Co grozi za brak zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej
Do kiedy powinniśmy dokonać takiego zabezpieczenia dla byłych pracowników? Co grozi za niedotrzymanie terminu?
Termin na dostosowanie zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej (dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akta osobowe) byłych pracowników do aktualnych wymagań upłynął 31.12.2019. Grzywna zostanie jednak wymierzona jedynie wtedy, gdy dokumentacja znajduje się w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Od 1.01.2019 pracodawca może wybrać, czy chce prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej, czy elektronicznej, ponieważ obie są równoważne (art. 94 pkt 9a i art. 9411 Kp). Jest też uprawniony do:
- zmiany jednej formy na drugą w dowolnym terminie (art. 948 ust. 1 Kp),
- połączenia obu form poprzez ich zastosowanie do poszczególnych części dokumentacji pracowniczej, np. elektroniczne akta osobowe i papierowa dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy albo odwrotnie (por. stanowisko MRPiPS z 8.02.2019, DPR.I.4102.4.2019.KJ).
Bez względu na zastosowaną postać dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność, dostępność oraz zapewnienie warunków niegrożących zniszczeniem (art. 94 pkt 9b Kp). Jeśli jest to dokumentacja papierowa (jak w pytaniu), pracodawca musi dodatkowo stworzyć warunki zabezpieczające ją przed uszkodzeniem lub utratą, a także przed dostępem osób nieupoważnionych. Oznacza to zwłaszcza zapewnienie w pomieszczeniu, w którym znajduje się dokumentacja, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych.
Takie wymogi określa § 8 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369, dalej rozporządzenie). Obowiązują one od 1.01.2019 wobec dokumentacji pracowników, których stosunki pracy powstały od tego dnia lub wcześniej, lecz trwały w tej dacie (§ 19–20 rozporządzenia). Na ich wdrożenie w przypadku dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (ich stosunki pracy ustały przed 1.01.2019) pracodawcy mieli 12 mies., licząc od wejścia w życie rozporządzenia, tj. od 1.01.2019 (§ 22 ust. 2 rozporządzenia).
Przepisy nie przewidują żadnych konsekwencji za samo niewdrożenie zasad zabezpieczenia papierowej dokumentacji pracowniczej byłych pracowników na czas jej archiwizacji, wskazanych w § 8 rozporządzenia. Jednak pracodawca musi się liczyć z karą za pozostawienie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Grzywna z tego tytułu może wynieść od 1000 do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 7 Kp).