Do kiedy obowiązują rozwiązania antykryzysowe dla pracodawców i płatników

Możliwość zlecania pracy zdalnej

Praca zdalna polega na świadczeniu umówionej pracy poza stałym miejscem pracy, w szczególności w domu zatrudnionego i z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Podczas stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu 3 mies. po ich odwołaniu pracodawca może polecić jej wykonywanie, na czas oznaczony (art. 3 ust. 1 specustawy).

Nie znaczy to, że stan zagrożenia epidemicznego/epidemii oraz następne 3 mies. wyznaczają dopuszczalne ramy czasowe trwania pracy zdalnej, lecz to, że tylko podczas obowiązywania któregoś z tych stanów i przez kolejne 3 mies. pracodawca ma prawo nakazać pracę w trybie home office, a ta forma organizacji pracy może trwać przez „czas oznaczony”, wykraczający poza ten okres. Pracodawca więc wciąż ma prawo kierować zatrudnionych do pracy zdalnej podczas stanu zagrożenia epidemicznego rozpoczętego 16.05.2022 r. Dodajmy, że zgodnie z art. 3 ust. 8 specustawy w każdym czasie może cofnąć to polecenie.

Ponadto kwestia ta zostanie wkrótce rozwiązana systemowo. Konstrukcja pracy zdalnej ma się znaleźć na stałe w Kp i zastąpić telepracę; projekt znajduje się na etapie prac rządowych, ma wejść w życie na początku września 2022 r.

Ułatwienia w przeprowadzaniu badań lekarskich

Orzeczenia lekarskie wydane w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, których ważność upłynęła po 7.03.2020 r., zachowują moc do upływu 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii (art. 31m ust. 1 specustawy).

W trakcie ww. stanów pracodawcy nie kierują również zatrudnionych na badania okresowe, których ważność wygasła podczas trwania jednego z tych stanów, a pracownicy nie poddają się takim badaniom. Jednak obowiązki te muszą podjąć niezwłocznie po odwołaniu stanu zagrożeniu epidemicznego wprowadzonego od 16.05.2022 r. – tak, by wykonać je w ciągu 180 dni od jego zniesienia (chyba że zostanie przywrócony stan epidemii). Dotyczy to odpowiednio funkcjonariuszy ABW, AW, SKW, SWW i CBA oraz żołnierzy zawodowych (art. 12a ust. 1, 2 i 4 specustawy).

Podczas ww. stanów nadal trzeba wykonywać wstępne badania lekarskie osób przyjmowanych do pracy i przedstawicieli służb mundurowych (choć z pewnymi „pandemicznymi” ułatwieniami opisanymi niżej). W razie braku uprawnionego lekarza (medycyny pracy lub specjalisty) może je przeprowadzić inny lekarz i wydać stosowne orzeczenie. To ostatnie ułatwienie utraci jednak moc po upływie 180 dni od zniesienia trwającego obecnie stanu zagrożenia epidemicznego, chyba że zostanie przywrócony stan epidemii (art. 12a ust. 3 specustawy). Należy dopilnować, aby w tym terminie (tj. do upływu 180 od daty odwołania stanu zagrożenia epidemicznego) pracownik odbył badanie i uzyskał orzeczenie uprawnionego lekarza.

Tylko w trakcie stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii kandydaci do pracy, legitymujący się ważnymi badaniami okresowymi z poprzedniego miejsca pracy, nie przechodzą u nowego pracodawcy wstępnych badań, jeżeli: aplikują o stanowisko administracyjno-biurowe oraz mają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania, a zatrudniający stwierdzi, że warunki te odpowiadają występującym na oferowanej posadzie (art. 12a ust. 5 pkt 2 specustawy).

Również tylko podczas ww. stanów pozostałe osoby ubiegające się o zatrudnienie (tj. na innym stanowisku niż administracyjno-biurowe) są zwolnione z konieczności wykonywania wstępnych badań lekarskich, jeśli przyjęcie do nowej pracy nastąpi w ciągu 180 dni po rozwiązaniu bądź wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy (art. 12a ust. 5 pkt 1 specustawy). Po odwołaniu obecnego stanu zagrożenia epidemicznego termin na podjęcie nowego zajęcia ulegnie skróceniu do 30 dni.

Elektroniczne szkolenia bhp

Podczas stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii pracodawcy nadal kierują pracowników na wstępne szkolenie bhp. Dopuszcza się jednak przeprowadzenie części tego szkolenia (instruktaż ogólny wszystkich kandydatów do pracy oraz instruktaż stanowiskowy niektórych) w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Stacjonarnie odbywają instruktaż stanowiskowy osoby przyjmowane na stanowiska robotnicze lub takie, na których występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych, pracownik przenoszony na takie stanowiska oraz uczeń odbywający praktyczną naukę zawodu i student przechodzący praktykę studencką (art. 12e ust. 1 specustawy).

Podczas ww. stanów pracownicy i funkcjonariusze nie muszą aktualizować wiedzy bhp. Zgodnie bowiem z art. 12e ust. 2 specustawy termin realizacji okresowego szkolenia bhp, który przypadł lub przypadnie podczas stanu zagrożenia epidemicznego bądź stanu epidemii lub w ciągu 30 dni po ich zakończeniu, wydłuża się do 60 dni od odwołania tego stanu. W konsekwencji okresowe szkolenia bhp, które planowo powinny się odbyć w trakcie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii, należy zorganizować najpóźniej do upływu 60 dni od daty zakończenia trwającego stanu zagrożenia epidemicznego (chyba że zostanie przywrócony stan epidemii).

Przymus urlopowy

Do końca stanu epidemii i stanu zagrożenia epidemicznego wprowadzonego z powodu COVID-19 pracodawca ma prawo skutecznie udzielić – w terminie przez siebie wskazanym, bez zgody zatrudnionego i z pominięciem planu urlopu – urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w poprzednich latach kalendarzowych w wymiarze 30 dni roboczych (art. 15gc specustawy).

Ograniczenie odpraw i odszkodowań

Odprawa, odszkodowanie lub inne świadczenie, wypłacane w związku z rozwiązaniem umowy o pracę (o ile przepisy przewidują taki obowiązek) podczas stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie mogą przekroczyć 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę, tj. w 2022 r. kwoty 30 100 zł (art. 15gd ust. 1 specustawy). Dotyczy to odpowiednio świadczenia wypłacanego z tytułu wypowiedzenia albo rozwiązania umowy zlecenia, tzw. umowy zleceniopodobnej, umowy o dzieło albo w związku z ustaniem odpłatnego pełnienia funkcji, z wyłączeniem umowy agencyjnej (art. 15gd ust. 2 specustawy).

Moim zdaniem limit ten obowiązuje, jeśli prawo do odprawy, odszkodowania czy świadczenia powstało albo powstanie (tj. dojdzie do rozwiązania stosunku pracy lub innej umowy) podczas któregoś z ww. stanów.

Mogą go stosować wyłącznie pracodawcy, którzy zanotowali spadek obrotów gospodarczych w rozumieniu art. 15g ust. 9 specustawy bądź istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń określony w art. 15gb ust. 2.

Zawieszenie obowiązków socjalnych

Pracodawca, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych bądź istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, może również zawiesić obowiązki:

• tworzenia lub funkcjonowania zfśs,
• dokonywania odpisu podstawowego,
• wypłaty świadczeń urlopowych

w trakcie obowiązywania stanu zagrożenia epidemii i stanu epidemii. Robi to w porozumieniu z reprezentatywnymi zakładowymi organizacjami związkowymi (art. 15g ust. 11 pkt 1 i 2 specustawy), a jeśli takie u niego nie działają – samodzielnie (art. 15ge ust. 1 specustawy). Oznacza to, że bezpośrednio po zakończeniu obecnego stanu zagrożenia epidemicznego musi powrócić do realizacji tych czynności (chyba że znów zostanie ogłoszony stan epidemii).

Również tylko do tego czasu obowiązuje automatyczne zawieszenie stosowania u ww. pracodawcy postanowienia układu zbiorowego pracy bądź regulaminu płacowego, ustalającego wyższą od ustawowej wysokość odpisu na fundusz bądź inne świadczenia socjalno-bytowe niż określa ustawa o zfśs; w zamian stosuje się odpis ustawowy (art. 15ge ust. 2 specustawy).

Prawo wypowiedzenia umowy „antykonkurencyjnej”

Podczas stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii zatrudniający ma prawo wypowiedzieć, z zachowaniem terminu 7 dni, umowę o zakazie konkurencji obowiązującym po ustaniu: stosunku pracy, umowy agencyjnej, umowy zlecenia, umowy zleceniopodobnej i umowy o dzieło (art. 15gf specustawy). Ważny jest w tym przypadku moment złożenia wypowiedzenia – efekt w postaci rozwiązania umowy może nastąpić już po zakończeniu trwającego stanu zagrożenia epidemicznego (bądź ponownie ogłoszonego stanu epidemii).

Uprawnienia pracownicze niepełnosprawnych

Orzeczenie o niepełnosprawności/stopniu niepełnosprawności, wydane na czas określony na podstawie ustawy z 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (DzU z 2020 r. poz. 426, dalej uzon), którego ważność (art. 15h specustawy):

• upłynęła między 9.12.2019 a 7.03.2020 r. – zachowuje ważność do upływu 60. dnia od daty odwołania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, pod warunkiem złożenia kolejnego wniosku o wydanie orzeczenia (do 7.03.2020 r.), jednak nie dłużej niż do dnia wydania nowego orzeczenia,
• upłynęła lub upłynie po 7.03.2020 r. – zachowuje ważność do upływu 60. dnia od daty odwołania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, jednak nie dłużej niż do dnia wydania nowego orzeczenia.

Pracodawca powinien zatem podczas trwającego obecnie stanu zagrożenia epidemicznego honorować szczególne uprawnienia pracownicze niepełnosprawnych (np. 7-godzinna norma dobowa czasu pracy czy dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych), których orzeczenia wygasły. Powinien jednak uzyskać od pracownika dokument potwierdzający złożenie wniosku o wydanie orzeczenia oraz sprawdzić, czy zgłosił go w terminie (z wyjątkiem orzeczenia o niepełnosprawności/stopniu niepełnosprawności, którego ważność upłynęła po 7.03.2020 r. – dla jego automatycznego wydłużenia specustawa nie wymaga wniosku o kolejne orzeczenie).

Uelastycznienie warunków zatrudnienia

Pracodawca, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie COVID-19 (w tym zwiększenie co najmniej o 5% ilorazu kosztów wynagrodzeń i przychodów ze sprzedaży towarów i usług), ma możliwość uelastycznienia zatrudnienia, a konkretnie:

• ograniczenia minimalnego odpoczynku dobowego i tygodniowego do nie mniej niż 32 godz., obejmujących 8 godz. nieprzerwanego odpoczynku dobowego,
• wprowadzenie na mocy porozumienia ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielami pracowników:
  • równoważnego systemu czasu pracy z możliwością wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy maksymalnie do 12 godz. w okresie rozliczeniowym maksymalnie 12 mies., lub
  • mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę.

W konsekwencji, w zakresie i przez czas określony we wskazanych porozumieniach, nie stosuje się wynikających z ponadzakładowego lub zakładowego układu zbiorowego pracy warunków umów o pracę i innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy (art. 15zf specustawy).

Opisane „pandemiczne” uprawnienia pracodawcy nie zostały ograniczone do czasu trwania stanu epidemii/zagrożenia epidemicznego. Możliwość skorzystania z nich zależy jedynie od spadku obrotów gospodarczych u pracodawcy oraz od zawarcia porozumienia, które określi chronologiczne ich ramy.

Z kolei pracodawcy prowadzący działalność w zakresie tzw. infrastruktury krytycznej, wymienieni w art. 15x ust. 2 specustawy, w trakcie stanu epidemii i stanu zagrożenia epidemicznego mają prawo:

• zmienić system lub rozkład czasu pracy pracowników w sposób niezbędny do zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji,
• polecić im świadczenie pracy w nadgodzinach w zakresie i wymiarze niezbędnym do zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji,
• zobowiązać do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę,
• polecić realizowanie prawa do odpoczynku w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę,
• w razie potrzeby odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego, bezpłatnego lub innego, przesunąć termin takiego urlopu lub go odwołać; nie dotyczy to urlopu macierzyńskiego, na warunkach macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego.

Podwyższona kwota wolna od potrąceń

Jeżeli z powodu podjętych w Polsce działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi obniżono wynagrodzenie lub członek jego rodziny utracił źródło dochodu, kwoty wolne od obowiązkowych potrąceń z jego wynagrodzenia za pracę ulegają zwiększeniu o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu (art. 52 ustawy z 14.05.2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, DzU poz. 875).

Podniesienie kwoty wolnej nie zostało powiązane z okresem trwania stanu epidemii/zagrożenia epidemicznego. Należy zatem uznać, że trzeba ją stosować w wyższej wysokości tak długo, jak długo uprawniony pracownik dłużnik bądź członek jego rodziny spełniają ww. przesłanki.

Ułatwienia dla płatników składek ZUS

W razie odroczenia terminu płatności lub rozłożenia na raty zaległych składek społecznych należnych za okres od 1.01.2020 r. na podstawie wniosku złożonego podczas stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii albo w ciągu 30 dni po ich odwołaniu, ZUS nie nalicza opłaty prolongacyjnej (art. 15zb specustawy).

Ze względów gospodarczych związanych z wystąpieniem COVID-19, ZUS może również – na wniosek dłużnika – odstąpić od pobierania odsetek za zwłokę od należności z tytułu składek należnych za ww. okres. Wniosek taki można złożyć w trakcie stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii albo w ciągu 30 dni po ich odwołaniu.