Czy przysługuje ryczałt za używanie prywatnego auta przy wykonywaniu pracy zdalnej

Pracodawcy mieli stracić prawo polecania pracy zdalnej 4.09.2020, lecz dzięki nowelizacji art. 3 ust. 1 i art. 36 ust. 1 specustawy (ustawa z 2.03.2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, DzU poz. 374 ze zm.), która obowiązuje od 5.09.2020, tak się nie stało. Mogą wykorzystywać tę formę realizacji przez pracowników obowiązków służbowych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz 3 mies. od jego odwołania. Co w takim razie z ryczałtem za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych (dalej ryczałt)? Sama praca zdalna nie pozbawia pracownika prawa do jego otrzymania. Odpowiedź zależy więc od tego, czy praca ta:

• wyklucza w ogóle, czy tylko przez pewien okres wykorzystywanie pojazdu do wykonywania zadań zawodowych,
• trwa przez pełny miesiąc (miesiące), czy tylko przez jego część.

Warunki ogólne

Sposób świadczenia pracy nie ma wpływu na zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu w celach służbowych do jazd lokalnych. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27 poz. 271) nie wprowadza takiego kryterium. Wymaga natomiast podpisania umowy cywilnoprawnej, zachowania ryczałtowej formy miesięcznych rozliczeń, stosowania mechanizmu obliczenia ryczałtu pełnego i faktycznie należnego za dany miesiąc, a także nieprzekraczania maksymalnej wartości miesięcznego limitu kilometrów.

Pełną kwotę miesięcznego ryczałtu oblicza się, mnożąc stawkę za 1 km przebiegu, określoną w § 2 pkt 1 rozporządzenia, przez ustalony dla pracownika przez pracodawcę miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, który nie może być wyższy niż określony w § 3 ust. 1 rozporządzenia (wyjątki dotyczą służb: leśnej, parków narodowych, i ratowniczych, a także innych instytucji w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków oraz skutków katastrofy ekologicznej). Jej wysokość jest taka sama w każdym miesiącu, bez względu na to, ile dni liczy – patrz tabela.

Kwoty zmniejszone

Praca zdalna to świadczenie – przez czas oznaczony – pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (art. 3 ust. 1 specustawy). Samo jej polecenie przez pracodawcę nie musi więc pozbawiać pracownika ryczałtu, jeśli ma on do niego prawo. Nie jest bowiem równoznaczne z wyłączeniem używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych. Jeśli jednak taki skutek nastąpi, wówczas za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponuje pojazdem przy zdalnej realizacji obowiązków zawodowych, pracodawca zmniejszy ryczałt o 1/22 – patrz tabela na następnej stronie.

Jest to jedna z przyczyn obniżająca miesięczny ryczałt, zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia. Do pozostałych powodów należy nieobecność pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godz. lub inne absencje.

######tabela

W każdym przypadku wypłata ryczałtu musi być poprzedzona złożeniem przez pracownika oświadczenia. Podaje się w nim informacje dotyczące pojazdu, tj. pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny. Pracownik wskazuje także liczbę dni nieobecności w miejscu pracy w danym miesiącu np. z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej, a także liczbę dni, w których nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Z wypłatą lub bez

Ryczałt powinien być wypłacany także za miesiące, w których pracownik tylko częściowo pracuje zdalnie i w tym czasie nie wykorzystuje swojego auta do celów służbowych. W takiej sytuacji jego wysokość zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień roboczy przypadający na taki okres.

W razie wykonywania pracy zdalnej przez cały miesiąc, bez używania w tym czasie prywatnego auta do celów służbowych, pracownikowi nie należy się ryczałt ani jego część. W takim przypadku nie powstają bowiem koszty, które miałby on pokryć. Nie ma tym samym potrzeby składania oświadczenia przez pracownika i dokonywania obliczeń ryczałtu. Dla klarowności sytuacji lepiej byłoby jednak dokonać odpowiednich zapisów w umowie o wykorzystywanie samochodu. Przepisy nie określają sposobu postępowania w takich okolicznościach.

#####tabela

#####wzór aneksu