Dokumentacja pracownicza (cz. I) – nowe zasady

Zasadnicze zmiany w tym zakresie od 1.01.2019 wprowadziło nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rdp).

Obecnie reguluje ono kwestie gromadzenia w trakcie stosunku pracy i przechowywania po ustaniu zatrudnienia dwóch członów dokumentacji pracowniczej – akt osobowych oraz tzw. dokumentacji ze stosunku pracy (indywidualnej).

Oba człony dokumentacji pracodawcy prowadzą i przechowują w postaci papierowej albo elektronicznej, a obie postaci są równorzędne pod względem prawnym.

Od 1.01.2019 wskazane rozporządzenie nie określa już zasad prowadzenia dokumentacji zbiorowej, czyli rejestrów wypadków przy pracy oraz w drodze z/i do pracy, podejrzeń o choroby zawodowe i chorób zawodowych. Jednak nie znaczy to, że pracodawcy nie muszą ich sporządzać – mają taki obowiązek na podstawie Kp i wydanych na jego podstawie rozporządzeń RM z 1.07.2009 w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (DzU nr 105 poz. 870) i z 30.06.2009 w sprawie chorób zawodowych (DzU z 2013 poz. 1367) oraz Ministra Zdrowia z 1.08.2002 w sprawie sposobu dokumentowania chorób zawodowych i skutków tych chorób (DzU z 2013 poz. 1379).

Kolejne nowości wynikają z ustawy z 21.02.2019 o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (tzw. RODO – przyp. red.) oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DzU poz. 730, dalej nowelizacja), która obowiązuje od 4.05.2019.

Modyfikuje ona m.in. przepisy Kp dotyczące gromadzenia danych osobowych pracowników i osób ubiegających się o zatrudnienie (art. 22 i art. 22a).

Nowe reguły prowadzenia papierowych akt osobowych

Poniżej w skrócie przedstawiamy podstawowe zasady prowadzenia akt osobowych, skupiając się przede wszystkim na ich papierowej postaci.

Na temat akt elektronicznych pisaliśmy w „RiP” nr 3/2019.

1. Osobna teczka dla każdego pracownika

Pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika, czyli zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania i spółdzielczej umowy o pracę – bez względu na rodzaj stosunku pracy (na okres próbny, na czas określony, bezterminowy) i wymiar czasu pracy.

Nie należy ich w takiej postaci tworzyć dla zleceniobiorców i samozatrudnionych. Takie postępowanie inspektor pracy czy ZUS mogą uznać za ukrywanie stosunku pracy i zakwestionować istnienie umowy cywilnoprawnej.

2. Akta w czterech częściach

Akta osobowe dzielą się na 4 części:

A (ubieganie się o zatrudnienie),

B (nawiązanie i przebieg stosunku pracy),

C (ustanie zatrudnienia),

D (odpowiedzialność porządkowa pracownika).

Dotychczas dzieliły się na 3 części: A, B i C.

Szczegółowo nt. zawartości poszczególnych części tych akt napiszemy w kolejnym numerze „RiP”.

3. Albo papierowe, albo elektroniczne

Pracodawca sporządza akta osobowe i dokumentację ze stosunku pracy w postaci papierowej albo elektronicznej. W opinii MRPiPS oraz GIP akta osobowe stanowią integralną część dokumentacji pracowniczej i dlatego w całości powinny przybrać postać papierową albo elektroniczną. Przy tym dla części pracowników można prowadzić je w wersji papierowej, a dla części – w elektronicznej. Nie jest natomiast dopuszczalne, by akta danego pracownika miały częściowo papierową, a częściowo elektroniczną postać.

Integralnym elementem dokumentacji pracowniczej nie jest natomiast – zdaniem urzędów – dokumentacja indywidualna. Każdą z jej części (ewidencja czasu pracy, kartoteka płacowa, dokumentacja urlopowa, ewidencja przydziału odzieży i obuwia roboczego) sporządza się albo w postaci papierowej, albo elektronicznej.

I w tym przypadku niektórzy pracownicy mogą mieć dokumentację papierową, a inni elektroniczną, nie można natomiast jednego rodzaju dokumentacji tej samej osoby prowadzić w obu postaciach (stanowiska MRPiPS z 7.02.2019 i GIP z 17.01.2019, GIP-GPP.081.6.2019.2).

4. Zasada chronologii i spisu treści

Dokumenty w ramach poszczególnych części papierowych akt osobowych wpina się i numeruje chronologicznie, według daty ich dostarczenia przez kandydata do pracy lub pracownika.

Każdą część akt osobowych należy opatrzyć wykazem (spisem) treści, najlepiej łatwym do skorygowania lub wymienialnym.

5. Tylko kopie lub odpisy przedstawionych dokumentów

W aktach należy przechowywać kopie lub odpisy dokumentów składanych przez kandydata do pracy lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną za zgodność z przedkładanym dokumentem. Oryginałów można żądać tylko do wglądu lub w celu sporządzenia odpisów albo kopii. W oryginałach przechowuje się dokumenty sporządzane przez pracodawcę, np. umowę o pracę czy o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia.

6. Potwierdzenie daty i zgodności z przedstawionym dokumentem

Na dokumencie przyniesionym przez kandydata do pracy lub pracownika zaznacza się – ręcznie lub datownikiem – dzień jego przedłożenia i potwierdza go za zgodność z przedłożonym dokumentem.

7. Zasada numeracji

Dokumentowi, doniesionemu przez kandydata do pracy albo pracownika z opóźnieniem, przypisuje się bieżący, kolejny numer. Nie należy wpinać dokumentu w miejsce, w którym powinien był się znaleźć, gdyby został dostarczony na czas. Numer nadaje się mu „raz na zawsze”. Jedynie wyjątkowo można go później zmienić, np. w celu uporządkowania powstałego bałaganu.

8. Kiedy charakter zamknięty, a kiedy otwarty

Części A i D akt osobowych mają charakter zamknięty, co znaczy, że wolno w nich gromadzić tylko dokumenty wymienione w rdp. Części B i C są otwarte i można tam dokładać inne pozycje niż wymienione w rdp, jednak jedynie w ramach przeznaczenia tych części oraz zgodne z Kp i RODO.

9. Możliwość podziału na podzbiory

Części A, B i C akt osobowych pracodawca ma prawo podzielić na powiązane tematycznie „podzbiory”, np. B1 – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, B2 – skierowania i orzeczenia lekarskie, B3 – potwierdzenia zapoznania się pracownika z wymaganymi dokumentami itd. Zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosuje się wówczas odrębnie do każdego podzbioru.

10. Podział części D na podzbiory

Część D akt osobowych pracodawca dzieli na „podzbiory” obejmujące dokumenty dotyczące jednej sankcji porządkowej, np. D1 – kara nałożona na pracownika najwcześniej, D2 – druga kara nałożona na pracownika itd. I w tym przypadku zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosuje się odrębnie do każdego podzbioru. W chwili zatarcia pierwszej kary należy usunąć jej podzbiór, zmienić numerację wszystkich następnych podzbiorów oraz wymienić lub skorygować spisy treści.

11. Certyfikaty szkoleń – tylko kopie

Nie można pozbawiać pracownika oryginału wystawionego na niego imiennie certyfikatu poświadczającego odbycie szkolenia, kursu itp. w celu umieszczenia go w części B akt osobowych. I to także w przypadku, gdy pracodawca sam skierował pracownika na to szkolenie i w całości je opłacił.

12. Obowiązuje język polski

Akta osobowe i dokumenty z zakresu prawa pracy sporządza się generalnie w języku polskim. Można je sporządzić dodatkowo w innych wersjach językowych, jednak wykładni dokonuje się na podstawie wersji polskiej, jeśli pracownik ma polskie obywatelstwo. Umowę o pracę i inne dokumenty z zakresu prawa pracy można spisać w języku obcym na wniosek pracownika posługującego się tym językiem gdy nie ma on polskiego obywatelstwa oraz został pouczony o prawie sporządzenia umowy o pracę lub innego dokumentu w języku polskim (art. 7–8 ustawy z 7.10.1999 o języku polskim, DzU z 2018 poz. 931).

13. Błędy nie są kosztowne

Inspektor pracy nie nakłada grzywny za wadliwe prowadzenie akt osobowych, np. umieszczenie dokumentu w niewłaściwej części akt. Inspektor zwykle kieruje wówczas wystąpienie z wnioskiem o usunięcie błędu w określonym czasie (nie dłuższym niż 30 dni). Później jednak trzeba go zawiadomić o terminie i sposobie wykonania wskazanych w wystąpieniu wniosków. Grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł może być wymierzona za:

• nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej,
• nieprzechowywanie jej do końca ustawowego okresu (przez 50 lub 10 lat),
• pozostawianie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

14. Czas przechowywania

Akta osobowe i dokumentację ze stosunku pracy przechowuje się przez czas trwania stosunku pracy oraz potem przez:

• 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy osoby zatrudnionej od 1.01.2019 (objęci obowiązkowym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji),
• 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złoży za pracownika raport ZUS RIA (objęci dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji),
• 50 lat od ustania zatrudnienia – pracownikom zatrudnionym przed 1.01.1999 oraz między 1.01.1999 a 31.12.2018, za których płatnik nie złożył raportu ZUS RIA.

Szerzej nt. okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej była mowa w „RiP” nr 1/2019.

15. Kontynuacja dokumentacji przy ponownym zatrudnieniu

Jeżeli pracodawca ponownie – w ciągu 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego ustania stosunku pracy – zatrudnia pracownika objętego:

• obowiązkowym skróceniem okresu przechowywania dokumentacji (tj. przyjętego do pracy od 1.01.2019 i następnie zwolnionego) – musi kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji,
• dobrowolnym skróceniem okresu przechowywania (tj. przyjętego do pracy między 1.01.1999 a 31.12.2018), którego umowa o pracę trwa 1.01.2019 – musi kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji, o ile złożył za niego do ZUS raport informacyjny ZUS RIA.

Okres przechowywania dokumentacji biegnie wówczas przez 10 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia najnowszego stosunku pracy między stronami.

16. Zabezpieczenie dokumentacji

Pracodawca musi odpowiednio zabezpieczyć dokumentację przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym jest przechowywana, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie go przed dostępem nieuprawnionych. Podczas jej przechowywania należy zachować poufność, integralność, kompletność oraz dostępność dokumentacji.