poniesienia kosztów. W związku z tym jednostka wykaże w księgach rachunkowych i w sprawozdaniu finansowym przychody z dotacji w roku jej otrzymania. Nie złamie tym samym zasady współmierności, bo ujęcie przychodów w księgach roku ubiegłego nie będzie już możliwe – ze względu na konieczność zamknięcia poprzedniego roku (art. 12 ust. 2 uor).