Droga Użytkowniczko, Drogi Użytkowniku, klikając AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU wyrazisz zgodę na to aby Rachunkowość Sp. z o.o. oraz Zaufani Partnerzy przetwarzali Twoje dane osobowe takie jak identyfikatory plików cookie, adresy IP, otwierane adresy url, dane geolokalizacyjne, informacje o urządzeniu z jakiego korzystasz. Informacje gromadzone będą w celu technicznego dostosowanie treści, badania zainteresowań tematami, dostosowania niektórych treści do lokalizacji z której jest odczytywana oraz wyświetlania reklam we własnym serwisie oraz w wykupionych przez nas przestrzeniach reklamowych w Internecie. Wyrażenie zgody jest dobrowolne.

Klikając w przycisk AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU wyrażasz zgodę na zapisanie i przechowywanie na Twoim urządzeniu plików cookie. W każdej chwili możesz skasować pliki cookie oraz ograniczyć możliwość zapisywania nowych za pomocą ustawień przeglądarki.

Wyrażając zgodę, pozwalasz nam na wyświetlanie spersonalizowanych treści m.in. indywidualne rabaty, informacje o wykupionych przez Ciebie usługach, pomiar reklam i treści.

AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....

Co grozi za brak zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej

Jadwiga Sztabińska

Mimo możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej elektronicznie pozostaliśmy przy formie papierowej. Zabezpieczyliśmy ją przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych, zgodnie z nowymi wymogami, ale tylko dla osób pozostających w zatrudnieniu.
Do kiedy powinniśmy dokonać takiego zabezpieczenia dla byłych pracowników? Co grozi za niedotrzymanie terminu?

Termin na dostosowanie zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej (dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akta osobowe) byłych pracowników do aktualnych wymagań upłynął 31.12.2019. Grzywna zostanie jednak wymierzona jedynie wtedy, gdy dokumentacja znajduje się w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Od 1.01.2019 pracodawca może wybrać, czy chce prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej, czy elektronicznej, ponieważ obie są równoważne (art. 94 pkt 9a i art. 9411 Kp). Jest też uprawniony do:

  • zmiany jednej formy na drugą w dowolnym terminie (art. 948 ust. 1 Kp),
  • połączenia obu form poprzez ich zastosowanie do poszczególnych części dokumentacji pracowniczej, np. elektroniczne akta osobowe i papierowa dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy albo odwrotnie (por. stanowisko MRPiPS z 8.02.2019, DPR.I.4102.4.2019.KJ).

Bez względu na zastosowaną postać dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność, dostępność oraz zapewnienie warunków niegrożących zniszczeniem (art. 94 pkt 9b Kp). Jeśli jest to dokumentacja papierowa (jak w pytaniu), pracodawca musi dodatkowo stworzyć warunki zabezpieczające ją przed uszkodzeniem lub utratą, a także przed dostępem osób nieupoważnionych. Oznacza to zwłaszcza zapewnienie w pomieszczeniu, w którym znajduje się dokumentacja, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych.

Takie wymogi określa § 8 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rozporządzenie). Obowiązują one od 1.01.2019 wobec dokumentacji pracowników, których stosunki pracy powstały od tego dnia lub wcześniej, lecz trwały w tej dacie (§ 19–20 rozporządzenia). Na ich wdrożenie w przypadku dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (ich stosunki pracy ustały przed 1.01.2019) pracodawcy mieli 12 mies., licząc od wejścia w życie rozporządzenia, tj. od 1.01.2019 (§ 22 ust. 2 rozporządzenia).

Przepisy nie przewidują żadnych konsekwencji za samo niewdrożenie zasad zabezpieczenia papierowej dokumentacji pracowniczej byłych pracowników na czas jej archiwizacji, wskazanych w § 8 rozporządzenia. Jednak pracodawca musi się liczyć z karą za pozostawienie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Grzywna z tego tytułu może wynieść od 1000 do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 7 Kp).