Zamówienie-Koszyk
Dokończ - Edytuj - Anuluj

Droga Użytkowniczko, Drogi Użytkowniku, klikając AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU wyrazisz zgodę na to aby Rachunkowość Sp. z o.o. oraz Zaufani Partnerzy przetwarzali Twoje dane osobowe takie jak identyfikatory plików cookie, adresy IP, otwierane adresy url, dane geolokalizacyjne, informacje o urządzeniu z jakiego korzystasz. Informacje gromadzone będą w celu technicznego dostosowanie treści, badania zainteresowań tematami, dostosowania niektórych treści do lokalizacji z której jest odczytywana oraz wyświetlania reklam we własnym serwisie oraz w wykupionych przez nas przestrzeniach reklamowych w Internecie. Wyrażenie zgody jest dobrowolne.

Klikając w przycisk AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU wyrażasz zgodę na zapisanie i przechowywanie na Twoim urządzeniu plików cookie. W każdej chwili możesz skasować pliki cookie oraz ograniczyć możliwość zapisywania nowych za pomocą ustawień przeglądarki.

Wyrażając zgodę, pozwalasz nam na wyświetlanie spersonalizowanych treści m.in. indywidualne rabaty, informacje o wykupionych przez Ciebie usługach, pomiar reklam i treści.

AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU
account_circle
dehaze

Logowanie

e-mail:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą e-maila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój e-mail wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z e-maila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

e-mail:

Klikając w poniższy link, zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą e-maila

Sprawdzanie danych....

Delegowanemu należy zwrócić faktyczne koszty przejazdu

Renata Majewska
Renata Majewska
prawnik, ekspert prawa pracy
więcej ⇒

Zgodnie z regulaminem płac spółki (spoza sfery budżetowej) pracownikowi, który odbył podróż służbową własnym autem, przysługuje zwrot kosztów określony w przepisach dotyczących „budżetówki”, czyli m.in. tzw. kilometrówka.
Niedawno pracownik przejechał w krajowej delegacji, prywatnym samochodem, 360 km. Do rozliczenia dołączył ewidencję przebiegu pojazdu, według której kilometrówka wyniosła 300,89 zł, i fakturę za paliwo w wysokości 312 zł. Oczekuje zwrotu kosztów tego paliwa w kwocie przekraczającej naliczoną kilometrówkę, czyli 11,11 zł (312 zł – 300,89 zł). Czy należy mu się taki zwrot?

Pracownik wykonujący na polecenie zakładu pracy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy, ma prawo do pokrycia kosztów związanych z podróżą służbową.

Jeśli jest zatrudniony w „budżetówce”, zwrot przysługuje na zasadach określonych rozporządzeniem MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167 ze zm., dalej rozporządzenie MPiPS).

Natomiast pracodawca „prywatny” może określić własne warunki ustalania i wypłacania tych świadczeń w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę (jeśli nie jest objęty układem ani zobowiązany do wprowadzenia regulaminu wynagradzania), byleby dieta za dobę delegacji krajowej lub zagranicznej nie była niższa od diety krajowej (art. 775 § 4 Kp).

Zasady rozliczenia kosztów przejazdu

Z pytania wynika, że zgodnie z regulaminem płac w spółce obowiązują „budżetowe” reguły refundowania kosztów podroży służbowej, a więc określone w rozporządzeniu. Wynika z niego, że pracownikowi należą się m.in. diety żywieniowe oraz zwrot wydatków na przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej i noclegów. Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej oraz jego rodzaj i klasę wskazuje pracodawca. Jeśli wybierze pociąg, autokar, samolot lub statek, zwraca koszty przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturą, obejmującymi cenę biletu wraz z opłatami dodatkowymi (w tym miejscówkami), z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi (§ 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia MPiPS).

Na wniosek pracownika pracodawca może się też zgodzić na wyjazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku delegowanemu przysługuje zwrot kosztów, obliczony jako iloczyn faktycznie przebytych kilometrów w podróży służbowej i stawki za 1 km przebiegu pojazdu, nie wyższej od określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU Nr 27 poz. 271 ze zm., dalej rozporządzenie MI), a więc dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:

  • do 900 m3 – nie większej niż 0,5214 zł,
  • ponad 900 cm3 – nie większej niż 0,8358 zł.

Jaki limit dla auta elektrycznego

Ponieważ rozporządzenie MI nie wyznacza stawek za 1 km przebiegu aut napędzanych elektrycznie, można uznać, że w tym przypadku nie wiążą żadne limity, a delegowanemu należy się zwrot kosztów faktycznie poniesionych na przejazd takim samochodem. Pracodawcy często kwalifikują auta elektryczne jako samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 (w tym przypadku pojemność ta równa się 0) i przyjmują w rozliczeniach stawkę za 1 km przebiegu w wysokości 0,5214 zł.

Faktury za paliwo niepotrzebne

Zatrudniony ma również prawo do refundacji innych niezbędnych wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową (np. opłat za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami czy za postój w strefie płatnego parkowania) – pod warunkiem, że je udokumentował oraz zostały określone bądź uznane przez pracodawcę (§ 4 rozporządzenia MPiPS). Jednak chodzi tu o inne koszty niż bezpośrednio wynikające z eksploatacji pojazdu.

Zgodnie zaś z § 5 rozporządzenia MPiPS do rozliczenia kosztów delegacji pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (z wyjątkiem diet oraz wydatków objętych ryczałtami), a jeśli nie jest to możliwe – składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Również nie dotyczy to kosztów przejazdów prywatnym autem, gdyż są objęte ryczałtową refundacją (kilometrówką).

Reasumując: pokrycie – w formie kilometrówki – kosztów przejazdu w podróży służbowej odbywanej przez pracownika prywatnym autem powinno wyczerpać roszczenia pracownika. Nie przysługuje mu już zwrot ceny paliwa zakupionego podczas delegacji. Zbędne jest również przedstawianie przez niego faktury za benzynę.

Pracownik nie powinien dopłacać do wyjazdu

Niemniej jednak w opisanym przypadku mamy do czynienia z wyjątkową sytuacją. Stawki za 1 km przebiegu pojazdu, określone w rozporządzeniu MI, ostatni raz zostały zaktualizowane w 2007 r. Nie przystają więc do rzeczywistych kosztów – zwłaszcza po drastycznym wzroście cen paliwa w ostatnich miesiącach. Doszło do tego, że zwracana pracownikowi kilometrówka okazała się niższa od faktycznych wydatków na zakup paliwa. W efekcie zatrudniony dopłaca do delegacji, gdy tymczasem w myśl art. 775 Kp należy mu się zwrot kosztów takiego wyjazdu (w domyśle pełnych).

Immanentną cechą podróży służbowych są wydatki po stronie pracownika, które ostatecznie powinien zrekompensować pracodawca. Idea stosunku pracy opiera się na ryzyku ekonomicznym podmiotu zatrudniającego. Oznacza to, że jeśli decyzja pracodawcy (polecenie wyjazdu) powoduje powstanie dodatkowych kosztów po stronie pracownika, to obowiązkiem zatrudniającego jest ich zwrot – czytamy w wyroku SN z 5.08.2020 r. (I PK 22/19) i postanowieniu z 8.06.2021 r. (I PSK 99/21). Dlatego, moim zdaniem, spółka powinna wypłacić pracownikowi różnicę między faktyczną ceną paliwa, udokumentowanej fakturą, a kilometrówką, tj. 11,11 zł. Pracownik nie powinien ponosić ujemnych konsekwencji opieszałości prawodawcy w podwyższaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu.

Wyrównanie z PIT i składkami

Od kwoty wyrównania pracodawca powinien jednak odprowadzić podatek dochodowy i składki społeczne oraz zdrowotną. Należności za czas podróży służbowej pracownika są bowiem wolne od PIT i składek do wysokości wyznaczonej w rozporządzeniu MPiPS, a więc w tym przypadku – do limitu kilometrówki wynoszącego 300,89 zł (360 km × 0,8358 zł; art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof i § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego). Także tylko w tej wysokości spółka może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 36 updof i art. 16 ust. 1 pkt 30 updop).

Zamknij

Skróty w artykułach

akty prawne, standardy i interpretacje:
  • dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
  • dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
  • Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
  • KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
  • Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
  • Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
  • Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
  • Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
  • KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
  • MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
  • MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
  • Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
  • Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
  • rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
  • rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
  • rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
  • rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
  • specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
  • uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
  • uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
  • updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
  • updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
  • upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
  • US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
  • ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
  • ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
  • ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
  • ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
  • ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
  • ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
  • ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
  • ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
  • ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
  • usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
  • uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
  • Założenia koncepcyjne MSSF Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
pozostałe skróty:
  • CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
  • EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
  • FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
  • FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
  • FP – Fundusz Pracy
  • FS – Fundusz Solidarnościowy
  • IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
  • IS – izba skarbowa
  • KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
  • KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
  • KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
  • KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
  • KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
  • KSB – Krajowe Standardy Badania
  • MF – Minister Finansów
  • MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
  • MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
  • MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
  • MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
  • NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
  • PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
  • PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
  • PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
  • pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
  • PPK – pracownicze plany kapitałowe
  • RM – Rada Ministrów
  • SA – sąd apelacyjny
  • sf – sprawozdanie finansowe
  • skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
  • SN – Sąd Najwyższy
  • SO – sąd okręgowy
  • TK – Trybunał Konstytucyjny
  • TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
  • UCS – urząd celno-skarbowy
  • UE – Unia Europejska
  • US – urząd skarbowy
  • WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
  • WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
  • WSA – wojewódzki sąd administracyjny
  • zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Skróty w tekście
Spis treści artykułu
Spis treści:
Stowarzyszenie
Księgowych w Polsce
Najbliższe szkolenia on-line
07.10.2024 Fakturowanie 2024 – faktury zwykłe, ustrukturyzowane, uproszczone, korygujące, paragony, noty korygujące, dokumentowanie transakcji w grupie VAT SKwP Warszawa
07.10.2024 Korygowanie list płac i dokumentacji rozliczeniowej do ZUS SKwP Warszawa
07.10.2024 NKUP-y w małej i dużej firmie – czyli wszystko o wydatkach, których nie można zaliczać do kosztów w 2024 r SKwP Bielsko-Biała, SKwP Bydgoszcz, SKwP Częstochowa, SKwP Gorzów Wielkopolski, SKwP Lublin, SKwP Opole, SKwP Suwałki, SKwP Szczecin, SKwP Włocławek
07.10.2024 Ochrona sygnalistów – nowe obowiązki w firmach i biurach rachunkowych SKwP Częstochowa, SKwP Gorzów Wielkopolski, SKwP Opole, SKwP Suwałki, SKwP Włocławek
07.10.2024 Podatek minimalny CIT SKwP Legnica
07.10.2024 Podatek minimalny CIT w 2024 roku SKwP Bydgoszcz, SKwP Opole, SKwP Włocławek
07.10.2024 Estoński CIT – poruszenie kwestii problematycznych podatników SKwP Kraków
Kursy dla księgowych