Deputaty pracownicze – ujęcie w księgach rachunkowych

Mamy tu do czynienia z przekazaniem pracownikom świadczenia w naturze (wytwarzanych w firmie produktów) – tzw. deputatu – które jest elementem wynagrodzenia za pracę.

Wypłata wynagrodzenia powinna – co do zasady – nastąpić w formie pieniężnej. Częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie jest dopuszczalne jedynie wówczas, gdy taką możliwość przewiduje prawo pracy lub układ zbiorowy pracy (art. 86 § 2 Kp). Obecnie wydawanie pracownikom deputatów najczęściej traktowane jest jako bonus motywacyjny.

Dla celów PIT są one zaliczane do przychodów ze stosunku pracy, podlegających opodatkowaniu w miesiącu, w którym pracownik otrzymał świadczenie niepieniężne. Wartość pieniężna deputatów jako świadczeń w naturze (wchodzących w zakres działalności pracodawcy) ustalana jest na podstawie przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców (art. 12 ust. 1 i 2 updof). Stanowi ona również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 usus oraz art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

Koszt dla pracodawcy

Pracownicze deputaty są kosztem uzyskania przychodów pracodawcy (w koszcie wytworzenia) na zasadach dotyczących innych wynagrodzeń pracowników – a więc w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały postawione do dyspozycji pracownika (przekazane, wydane) w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia temu terminowi koszt jest potrącalny dopiero w chwili postawienia deputatu do dyspozycji pracownika.

Podobnie koszt podatkowy stanowią dla pracodawcy – w miesiącu, za który deputaty są należne – naliczone od nich składki na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej przez pracodawcę. Warunkiem jest jednak, aby składki te zostały opłacone od deputatu postawionego do dyspozycji w miesiącu:

• za który jest on należny – w terminie wynikającym z usus,
• następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.

W razie uchybienia ww. terminom nieopłaconych składek nie traktuje się – do momentu ich odprowadzenia na rachunek bankowy ZUS – jako kosztów podatkowych (art. 22 ust. 6ba i 6bb oraz art. 23 ust. 1 pkt 55 i 55a updof, art. 15 ust. 4g i 4h oraz art. 16 ust. 1 pkt 57 i 57a updop).

Skutki w VAT

Przekazanie deputatów pracownikom stanowi dostawę towarów opodatkowaną VAT (według stawki właściwej dla wydawanych pracownikom produktów). Zgodnie bowiem z art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT przez dostawę towarów należy również rozumieć nieodpłatne przekazanie przez podatnika VAT towarów (wyrobów gotowych) należących do jego przedsiębiorstwa, w tym ich przekazanie na cele osobiste pracowników – pod warunkiem jednak, że podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia VAT w związku z wytworzeniem przekazanych towarów (produktów).

Podstawą opodatkowania VAT jest koszt wytworzenia tych produktów, określony w dacie ich dostawy (art. 29a ust. 2 ustawy o VAT).

Księgowania

Wydanie deputatu (produktów gotowych wytwarzanych przez przedsiębiorcę) z magazynu lub produkcji należałoby udokumentować dowodem potwierdzającym jego odbiór przez pracownika (np. dokumentem WZ). Będzie on podstawą wprowadzenia tej operacji do ksiąg rachunkowych.

Operacje gospodarcze związane z przekazaniem pracownikom uzupełniającego wynagrodzenia za pracę w formie deputatu ujmuje się w księgach rachunkowych następująco:

1. Wydanie deputatu pracownikom (koszt wytworzenia)

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 79-0 „Obroty wewnętrzne” oraz równolegle

Wn konto 79-1 „Koszt obrotów wewnętrznych”

Ma konto 60 „Produkty gotowe” lub 58 „Rozliczenie kosztów”

2. VAT należny z tytułu wydania deputatu pracownikom (obliczony od kosztu wytworzenia)

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (podatki i opłaty) lub odpowiednie konto zespołu 5

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT)

3. Zarachowanie wynagrodzenia niepieniężnego w formie wydanego pracownikowi deputatu do kosztów operacyjnych (kosztu wytworzenia)

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (wynagrodzenia) lub odpowiednie konto zespołu 5

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

4. Zaliczka na PIT, składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (obliczone od wartości pieniężnej – przeciętnej ceny – deputatu i potrącane z wynagrodzenia pieniężnego) oraz składka zdrowotna

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT, ZUS)

5. Składki na ubezpieczenia społeczne od wartości pieniężnej deputatu, finansowane przez pracodawcę

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne) lub odpowiednie konto zespołu 5

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS).