Czy przysługuje ryczałt za używanie prywatnego auta przy wykonywaniu pracy zdalnej
Pracodawcy mieli stracić prawo polecania pracy zdalnej 4.09.2020, lecz dzięki nowelizacji art. 3 ust. 1 i art. 36 ust. 1 specustawy (ustawa z 2.03.2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, DzU poz. 374 ze zm.), która obowiązuje od 5.09.2020, tak się nie stało. Mogą wykorzystywać tę formę realizacji przez pracowników obowiązków służbowych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz 3 mies. od jego odwołania. Co w takim razie z ryczałtem za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych (dalej ryczałt)? Sama praca zdalna nie pozbawia pracownika prawa do jego otrzymania. Odpowiedź zależy więc od tego, czy praca ta:
- wyklucza w ogóle, czy tylko przez pewien okres wykorzystywanie pojazdu do wykonywania zadań zawodowych,
- trwa przez pełny miesiąc (miesiące), czy tylko przez jego część.
Warunki ogólne
Sposób świadczenia pracy nie ma wpływu na zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu w celach służbowych do jazd lokalnych. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27 poz. 271) nie wprowadza takiego kryterium. Wymaga natomiast podpisania umowy cywilnoprawnej, zachowania ryczałtowej formy miesięcznych rozliczeń, stosowania mechanizmu obliczenia ryczałtu pełnego i faktycznie należnego za dany miesiąc, a także nieprzekraczania maksymalnej wartości miesięcznego limitu kilometrów.
Pełną kwotę miesięcznego ryczałtu oblicza się, mnożąc stawkę za 1 km przebiegu, określoną w § 2 pkt 1 rozporządzenia, przez ustalony dla pracownika przez pracodawcę miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, który nie może być wyższy niż określony w § 3 ust. 1 rozporządzenia (wyjątki dotyczą służb: leśnej, parków narodowych, i ratowniczych, a także innych instytucji w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków oraz skutków katastrofy ekologicznej). Jej wysokość jest taka sama w każdym miesiącu, bez względu na to, ile dni liczy – patrz tabela.
Kwoty zmniejszone
Praca zdalna to świadczenie – przez czas oznaczony – pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (art. 3 ust. 1 specustawy). Samo jej polecenie przez pracodawcę nie musi więc pozbawiać pracownika ryczałtu, jeśli ma on do niego prawo. Nie jest bowiem równoznaczne z wyłączeniem używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych. Jeśli jednak taki skutek nastąpi, wówczas za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponuje pojazdem przy zdalnej realizacji obowiązków zawodowych, pracodawca zmniejszy ryczałt o 1/22 – patrz tabela na następnej stronie.
Jest to jedna z przyczyn obniżająca miesięczny ryczałt, zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia. Do pozostałych powodów należy nieobecność pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godz. lub inne absencje.
Pracownik zatrudniony na stanowisku serwisanta, którego miejscem wykonywania pracy jest siedziba pracodawcy oraz miasto, w którym ta siedziba jest zlokalizowana, ma zawartą umowę z pracodawcą na używanie własnego samochodu do celów służbowych (dojazdy do/od klienta) z ryczałtem w wysokości 260,70 zł/mies. Od początku kwietnia pracuje zdalnie – początkowo polecenie obejmowało 3 mies., lecz zostało przedłużone na kolejne 3 mies., a następnie do końca pierwszego miesiąca po odwołaniu stanu epidemii. Stanowisko pracy zostało zorganizowane w domu pracownika (ma takie możliwości lokalowe), a sprzęt i materiały zapewnia pracodawca.
Ten sposób realizacji obowiązków służbowych spowodował wstrzymanie wypłat ryczałtu samochodowego, ponieważ nie wymagał używania auta. Strony podpisały aneks do umowy na czas trwania pracy zdalnej. We wrześniu go jednak anulowały, ponieważ przywrócono wyjazdy do klientów (przy zachowaniu warunków bezpieczeństwa i higieny), mimo utrzymania stanowiska pracy w domu pracownika.
Za wrzesień pracodawca wypłacił 142,20 zł ryczałtu (260,70 zł × 1/22 = 11,85 zł × 10 dni = 118,50 zł; 260,70 zł – 118,50 zł = 142,20 zł). Zgodnie z oświadczeniem pracownika przez 10 dni nie używał on auta, żeby dojechać do klientów.
######tabela
W każdym przypadku wypłata ryczałtu musi być poprzedzona złożeniem przez pracownika oświadczenia. Podaje się w nim informacje dotyczące pojazdu, tj. pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny. Pracownik wskazuje także liczbę dni nieobecności w miejscu pracy w danym miesiącu np. z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej, a także liczbę dni, w których nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Z wypłatą lub bez
Ryczałt powinien być wypłacany także za miesiące, w których pracownik tylko częściowo pracuje zdalnie i w tym czasie nie wykorzystuje swojego auta do celów służbowych. W takiej sytuacji jego wysokość zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień roboczy przypadający na taki okres.
Pracodawca polecił wykonywanie pracy zdalnej pracownikowi od 14.09.2020. Umowa na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych przewiduje, że ryczałt będzie stanowił iloczyn stawki za 1 km przebiegu przewidzianej dla auta o pojemności powyżej 900 cm3 i 300 km miesięcznego limitu, czyli 250,74 zł.
W oświadczeniu za wrzesień pracownik wskazał, że nie dysponował pojazdem do celów służbowych przez 13 dni roboczych. W związku z tym pracodawca wypłacił mu 102,54 zł ryczałtu (250,74 zł × 1/22 = 11,40 zł × 13 dni = 148,20 zł; 250,74 zł – 148,20 zł = 102,54 zł).
W razie wykonywania pracy zdalnej przez cały miesiąc, bez używania w tym czasie prywatnego auta do celów służbowych, pracownikowi nie należy się ryczałt ani jego część. W takim przypadku nie powstają bowiem koszty, które miałby on pokryć. Nie ma tym samym potrzeby składania oświadczenia przez pracownika i dokonywania obliczeń ryczałtu. Dla klarowności sytuacji lepiej byłoby jednak dokonać odpowiednich zapisów w umowie o wykorzystywanie samochodu. Przepisy nie określają sposobu postępowania w takich okolicznościach.
#####tabela
#####wzór aneksu
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
