Dokumentacja pracownicza (cz. III) – zawartość akt osobowych i dokumentacji indywidualnej

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji indywidualnej) regulują art. 221, 221a i 221b Kp oraz wydane na jego podstawie nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).

Przypomnijmy, że akta osobowe dzielą się obecnie na 4 części: A (ubieganie się o zatrudnienie), B (nawiązanie i przebieg stosunku pracy), C (ustanie zatrudnienia), D (odpowiedzialność porządkowa pracownika).

Kandydat do pracy – część A teczki personalnej

Pierwsza część akt osobowych ma charakter zamknięty, co oznacza, że wolno w niej gromadzić tylko dokumenty, które kandydat musi lub może przedłożyć (patrz tabele dalej). Nie można w niej umieszczać innych formularzy i druków (pracodawca nie ma prawa np. żądać przedłożenia referencji z poprzednich miejsc pracy). W żadnej części akt osobowych nie zamieszcza się kserokopii dowodu osobistego kandydata do pracy czy pracownika.

Uwaga: zarówno w części A akt osobowych, jak i w części B pracodawca gromadzi oświadczenia lub dokumenty. Ma zatem prawo żądać potwierdzenia przez kandydata/pracownika podawanych przez niego informacji w formie np. dyplomu ukończenia studiów wyższych, certyfikatu uczestnictwa w kursie, świadectwa pracy poświadczającego staż wymagany na danym stanowisku. Kiedy domagać się oświadczeń, a kiedy dokumentów, decyduje sam pracodawca – w zależności od konkretnego przepisu i stosowanej przez niego polityki personalnej. Biorąc jednak pod uwagę wynikającą z RODO zasadę minimalizacji danych osobowych i ograniczenia ich przechowywania, ogólnie powinien się posiłkować oświadczeniami, a dokumentami – jedynie, gdy jest to niezbędne do osiągnięcia zakładanego celu.

Przyjmuje się, że zatrudniający może żądać od osoby kandydującej przedstawienia dokumentów poświadczających wymagane na obsadzanym stanowisku kwalifikacje zawodowe, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Zresztą wprost wskazuje na to rdp.

Od kandydata do pracy nie wolno żądać dostarczenia zdjęcia. Może on udostępnić swój wizerunek tylko za swoją zgodą (najlepiej pisemną) wyrażoną z własnej inicjatywy. Nie dotyczy to sytuacji, gdy obowiązek ujawnienia wizerunku wynika z odrębnych przepisów.

Do końca 2018 pracodawca miał obowiązek przechowywać w pierwszej części teczki personalnej świadectwa pracy przedstawione przez kandydata, które obejmowały okresy zatrudnienia przypadające w roku kalendarzowym, w którym ubiegał się on o posadę. Jeśli więc rekrutacja następowała w styczniu, to w zasadzie pracodawca nie miał prawa domagać się żadnego świadectwa. Inne świadectwa zainteresowany mógł dołączyć dobrowolnie w celu umieszczenia ich w części A akt osobowych.

Od 1.01.2019 od kandydata do pracy może żądać tylu świadectw pracy, ile potwierdza okresy zatrudnienia wymagane na dane stanowisko. Pozostałe świadectwa kandydat może przedstawić dobrowolnie.

Nowością jest również to, że zawsze przed orzeczeniem stwierdzającym brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku wydanym w wyniku wstępnych badań lekarskich w aktach (w części A) trzeba umieścić skierowanie na takie badania.

Pracownik – część B teczki personalnej

Od 1.05.2019 można żądać od pracownika podania następujących danych (oprócz tych, które podał jako kandydat do pracy):

• adres zamieszkania,
• PESEL, a w razie jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• inne dane osobowe pracownika, a także jego dzieci (zwykle są to dane oświadczane na potrzeby urlopów na dzieci i tzw. zwolnienia opiekuńczego) oraz innych członków najbliższej rodziny (głównie na potrzeby urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego), jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• inne dane osobowe niż wymienione, jeżeli jest to niezbędne do wykonania obowiązku prawnego nałożonego na pracodawcę przepisem prawa, w tym m.in. informacje:

• potrzebne do rozliczeń z ZUS, fiskusem i NFZ,
• o wyznaniu, np. w celu uzyskania przez pracownika wolnego w „swoje” święto,
• ujawniające majątek pracownika sfery budżetowej, który na podstawie odpowiednich ustaw ma obowiązek złożenia oświadczeń majątkowych.

Wskazane dane pracownik ma obowiązek podać pracodawcy (nie są ujawniane na zasadzie dobrowolności), co do zasady w formie oświadczenia, a pracodawca ma prawo się domagać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Choć rdp nie zawiera już pomocniczego wzoru kwestionariusza osobowego dla pracownika, nic nie stoi na przeszkodzie, by oświadczenie odbierane od nowo zatrudnionego nadal było tak zatytułowane. Przykład kwestionariusza odpowiadającego wymogom obowiązującym od 4.05.2019 zamieszczamy poniżej.

Inne zwykłe dane osobowe pracownik może ujawnić (fakultatywnie) za swoją zgodą, a pracodawca ma prawo go do tego zachęcać. Dane wrażliwe może podać wyłącznie z własnej inicjatywy.

Podobnie jak w części A, również w części B teczek personalnych pracodawca może gromadzić oświadczenia lub dokumenty. Co do zasady powinny wystarczyć oświadczenia, a dokumenty składa się, gdy są niezbędne.

Pracodawca może przechowywać dyplomy ukończenia studiów, certyfikaty ze szkoleń i kursów oraz świadectwa pracy, gdyż tylko na ich podstawie będzie mógł prawidłowo zweryfikować i ustalić wiele uprawnień pracowniczych, np. wymiar urlopu wypoczynkowego, wysokość nagrody jubileuszowej, dodatku stażowego czy odprawy emerytalnej w sektorze finansów publicznych.

Nie jest natomiast konieczne gromadzenie w części B dokumentów potwierdzających udzielenie pracownikowi zwolnień okolicznościowych. Przykładowo: aby sprawdzić uprawnienie zatrudnionego do zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni z powodu śmierci małżonka, jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy (§ 15 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 15.05.1996 w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, DzU z 2014 poz. 1632), wystarczy przedstawienie aktu zgonu do wglądu.

Części C i D teczek osobowych

Trzecia część teczki personalnej ma co do zasady charakter otwarty, tj. pracodawca gromadzi w niej oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem bądź wygaśnięciem stosunku pracy wymienione w rdp lub inne, o ile są zgodne z prawem i przeznaczeniem danej części akt osobowych.

Na tej zasadzie często zamieszcza się tu tzw. obiegówki, czyli dokumenty potwierdzające rozliczenie się zwalnianej osoby z każdą komórką organizacyjną firmy, inne pisma od niej dotyczące roszczeń kierowanych pod adresem pracodawcy, np. o wypłatę świadczenia czy pozwy złożone w sądzie.

Część D akt osobowych, poświęconą odpowiedzialności porządkowej pracownika, pracodawca dzieli na „podzbiory” obejmujące dokumenty dotyczące jednej sankcji porządkowej, np. D1 – kara nałożona na pracownika najwcześniej, D2 – druga kara nałożona na pracownika itd. Zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosuje się wówczas oddzielnie do każdego podzbioru. W chwili zatarcia pierwszej kary usuwa się jej podzbiór, zmienia numerację wszystkich następnych podzbiorów oraz wymienia lub koryguje spisy treści.

Dokumentacja stosunku pracy

Od 1.01.2019 pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika, poza aktami osobowymi, dokumentację ze stosunku pracy (indywidualną), która składa się z 4 części (wcześniej z 3). Nie ma wymogu, by wszystkie części były przechowywane razem, w jednej teczce (najczęściej nie jest to możliwe).

W pierwszej części dokumentacji ze stosunku pracy, dotyczącej ewidencji czasu pracy, pracodawca umieszcza:

• kartę ewidencji czasu pracy obejmującą: liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (wcześniej tylko liczbę przepracowanych godzin w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta oraz dni wolne z racji 5-dniowego tygodnia pracy), liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbę nadgodzin, dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbę godzin dyżuru, godziny jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsce pełnienia (wcześniej tylko liczbę godzin dyżuru), rodzaj i wymiar zwolnienia od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czas pracy młodocianych przy pracach im wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego,
• wnioski pracownika dotyczące: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w razie wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego systemu czasu pracy, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, weekendowego systemu czasu pracy, rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy oraz przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy,
• dokumenty związane: ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy, z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w dniu wolnym od pracy z racji przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub z pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do pracy,
• zgody: pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 lat na wykonywanie pracy w systemach przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy ponad 8 godz., na zatrudnianie w nadgodzinach, porze nocnej, systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy oraz pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy.

W drugiej części dokumentacji indywidualnej, nazywanej kartoteką płacową, pracodawca od 1.01.2019 gromadzi: kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz ew. wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Część trzecia zawiera dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (wnioski lub karty urlopowe). Część czwarta, dotycząca bhp, obejmuje kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.