Delegowanemu należy zwrócić faktyczne koszty przejazdu

Zasady rozliczenia kosztów przejazdu

Z pytania wynika, że zgodnie z regulaminem płac w spółce obowiązują „budżetowe” reguły refundowania kosztów podroży służbowej, a więc określone w rozporządzeniu. Wynika z niego, że pracownikowi należą się m.in. diety żywieniowe oraz zwrot wydatków na przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej i noclegów. Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej oraz jego rodzaj i klasę wskazuje pracodawca. Jeśli wybierze pociąg, autokar, samolot lub statek, zwraca koszty przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturą, obejmującymi cenę biletu wraz z opłatami dodatkowymi (w tym miejscówkami), z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi (§ 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia MPiPS).

Na wniosek pracownika pracodawca może się też zgodzić na wyjazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku delegowanemu przysługuje zwrot kosztów, obliczony jako iloczyn faktycznie przebytych kilometrów w podróży służbowej i stawki za 1 km przebiegu pojazdu, nie wyższej od określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU Nr 27 poz. 271 ze zm., dalej rozporządzenie MI), a więc dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:

• do 900 m³ – nie większej niż 0,5214 zł,
• ponad 900 cm³ – nie większej niż 0,8358 zł.

Faktury za paliwo niepotrzebne

Zatrudniony ma również prawo do refundacji innych niezbędnych wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową (np. opłat za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami czy za postój w strefie płatnego parkowania) – pod warunkiem, że je udokumentował oraz zostały określone bądź uznane przez pracodawcę (§ 4 rozporządzenia MPiPS). Jednak chodzi tu o inne koszty niż bezpośrednio wynikające z eksploatacji pojazdu.

Zgodnie zaś z § 5 rozporządzenia MPiPS do rozliczenia kosztów delegacji pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (z wyjątkiem diet oraz wydatków objętych ryczałtami), a jeśli nie jest to możliwe – składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Również nie dotyczy to kosztów przejazdów prywatnym autem, gdyż są objęte ryczałtową refundacją (kilometrówką).

Reasumując: pokrycie – w formie kilometrówki – kosztów przejazdu w podróży służbowej odbywanej przez pracownika prywatnym autem powinno wyczerpać roszczenia pracownika. Nie przysługuje mu już zwrot ceny paliwa zakupionego podczas delegacji. Zbędne jest również przedstawianie przez niego faktury za benzynę.

Pracownik nie powinien dopłacać do wyjazdu

Niemniej jednak w opisanym przypadku mamy do czynienia z wyjątkową sytuacją. Stawki za 1 km przebiegu pojazdu, określone w rozporządzeniu MI, ostatni raz zostały zaktualizowane w 2007 r. Nie przystają więc do rzeczywistych kosztów – zwłaszcza po drastycznym wzroście cen paliwa w ostatnich miesiącach. Doszło do tego, że zwracana pracownikowi kilometrówka okazała się niższa od faktycznych wydatków na zakup paliwa. W efekcie zatrudniony dopłaca do delegacji, gdy tymczasem w myśl art. 77⁵ Kp należy mu się zwrot kosztów takiego wyjazdu (w domyśle pełnych).

Immanentną cechą podróży służbowych są wydatki po stronie pracownika, które ostatecznie powinien zrekompensować pracodawca. Idea stosunku pracy opiera się na ryzyku ekonomicznym podmiotu zatrudniającego. Oznacza to, że jeśli decyzja pracodawcy (polecenie wyjazdu) powoduje powstanie dodatkowych kosztów po stronie pracownika, to obowiązkiem zatrudniającego jest ich zwrot – czytamy w wyroku SN z 5.08.2020 r. (I PK 22/19) i postanowieniu z 8.06.2021 r. (I PSK 99/21). Dlatego, moim zdaniem, spółka powinna wypłacić pracownikowi różnicę między faktyczną ceną paliwa, udokumentowanej fakturą, a kilometrówką, tj. 11,11 zł. Pracownik nie powinien ponosić ujemnych konsekwencji opieszałości prawodawcy w podwyższaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu.

Wyrównanie z PIT i składkami

Od kwoty wyrównania pracodawca powinien jednak odprowadzić podatek dochodowy i składki społeczne oraz zdrowotną. Należności za czas podróży służbowej pracownika są bowiem wolne od PIT i składek do wysokości wyznaczonej w rozporządzeniu MPiPS, a więc w tym przypadku – do limitu kilometrówki wynoszącego 300,89 zł (360 km × 0,8358 zł; art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof i § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego). Także tylko w tej wysokości spółka może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 36 updof i art. 16 ust. 1 pkt 30 updop).